Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μια λίστα διανομής στο Outlook

Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μια λίστα διανομής στο Outlook

Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα είναι πιο συχνή τόσο στην επαγγελματική όσο και στην προσωπική μας ζωή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ομάδες για την ομάδα έργου σας στη δουλειά και τα άμεσα μέλη της οικογένειάς σας στο σπίτι. Η δημιουργία μιας ομάδας email για μια λίστα διανομής στο Microsoft Outlook μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.





Μόλις δημιουργηθεί η ομάδα, μπορείτε απλώς να τη στείλετε στο email και να επικοινωνήσετε με πολλά άτομα με ένα μόνο μήνυμα. Εάν δεν το έχετε ξανακάνει αυτό, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Outlook τόσο για Windows όσο και για Mac.





Διαφορές μεταξύ της ομάδας επαφών, της λίστας επαφών, της ομάδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των καταλόγων διανομής

Πραγματικά δεν υπάρχει διαφορά μεταξύ μιας ομάδας επαφών, μιας λίστας επαφών, μιας ομάδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μιας λίστας διανομής όταν μιλάτε για το Microsoft Outlook. Οι όροι χρησιμοποιούνται εναλλακτικά.





Στην πραγματικότητα, το Ιστότοπος υποστήριξης του Microsoft Office τώρα προσφέρει τον όρο 'Ομάδα επαφών' σε αντίθεση με τη 'Λίστα διανομής':

Χρησιμοποιήστε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα ονομαζόταν «λίστα διανομής») για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά άτομα…



Η ίδια η εφαρμογή Outlook χρησιμοποιεί τους όρους Ομάδα επαφών (Windows) και Λίστα επαφών (Mac) στην κορδέλα της, στα μενού της και στα έγγραφα υποστήριξης. Έτσι, καθώς προχωράμε στα παρακάτω βήματα, αυτές είναι οι φράσεις που θα βλέπετε συχνότερα.

Και πριν προχωρήσετε στα σκαλιά, εάν χρειάζεστε βοήθεια εξαγωγή των επαφών σας στο Outlook κάποια στιγμή, ελέγξτε τον οδηγό μας.





Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στο Outlook στα Windows

Ανοίξτε το Outlook στον υπολογιστή σας Windows και προετοιμαστείτε για τη δημιουργία της ομάδας επαφών σας.

  1. Επιλέγω Ανθρωποι από κάτω αριστερά στο παράθυρο του Outlook.
  2. Κάντε κλικ Νέα ομάδα επαφών από την κορδέλα.
  3. Δώστε ένα όνομα στην ομάδα σας.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Νέα αντικείμενα >> Περισσότερα αντικείμενα >> Ομάδα επαφών από Σπίτι καρτέλα μενού.





Για να προσθέσετε επαφές στην ομάδα σας, κάντε κλικ Προσθήκη μελών από την κορδέλα. Μπορείτε να προσθέσετε μέλη από τις επαφές ή το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook ή μπορείτε να δημιουργήσετε νέες επαφές.

Για να προσθέσετε μέλη από τις επαφές ή το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, απλώς κάντε διπλό κλικ στο όνομά τους στο αναδυόμενο παράθυρο και θα προστεθεί στο Μέλη περιοχή στο κάτω μέρος. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ Εντάξει Το

Για νέες επαφές, εισαγάγετε το όνομα που θέλετε να εμφανίζεται σε αυτές στο παράθυρο, εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και κάντε κλικ Εντάξει Το

Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη μελών στην ομάδα, κάντε κλικ Αποθήκευση & Κλείσιμο από την κορδέλα.

Δεν βλέπετε αυτά τα κουμπιά ή δεν ενδιαφέρεστε να προσαρμόσετε την κορδέλα σας; Δείτε πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την κορδέλα και το μενού στο Office 2016.

Σύνταξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας Outlook στα Windows

Αφού δημιουργήσετε την ομάδα email σας στο Outlook, έχετε μερικές μεθόδους για την αποστολή μηνύματος στα μέλη.

μεταχειρισμένο κατάστημα ανταλλακτικών υπολογιστή κοντά μου

Σύνταξη email από την ενότητα αλληλογραφίας

Στην ενότητα Αλληλογραφία του Outlook, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν την ομάδα επαφών που δημιουργήσατε, κάνοντας τα εξής.

  1. Κάντε κλικ Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα Το
  2. Στο Προς το αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα που δώσατε στην ομάδα επαφών. Or, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Προς το κουμπί και αναζητήστε την ομάδα ή επιλέξτε το όνομα της ομάδας από τη λίστα.
  3. Όταν δείτε την ομάδα, επιλέξτε την και κάντε κλικ Εντάξει Το

Σύνταξη email από την ενότητα Άτομα

Εάν βρίσκεστε στην ενότητα Άτομα του Outlook, κάντε κλικ στην ομάδα επαφών στη λίστα σας. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Εικονίδιο email και θα ανοίξει ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ομάδα που συμπληρώνεται στο Προς το πεδίο για εσάς.

Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα επαφών στο Outlook σε Mac

Ανοίξτε το Outlook στο Mac σας και ετοιμαστείτε να δημιουργήσετε τη λίστα επαφών σας.

  1. Επιλέγω Ανθρωποι από κάτω αριστερά στο παράθυρο του Outlook.
  2. Κάντε κλικ Νέα λίστα επαφών από την κορδέλα.
  3. Δώστε ένα όνομα στη λίστα σας.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Αρχείο >> Νέος >> Λίστα επαφών από τη γραμμή μενού.

Για να προσθέσετε επαφές στη λίστα σας, απλώς αρχίστε να πληκτρολογείτε το Ονομα και ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ πεδία στο αναδυόμενο παράθυρο. Εάν προσθέσετε ένα όνομα που αναγνωρίζεται ως υπάρχουσα επαφή, θα εμφανιστεί η πρόταση για αυτήν την επαφή. Στη συνέχεια, μπορείτε απλά να το επιλέξετε για να προσθέσετε αυτήν την επαφή στη λίστα.

Εάν προσθέτετε νέες επαφές, απλώς εισαγάγετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Πριν βγείτε, μπορείτε επίσης να εκχωρήσετε ένα Κατηγορία στην ομάδα από την κορδέλα. Θα δείτε επιλογές όπως οικογένεια, φίλους και ομάδα.

Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη μελών στη λίστα, κάντε κλικ Αποθήκευση & Κλείσιμο από την κορδέλα.

Νέο κουμπί λίστας επαφών γκριζάρει σε Mac;

Εάν δεν μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέα λίστα επαφών στην κορδέλα της ενότητας Άτομα, αυτό είναι μια απλή λύση.

  1. Κάντε κλικ Αποψη >> Προτιμήσεις από τη γραμμή μενού.
  2. Επιλέγω γενικός Το
  3. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα Απόκρυψη στον υπολογιστή μου

Σύνταξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας Outlook σε Mac

Αφού δημιουργήσετε την ομάδα email σας στο Outlook, έχετε δύο τρόπους για να τους στείλετε ένα μήνυμα.

Σύνταξη email από την ενότητα αλληλογραφίας

Πιθανότατα θα βρίσκεστε στην ενότητα Αλληλογραφία του Outlook, οπότε για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα διανομής που δημιουργήσατε, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

  1. Κάντε κλικ Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα Το
  2. Στο Προς το αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα που ορίσατε στη λίστα επαφών. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Αναζήτηση κουμπί στη δεξιά πλευρά του πεδίου. Αναζητήστε τη λίστα στο πλαίσιο στο επάνω μέρος.
  3. Όταν εμφανιστεί η λίστα, επιλέξτε την και θα εμφανιστεί αμέσως.

Σύνταξη email από την ενότητα Άτομα

Εάν τυχαίνει να βρίσκεστε στην ενότητα Άτομα του Outlook, απλώς τοποθετήστε το ποντίκι στη λίστα επαφών και όταν δείτε το Εικονίδιο email εμφάνιση, κάντε κλικ σε αυτό.

Ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα ανοίξει με αυτήν τη λίστα επαφών στο Προς το γραμμή, έτοιμη για να συνθέσετε το μήνυμά σας.

Επιταχύνετε τα πράγματα με τις ομάδες του Outlook

Είναι τόσο εύκολο να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Outlook που αν στέλνετε email τα ίδια ακριβώς άτομα σε τακτική βάση, μπορεί πραγματικά να επιταχύνει τη διαδικασία σας.

Για να κάνετε ακόμα περισσότερα με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα εισερχόμενά σας, δείτε αυτές τις 10 συμβουλές για να γίνετε καλύτεροι στο Outlook.

Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 6 Ακουστικές εναλλακτικές λύσεις: Οι καλύτερες δωρεάν ή φτηνές εφαρμογές ηχητικών βιβλίων

Εάν δεν θέλετε να πληρώνετε για ηχητικά βιβλία, εδώ είναι μερικές εξαιρετικές εφαρμογές που σας επιτρέπουν να τα ακούτε δωρεάν και νόμιμα.

Διαβάστε Επόμενο
Σχετικά θέματα
  • Παραγωγικότητα
  • Συμβουλές για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
  • Επικοινωνήστε με τη Διοίκηση
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office 365
  • Συμβουλές για το Microsoft Office
  • Microsoft Office 2019
Σχετικά με τον Συγγραφέα Sandy Writtenhouse(452 δημοσιευμένα άρθρα)

Με το πτυχίο της στην Πληροφορική, η Sandy εργάστηκε για πολλά χρόνια στη βιομηχανία πληροφορικής ως Project Manager, Department Manager και PMO Lead. Στη συνέχεια αποφάσισε να ακολουθήσει το όνειρό της και τώρα γράφει για την τεχνολογία πλήρους απασχόλησης.

Περισσότερα από την Sandy Writtenhouse

Εγγραφείτε στο newsletter μας

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή