4 Λειτουργίες αναζήτησης Excel για αποτελεσματική αναζήτηση υπολογιστικών φύλλων

4 Λειτουργίες αναζήτησης Excel για αποτελεσματική αναζήτηση υπολογιστικών φύλλων

Τις περισσότερες φορές, ψάχνοντας α Microsoft Excel το υπολογιστικό φύλλο είναι αρκετά εύκολο. Εάν δεν μπορείτε απλώς να σαρώσετε τις γραμμές και τις στήλες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + F για να το αναζητήσετε. Εάν εργάζεστε με ένα πραγματικά μεγάλο υπολογιστικό φύλλο, μπορεί να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο για να χρησιμοποιήσετε μία από αυτές τις τέσσερις λειτουργίες αναζήτησης.





Μόλις μάθετε πώς να κάνετε αναζήτηση στο Excel χρησιμοποιώντας την αναζήτηση, δεν έχει σημασία πόσο μεγάλα είναι τα υπολογιστικά φύλλα σας, θα μπορείτε πάντα να βρείτε κάτι στο Excel!





1. Η λειτουργία VLOOKUP

Αυτή η λειτουργία σας επιτρέπει να καθορίσετε μια στήλη και μια τιμή και θα επιστρέψει μια τιμή από την αντίστοιχη σειρά μιας διαφορετικής στήλης (αν αυτό δεν έχει νόημα, θα γίνει σαφές σε μια στιγμή). Δύο παραδείγματα όπου μπορείτε να το κάνετε αυτό είναι να αναζητήσετε το επώνυμο ενός υπαλλήλου με τον αριθμό του υπαλλήλου του ή να βρείτε έναν αριθμό τηλεφώνου καθορίζοντας ένα επώνυμο.





Εδώ είναι η σύνταξη της συνάρτησης:

=VLOOKUP([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])
  • [τιμή_αναζήτησης] είναι η πληροφορία που έχετε ήδη. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να γνωρίζετε σε ποια κατάσταση βρίσκεται μια πόλη, θα ήταν το όνομα της πόλης.
  • [table_array] σας επιτρέπει να καθορίσετε τα κελιά στα οποία η συνάρτηση θα αναζητήσει τις τιμές αναζήτησης και επιστροφής. Όταν επιλέγετε το εύρος σας, βεβαιωθείτε ότι η πρώτη στήλη που περιλαμβάνεται στη συστοιχία σας είναι αυτή που θα περιλαμβάνει την τιμή αναζήτησης!
  • [col_index_num] είναι ο αριθμός της στήλης που περιέχει την τιμή επιστροφής.
  • [range_lookup] είναι ένα προαιρετικό όρισμα και παίρνει 1 ή 0. Εάν εισαγάγετε 1 ή παραλείψετε αυτό το όρισμα, η συνάρτηση αναζητά την τιμή που εισαγάγατε ή τον επόμενο χαμηλότερο αριθμό. Έτσι, στην παρακάτω εικόνα, ένα VLOOKUP που αναζητά βαθμολογία SAT 652 θα επιστρέψει 646, καθώς είναι ο πλησιέστερος αριθμός στη λίστα που είναι μικρότερος από 652 και το [range_lookup] είναι προεπιλεγμένο στο 1.

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε. Αυτό το υπολογιστικό φύλλο περιέχει αριθμούς ταυτότητας, ονόματα και επώνυμα, βαθμολογίες πόλης, πολιτείας και SAT. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βρείτε τη βαθμολογία SAT ενός ατόμου με το επώνυμο 'Χειμώνες'. Το VLOOKUP το καθιστά εύκολο. Εδώ είναι ο τύπος που θα χρησιμοποιήσετε:



=VLOOKUP('Winters', C2:F101, 4, 0)

Επειδή οι βαθμολογίες SAT είναι η τέταρτη στήλη σε σχέση με τη στήλη επωνύμου, το 4 είναι το όρισμα ευρετηρίου της στήλης. Λάβετε υπόψη ότι όταν ψάχνετε για κείμενο, η ρύθμιση του [range_lookup] στο 0 είναι καλή ιδέα. Χωρίς αυτό, μπορείτε να έχετε άσχημα αποτελέσματα.

Ιδού το αποτέλεσμα:





Επέστρεψε 651, η βαθμολογία SAT που ανήκε στον μαθητή με το όνομα Kennedy Winters, ο οποίος βρίσκεται στη σειρά 92 (εμφανίζεται στο ένθετο παραπάνω). Θα χρειαζόταν πολύ περισσότερος χρόνος για να περιηγηθείτε αναζητώντας το όνομα από ό, τι για να πληκτρολογήσετε γρήγορα τη σύνταξη!

Σημειώσεις για το VLOOKUP

Μερικά πράγματα είναι καλό να θυμάστε όταν χρησιμοποιείτε το VLOOKUP. Βεβαιωθείτε ότι η πρώτη στήλη στην περιοχή σας είναι αυτή που περιλαμβάνει την τιμή αναζήτησης. Εάν δεν βρίσκεται στην πρώτη στήλη, η συνάρτηση θα επιστρέψει εσφαλμένα αποτελέσματα. Εάν οι στήλες σας είναι καλά οργανωμένες, αυτό δεν θα πρέπει να αποτελεί πρόβλημα.





Επίσης, λάβετε υπόψη ότι το VLOOKUP θα επιστρέψει μόνο μία τιμή. Εάν χρησιμοποιούσατε τη 'Γεωργία' ως τιμή αναζήτησης, θα επέστρεφε τη βαθμολογία του πρώτου μαθητή από τη Γεωργία και δεν έδινε καμία ένδειξη ότι στην πραγματικότητα υπάρχουν δύο μαθητές από τη Γεωργία.

2. Η λειτουργία HLOOKUP

Όπου το VLOOKUP βρίσκει τις αντίστοιχες τιμές σε άλλη στήλη, το HLOOKUP βρίσκει τις αντίστοιχες τιμές σε διαφορετική σειρά. Επειδή είναι συνήθως πιο εύκολο να σαρώσετε τις επικεφαλίδες στηλών μέχρι να βρείτε τη σωστή και να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο για να βρείτε αυτό που ψάχνετε, το HLOOKUP χρησιμοποιείται καλύτερα όταν έχετε πραγματικά μεγάλα υπολογιστικά φύλλα ή εργάζεστε με τιμές που οργανώνονται με το χρόνο Το

Εδώ είναι η σύνταξη της συνάρτησης:

=HLOOKUP([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])
  • [τιμή_αναζήτησης] είναι η τιμή για την οποία γνωρίζετε και θέλετε να βρείτε αντίστοιχη τιμή.
  • [table_array] είναι τα κελιά στα οποία θέλετε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση.
  • [row_index_num] καθορίζει τη γραμμή από την οποία θα προέλθει η τιμή επιστροφής.
  • [range_lookup] είναι το ίδιο με το VLOOKUP, αφήστε το κενό για να λάβετε την πλησιέστερη τιμή όταν είναι δυνατόν ή πληκτρολογήστε 0 για να αναζητήσετε μόνο ακριβείς αντιστοιχίσεις.

Αυτό το υπολογιστικό φύλλο περιέχει μια σειρά για κάθε κατάσταση, μαζί με μια βαθμολογία SAT για τα έτη 2000–2014. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το HLOOKUP για να βρείτε τη μέση βαθμολογία στη Μινεσότα το 2013. Δείτε πώς θα το κάνουμε:

=HLOOKUP(2013, A1:P51, 24)

Όπως μπορείτε να δείτε στην παρακάτω εικόνα, η βαθμολογία επιστρέφεται:

Οι Μινεσοτάνοι είχαν μέσο όρο βαθμολογίας 1014 το 2013. Σημειώστε ότι το 2013 δεν είναι εισαγωγικά επειδή είναι ένας αριθμός και όχι μια συμβολοσειρά. Επίσης, το 24 προέρχεται από τη Μινεσότα που βρίσκεται στην 24η σειρά.

Εδώ είναι πώς να υπολογίσετε το σταθμισμένο μέσο όρο στο Excel Το

Σημειώσεις για το HLOOKUP

Όπως και με το VLOOKUP, η τιμή αναζήτησης πρέπει να βρίσκεται στην πρώτη σειρά του πίνακα πίνακα. Αυτό είναι σπάνια πρόβλημα με το HLOOKUP, καθώς συνήθως χρησιμοποιείτε έναν τίτλο στήλης για μια τιμή αναζήτησης. Το HLOOKUP επιστρέφει επίσης μόνο μία τιμή.

3-4. Οι λειτουργίες INDEX και MATCH

INDEX και MATCH είναι δύο διαφορετικές λειτουργίες, αλλά όταν χρησιμοποιούνται μαζί μπορούν να κάνουν την αναζήτηση ενός μεγάλου υπολογιστικού φύλλου πολύ πιο γρήγορη. Και οι δύο λειτουργίες έχουν μειονεκτήματα, αλλά συνδυάζοντάς τα θα βασιστούμε στα δυνατά σημεία και των δύο.

Πρώτον, όμως, η σύνταξη και των δύο συναρτήσεων:

=INDEX([array], [row_number], [column_number])
  • [πίνακας] είναι ο πίνακας στον οποίο θα αναζητήσετε.
  • [αριθμός_σειράς] και [αριθμός_στύλου] μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να περιορίσει την αναζήτησή σας (θα το ρίξουμε μια ματιά σε λίγο).
=MATCH([lookup_value], [lookup_array], [match_type])
  • [τιμή_αναζήτησης] είναι ένας όρος αναζήτησης που μπορεί να είναι συμβολοσειρά ή αριθμός.
  • [lookup_array] είναι ο πίνακας στον οποίο το Microsoft Excel θα αναζητήσει τον όρο αναζήτησης.
  • [τύπος_συμφωνίας] είναι ένα προαιρετικό όρισμα που μπορεί να είναι 1, 0 ή -1. 1 θα επιστρέψει τη μεγαλύτερη τιμή που είναι μικρότερη ή ίση με τον όρο αναζήτησης. 0 θα επιστρέψει μόνο τον ακριβή όρο σας και -1 θα επιστρέψει τη μικρότερη τιμή που είναι μεγαλύτερη ή ίση με τον όρο αναζήτησης.

Μπορεί να μην είναι ξεκάθαρο πώς θα χρησιμοποιήσουμε αυτές τις δύο συναρτήσεις μαζί, οπότε θα το εκθέσω εδώ. Το MATCH λαμβάνει έναν όρο αναζήτησης και επιστρέφει μια αναφορά κελιού. Στην παρακάτω εικόνα, μπορείτε να δείτε ότι σε μια αναζήτηση για την τιμή 646 στη στήλη F, το MATCH επιστρέφει 4.

Το INDEX, από την άλλη πλευρά, κάνει το αντίθετο: παίρνει μια αναφορά κελιού και επιστρέφει την τιμή σε αυτό. Μπορείτε να δείτε εδώ ότι, όταν σας ειδοποιηθεί να επιστρέψει το έκτο κελί της στήλης Πόλη, το INDEX επιστρέφει 'Αγκύρωση', την τιμή από τη σειρά 6.

Αυτό που θα κάνουμε είναι να συνδυάσουμε και τα δύο έτσι ώστε το MATCH να επιστρέψει μια αναφορά κελιού και το INDEX να χρησιμοποιήσει αυτήν την αναφορά για να αναζητήσει την τιμή σε ένα κελί. Ας υποθέσουμε ότι θυμάστε ότι υπήρχε ένας μαθητής που το επώνυμό του ήταν Waters και θέλετε να δείτε ποια ήταν η βαθμολογία αυτού του μαθητή. Εδώ είναι ο τύπος που θα χρησιμοποιήσουμε:

η διάρκεια ζωής της μπαταρίας δεν εμφανίζει τα παράθυρα 10
=INDEX(F:F, MATCH('Waters', C:C, 0))

Θα παρατηρήσετε ότι ο τύπος αντιστοίχισης έχει οριστεί σε 0 εδώ. Όταν ψάχνετε για μια συμβολοσειρά, αυτό θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Δείτε τι παίρνουμε όταν εκτελούμε αυτήν τη συνάρτηση:

Όπως μπορείτε να δείτε από το ένθετο, ο Owen Waters σημείωσε 1720, τον αριθμό που εμφανίζεται όταν εκτελούμε τη συνάρτηση. Αυτό μπορεί να μην φαίνεται τόσο χρήσιμο όταν μπορείτε να κοιτάξετε μόνο μερικές στήλες, αλλά φανταστείτε πόσο χρόνο θα εξοικονομήσετε αν χρειαστεί να το κάνετε 50 φορές σε μια μεγάλο υπολογιστικό φύλλο βάσης δεδομένων που περιείχε αρκετές εκατοντάδες στήλες!

Αφήστε να ξεκινήσουν οι αναζητήσεις του Excel

Το Microsoft Excel έχει πολλά εξαιρετικά ισχυρές λειτουργίες για χειρισμό δεδομένων και τα τέσσερα που αναφέρονται παραπάνω απλά χαράζουν την επιφάνεια. Μαθαίνοντας πώς να τα χρησιμοποιείτε θα κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.

Εάν θέλετε πραγματικά να κατακτήσετε το Microsoft Excel, θα μπορούσατε πραγματικά να επωφεληθείτε από το να έχετε το Essential Excel Cheat Sheet κοντά σας!

Πιστωτική εικόνα: Cico/ Shutterstock

Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Canon εναντίον Nikon: Ποια μάρκα κάμερας είναι καλύτερη;

Η Canon και η Nikon είναι τα δύο μεγαλύτερα ονόματα στη βιομηχανία κάμερας. Ποια μάρκα προσφέρει όμως την καλύτερη γκάμα φωτογραφικών μηχανών και φακών;

Διαβάστε Επόμενο
Σχετικά θέματα
  • Παραγωγικότητα
  • Υπολογιστικό φύλλο
  • Microsoft Excel
  • Αναζήτηση κόλπα
Σχετικά με τον Συγγραφέα Ο anαν Μπάκλεϊ(216 δημοσιευμένα άρθρα)

Ο Ian Buckley είναι ανεξάρτητος δημοσιογράφος, μουσικός, ερμηνευτής και παραγωγός βίντεο που ζει στο Βερολίνο της Γερμανίας. Όταν δεν γράφει ούτε είναι στη σκηνή, ασχολείται με ηλεκτρονικά ή κώδικα DIY με την ελπίδα να γίνει τρελός επιστήμονας.

Περισσότερα από τον Ian Buckley

Εγγραφείτε στο newsletter μας

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή