5 κόλπα αυτόματης συμπλήρωσης του Microsoft Excel για ταχύτερη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων

5 κόλπα αυτόματης συμπλήρωσης του Microsoft Excel για ταχύτερη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων

Κατά τη συμπλήρωση υπολογιστικών φύλλων, οι δυνατότητες αυτόματης συμπλήρωσης του Excel είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν ότι μπορούν να αυτοματοποιήσουν πολλά πράγματα που κάνουν χειροκίνητα στο Excel.





Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να εφαρμόσετε έναν τύπο μόνο σε κάθε δεύτερη ή τρίτη σειρά όταν σύρετε προς τα κάτω για αυτόματη συμπλήρωση. Or ίσως θέλετε να συμπληρώσετε όλα τα κενά σε ένα φύλλο. Αυτό το άρθρο θα σας δείξει πέντε από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους αυτοματοποίησης της συμπλήρωσης στηλών.





1. Αυτόματη συμπλήρωση κάθε άλλου κελιού στο Excel

Όποιος έχει χρησιμοποιήσει το Excel για αρκετό καιρό ξέρει πώς να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης για να συμπληρώσει αυτόματα ένα κελί Excel με βάση ένα άλλο.





Απλώς κάνετε κλικ και κρατήστε το ποντίκι σας στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού και το σύρετε προς τα κάτω για να εφαρμόσετε τον τύπο σε αυτό το κελί σε κάθε κελί από κάτω του (παρόμοιο με αντιγραφή τύπων στο Excel ).

Σε μια περίπτωση όπου ένα πρώτο κελί είναι απλώς ένας αριθμός και όχι ένας τύπος, το Excel θα συμπληρώσει αυτόματα τα κελιά μετρώντας προς τα πάνω κατά ένα.



Ωστόσο, τι γίνεται αν δεν θέλετε να εφαρμόσετε τον τύπο αυτόματης συμπλήρωσης Excel σε κάθε κελί κάτω από αυτό; Για παράδειγμα, τι γίνεται αν θέλετε κάθε άλλο κελί να συμπληρώνεται αυτόματα και να συνδέει το όνομα και το επώνυμο, αλλά θέλετε να αφήσετε τις γραμμές διευθύνσεων ανέγγιχτες;

Πώς να συμπληρώσετε αυτόματα κάθε άλλο κελί στο Excel

Μπορείτε να το κάνετε αυτό αλλάζοντας ελαφρώς τη διαδικασία αυτόματης συμπλήρωσης. Αντί να κάνετε κλικ στο πρώτο κελί και στη συνέχεια να το σύρετε από την κάτω δεξιά γωνία, θα επισημάνετε τα δύο πρώτα κελιά. Στη συνέχεια, τοποθετήστε το ποντίκι στην κάτω δεξιά γωνία των δύο κελιών έως ότου ο δρομέας αλλάξει σε ' + '.





Τώρα κρατήστε το και σύρετέ το προς τα κάτω, όπως συνήθως.

Το Excel δεν γεμίζει πλέον αυτόματα κάθε κελί με βάση το πρώτο κελί, αλλά τώρα γεμίζει μόνο κάθε δεύτερο κελί σε κάθε μπλοκ.





Πώς χειρίζονται άλλα κύτταρα

Τι γίνεται αν αυτά τα δεύτερα κελιά δεν είναι κενά; Λοιπόν, σε αυτήν την περίπτωση, το Excel θα εφαρμόσει τους ίδιους κανόνες στο δεύτερο κελί του πρώτου μπλοκ που επισημάνετε και σε κάθε άλλο κελί.

Για παράδειγμα, εάν το δεύτερο κελί έχει ένα '1', τότε το Excel θα συμπληρώσει αυτόματα κάθε άλλο κελί μετρώντας μέχρι 1.

Μπορείτε απλά να φανταστείτε πώς αυτή η ευελιξία θα μπορούσε να ενισχύσει σημαντικά το πόσο αποτελεσματικά μπορείτε να συμπληρώσετε αυτόματα δεδομένα σε φύλλα. Είναι ένας από τους πολλούς τρόπους που το Excel σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο ενώ ασχολείστε με πολλά δεδομένα.

γιατί δεν ενημερώνεται το email μου

2. Αυτόματη συμπλήρωση στο τέλος δεδομένων στο Microsoft Excel

Ένα πράγμα που συναντούν συχνά οι άνθρωποι όταν εργάζονται σε φύλλα εργασίας του Excel σε ένα εταιρικό περιβάλλον είναι η αντιμετώπιση μαζικών φύλλων εργασίας.

Είναι αρκετά εύκολο να σύρετε το δρομέα του ποντικιού από την κορυφή στο κάτω μέρος ενός συνόλου 100 έως 200 σειρών για να συμπληρώσετε αυτόματα τη στήλη. Τι γίνεται όμως αν υπάρχουν πραγματικά 10.000 ή 20.000 σειρές στο υπολογιστικό φύλλο; Το να σύρετε τον κέρσορα του ποντικιού προς τα κάτω σε 20.000 σειρές θα χρειαστεί πολύς χρόνος.

Υπάρχει ένα γρήγορο κόλπο για να γίνει αυτό πιο αποτελεσματικό. Δείτε πώς μπορείτε να συμπληρώσετε αυτόματα μεγάλες περιοχές στο Excel. Αντί να σύρετε μέχρι τη στήλη, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο shift στο πληκτρολόγιο.

Τώρα θα παρατηρήσετε όταν τοποθετείτε το ποντίκι σας στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού, αντί για ένα εικονίδιο συν, είναι ένα εικονίδιο με δύο οριζόντιες, παράλληλες γραμμές.

Τώρα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι διπλό κλικ αυτό το εικονίδιο και το Excel θα συμπληρώσει αυτόματα ολόκληρη τη στήλη, αλλά μόνο μέχρι εκεί που η γειτονική στήλη έχει πραγματικά δεδομένα.

Αυτό το ένα κόλπο μπορεί να εξοικονομήσει αμέτρητες ώρες που χάνονται προσπαθώντας να σύρετε το ποντίκι προς τα κάτω σε εκατοντάδες ή χιλιάδες σειρές.

3. Συμπληρώστε τα Κενά

Φανταστείτε ότι έχετε αναλάβει να καθαρίσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και το θέλει το αφεντικό σας εφαρμόστε έναν συγκεκριμένο τύπο σε κάθε κενό κελί σε μια στήλη.

Δεν μπορείτε να δείτε κανένα προβλέψιμο μοτίβο, επομένως δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τέχνασμα αυτόματης συμπλήρωσης «κάθε άλλο x» παραπάνω. Επιπλέον, αυτή η προσέγγιση θα σβήσει τυχόν υπάρχοντα δεδομένα στη στήλη. Τι μπορείς να κάνεις?

Λοιπόν, υπάρχει ένα άλλο κόλπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συμπληρώσετε μόνο κενά κελιά με ότι σου αρέσει.

Στο παραπάνω φύλλο, το αφεντικό σας θέλει να συμπληρώσετε οποιοδήποτε κενό κελί με τη συμβολοσειρά 'N/A'. Σε ένα φύλλο με λίγες μόνο σειρές, αυτή θα ήταν μια εύκολη χειροκίνητη διαδικασία. Αλλά σε ένα φύλλο με χιλιάδες σειρές, θα σας πάρει μια ολόκληρη μέρα.

Επομένως, μην το κάνετε χειροκίνητα. Απλώς επιλέξτε όλα τα δεδομένα στη στήλη. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Σπίτι μενού, επιλέξτε το Εύρεση & Επιλογή εικονίδιο, επιλέξτε Μεταβείτε στο Ειδικό Το

Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε Κενά Το

Στο επόμενο παράθυρο, μπορείτε να εισαγάγετε τον τύπο στο πρώτο κενό κελί. Σε αυτήν την περίπτωση, απλά πληκτρολογήστε N/A και στη συνέχεια πιέστε Ctrl + Enter έτσι ώστε το ίδιο πράγμα να ισχύει για κάθε κενό κελί που βρίσκεται.

Αν θέλετε, αντί για 'N/A', μπορείτε να πληκτρολογήσετε έναν τύπο στο πρώτο κενό κελί (ή κάντε κλικ στην προηγούμενη τιμή για να χρησιμοποιήσετε τον τύπο από το κελί ακριβώς πάνω από το κενό).

Όταν πατάτε Ctrl + Enter , θα εφαρμόσει τον ίδιο τύπο σε όλα τα άλλα κενά κελιά. Ο καθαρισμός ενός ακατάστατου υπολογιστικού φύλλου μπορεί να είναι αρκετά γρήγορος και εύκολος με αυτήν τη λειτουργία.

πώς να βρείτε κωδικό πρόσβασης wifi στο τηλέφωνο

4. Συμπληρώστε με μακροεντολή προηγούμενης αξίας

Το τελευταίο τέχνασμα παίρνει πραγματικά μερικά βήματα. Πρέπει να κάνετε κλικ σε μια δέσμη στοιχείων μενού - και η μείωση των κλικ είναι το πιο αποδοτικό, σωστά;

Ας κάνουμε λοιπόν αυτό το τελευταίο κόλπο ένα βήμα παραπέρα. Ας το αυτοματοποιήσουμε με μια μακροεντολή. Η ακόλουθη μακροεντολή θα αναζητήσει βασικά μια στήλη και θα ελέγξει για ένα κενό κελί. Εάν είναι κενό, θα αντιγράψει την τιμή ή τον τύπο από το κελί πάνω από αυτό.

Για να δημιουργήσετε τη μακροεντολή, κάντε κλικ στο Προγραμματιστής στοιχείο μενού και κάντε κλικ στο Μακροεντολές εικόνισμα.

Ονομάστε τη μακροεντολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Δημιουργία μακροεντολής κουμπί. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο επεξεργασίας κώδικα. Επικολλήστε τον ακόλουθο κώδικα στη νέα συνάρτηση.

FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i

Η προσέγγιση στο παραπάνω σενάριο είναι να γίνει ευέλικτη, οπότε θα αφήσει τον χρήστη του φύλλου να καθορίσει σε ποια στήλη και γραμμή θα ξεκινήσει. Τώρα, όταν έχετε ένα φύλλο που μοιάζει με αυτό:

Μόλις συμπληρώσετε το κενό κελί με τον ίδιο τύπο με το κελί πάνω από αυτό, μπορείτε να εκτελέσετε τη μακροεντολή σας για να συμπληρώσετε τα κενά στη στήλη G.

Αφού απαντήσετε στις προτροπές για έναρξη στήλης και σειράς, θα συμπληρώσει όλα τα κενά σε αυτήν τη στήλη χωρίς να αγγίξετε τα υπάρχοντα δεδομένα.

Ουσιαστικά συμπληρώνει αυτόματα τη στήλη αφήνοντας τα υπάρχοντα δεδομένα μόνο. Αυτό δεν είναι εύκολο να το κάνετε απλά σύροντας το ποντίκι προς τα κάτω στη στήλη, αλλά χρησιμοποιώντας είτε την προσέγγιση μενού που περιγράφεται παραπάνω είτε τη μακροεντολή που περιγράφεται σε αυτήν την ενότητα, είναι δυνατό.

5. Επαναληπτικοί υπολογισμοί Μακροεντολή

Οι επαναληπτικοί υπολογισμοί βασίζονται στα αποτελέσματα των προηγούμενων σειρών. Για παράδειγμα, τα κέρδη της εταιρείας του επόμενου μήνα ενδέχεται να εξαρτώνται από τα κέρδη του προηγούμενου μήνα.

Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να συμπεριλάβετε την τιμή του προηγούμενου κελιού στον υπολογισμό που περιλαμβάνει δεδομένα από όλο το φύλλο ή το βιβλίο εργασίας. Η επίτευξη αυτού του στόχου σημαίνει ότι δεν μπορείτε απλά να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το κελί, αλλά να εκτελέσετε τον υπολογισμό με βάση τα πραγματικά αποτελέσματα μέσα στο κελί.

Ας τροποποιήσουμε την προηγούμενη μακροεντολή για να πραγματοποιήσουμε έναν νέο υπολογισμό με βάση τα αποτελέσματα από το προηγούμενο κελί.

FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i

Σε αυτό το σενάριο, ο χρήστης παρέχει τόσο τους πρώτους όσο και τους τελευταίους αριθμούς σειράς. Δεδομένου ότι δεν υπάρχουν δεδομένα στην υπόλοιπη στήλη, το σενάριο δεν έχει ιδέα από πού να ξεκινήσει. Μόλις το σενάριο παρέχεται το εύρος, θα κάνει έναν διαδραστικό υπολογισμό χρησιμοποιώντας την προηγούμενη τιμή και θα συμπληρώσει ολόκληρη τη στήλη με τα νέα δεδομένα.

Λάβετε υπόψη ότι αυτή είναι μόνο μια εναλλακτική προσέγγιση στους επαναληπτικούς υπολογισμούς. Μπορείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα πληκτρολογώντας έναν τύπο απευθείας στο επόμενο κενό κελί και να συμπεριλάβετε το προηγούμενο κελί στον τύπο. Στη συνέχεια, όταν συμπληρώσετε αυτόματα τη στήλη, θα ενσωματώσει την προηγούμενη τιμή με τον ίδιο τρόπο.

Το όφελος από τη χρήση μιας μακροεντολής είναι ότι αν το θέλατε, μπορείτε να προσθέσετε κάποια προηγμένη λογική στον διαδραστικό υπολογισμό, κάτι που δεν θα μπορούσατε να κάνετε μέσα σε έναν απλό τύπο κελιών.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά τη δημιουργία μακροεντολών Excel εδώ Το

windows 10 κολλημένα σε βρόχο επισκευής

Η αυτόματη συμπλήρωση των στηλών του Excel είναι ένα αεράκι

Όπως μπορείτε να δείτε, η προσέγγιση που επιλέγετε όταν η αυτόματη συμπλήρωση στηλών μπορεί πραγματικά να μειώσει το φόρτο εργασίας σας. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ασχολείστε με υπολογιστικά φύλλα με χιλιάδες στήλες ή σειρές. Μετά από λίγη υπομονή και εξάσκηση, θα μπορείτε χωρίς κόπο να συμπληρώσετε αυτόματα τύπους στο Excel.

Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση RANDBETWEEN στο Excel

Η συνάρτηση RANDBETWEEN του Excel επιστρέφει έναν νέο τυχαίο αριθμό κάθε φορά που υπολογίζεται ξανά το υπολογιστικό φύλλο σας. Δείτε πώς να το χρησιμοποιήσετε!

Διαβάστε Επόμενο
Σχετικά θέματα
  • Παραγωγικότητα
  • Υπολογιστικό φύλλο
  • Microsoft Excel
  • Συμβουλές για το Microsoft Office
  • Συμβουλές για την παραγωγικότητα
Σχετικά με τον Συγγραφέα Ράιαν Ντούμπε(942 δημοσιευμένα άρθρα)

Ο Ryan έχει πτυχίο Ηλεκτρολόγων Μηχανικών. Εργάστηκε 13 χρόνια στη μηχανική αυτοματισμού, 5 χρόνια στην πληροφορική και τώρα είναι Μηχανικός Εφαρμογών. Πρώην Διευθύνων Σύμβουλος του MakeUseOf, μίλησε σε εθνικά συνέδρια για την απεικόνιση δεδομένων και συμμετείχε στην εθνική τηλεόραση και ραδιόφωνο.

Περισσότερα από τον Ryan Dube

Εγγραφείτε στο newsletter μας

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή