Πώς να δημιουργήσετε επαγγελματικές αναφορές και έγγραφα στο Microsoft Word

Πώς να δημιουργήσετε επαγγελματικές αναφορές και έγγραφα στο Microsoft Word
Αυτός ο οδηγός είναι διαθέσιμος για λήψη ως δωρεάν PDF. Κάντε λήψη αυτού του αρχείου τώρα Το Μη διστάσετε να το αντιγράψετε και να το μοιραστείτε με τους φίλους και την οικογένειά σας.

Αν το Microsoft Office ήταν χώρα, θα ήταν η τρίτη σε πληθυσμό χώρα στον κόσμο. 1,2 δισεκατομμύρια άνθρωποι η χρήση μιας μόνο σουίτας εφαρμογών προκαλεί ανησυχία. Και, «μιλούν» 107 γλώσσες!





Αλλά αυτή τη στιγμή, εσείς και εγώ μιλάμε στα αγγλικά και πρόκειται να μιλήσουμε για το πιο δημοφιλές εργαλείο στο οπλοστάσιο του Microsoft Office - Microsoft Word 2016 Το





ποιο είναι το εκτελέσιμο όνομα αρχείου για την εφαρμογή εγκατάστασης των Windows σε υπολογιστή Windows 8.1;

Αυτός ο επεξεργαστής εγγράφων χρησιμοποιείται για τη σύνταξη ποικίλων εγγράφων. Από μια απλή εφαρμογή στο απαραίτητο βιογραφικό. Από μια απλή λίστα κουβά σε ένα σημείωμα γραφείου. Πιστεύουμε ότι μπορούμε να δουλέψουμε με το Word. Αλλά όταν καθόμαστε να γράψουμε μια σοβαρή επαγγελματική έκθεση, ανακαλύπτουμε ένα σημαντικό γεγονός.





Η σύνταξη επαγγελματικών εκθέσεων χρειάζεται διαφορετικό σύνολο δεξιοτήτων.

Ρωτήστε λοιπόν τον εαυτό σας αυτό - μπορείτε να κάνετε το άλμα από ένα μόνο έγγραφο σε μια εκτενή έκθεση; Γνωρίζετε όλες τις δυνατότητες του Microsoft Word που θα βοηθήσουν στη διαχείριση αυτού του έργου εγγράφων μεγάλης κλίμακας; Μπορείτε να συνεργαστείτε στη δουλειά με άλλα μέλη της ομάδας;



Μπορεί να είστε φοιτητής, ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή υπάλληλος γραφείου ... θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια αναφορά ή κάποιο είδος επαγγελματικά μορφοποιημένου εγγράφου. Αυτός ο οδηγός MakeUseOf θα σας βοηθήσει να ενημερώσετε τις τεχνικές σας και να βελτιώσετε τη σχεδιαστική σας προσέγγιση.

Σε αυτόν τον οδηγό:

Σύνταξη Αναφοράς - Εισαγωγή | Η λίστα ελέγχου αναφορών





Χρήσιμα Εργαλεία Microsoft Word - Επικόλληση Ειδικού | Ερευνητής | Πάγωμα τμημάτων του εγγράφου σας

Εργασία στη διάταξη και το σχεδιασμό - Εισαγωγή | Εξώφυλλο | Πίνακας περιεχομένων | Κεφαλίδα και υποσέλιδο | Αριθμοί σελίδων | Στυλ γραμματοσειράς | Παράγραφος Styling | Αλλαγές σελίδας | Στυλ και θέματα | Υπότιτλοι | Γρήγορα ανταλλακτικά | Περιθώρια σελίδας





Αναφορές και Συνεργασία - Δείκτης | Βιβλιογραφίες | Διασταυρούμενη αναφορά | Σχόλια

Ολοκληρώστε την αναφορά σας - Υπογραφές | Υδατογραφήματα | Μόνο για ανάγνωση | Εκτύπωση σε PDF

Το επόμενο βήμα - συμπέρασμα

Σύνταξη Αναφοράς

Η σύνταξη αναφορών περιλαμβάνει έρευνα και στη συνέχεια δημοσίευση του αποτελέσματος αυτής της ανάλυσης. Στον επαγγελματικό κόσμο, η «εμφάνιση» ή η εμφάνιση αυτού που δημοσιεύετε είναι υψίστης σημασίας. Το ευχάριστο τελικό αποτέλεσμα θα μπορούσε να πλήξει τη φήμη σας και να ενισχύσει την προσωπική σας μάρκα.

Τα παρακάτω βήματα θα σας βοηθήσουν στις ειδικές δυνατότητες του Microsoft Word 2016. Αφιερώστε πολύ χρόνο σε ένα πρόγραμμα. Ξεκινήστε με αυτές τις οδηγίες…

Βήμα 1: Αποφασίστε το Σκοπό

Πριν ξεκινήσετε την αναφορά, πρέπει πρώτα να γνωρίζετε γιατί την γράφετε. Οι αναφορές είναι πολλών ειδών, αλλά είτε προορίζονται να ενημερώσουν είτε να πείσουν. Μπορεί να προορίζεται για την περιγραφή μιας τεχνικής διαδικασίας, την κοινή χρήση βασικών πληροφοριών ή την επίδειξη προόδου σε ένα έργο.

Ρωτήστε τον εαυτό σας - Τι και Γιατί Το Αυτό θα σας βοηθήσει να αποστάξετε τον σκοπό στο ένα κύριο σημείο και να τον τηρήσετε αντί να περιπλανηθείτε με περιττές λεπτομέρειες.

Βήμα 2: Προσδιορίστε το κοινό σας

Το δεύτερο σημαντικό ζήτημα είναι να αξιολογήσετε το κοινό σας. Θα μπορέσουν να καταλάβουν για τι μιλάτε; Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα αναγνωστών που θα διαβάσουν την έκθεση; Η γνώση του αναγνώστη για το θέμα θα επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε.

Αποφασίστε για το κύριο κοινό και, στη συνέχεια, γράψτε την έκθεση στο κατάλληλο τεχνικό επίπεδο. Το δευτερεύον κοινό μπορεί να υποστηριχθεί με συμπληρωματικές πληροφορίες στο τέλος της έκθεσης.

Βήμα 3: Γνωρίστε το θέμα σας

Πρέπει να ξέρεις για τι πράγμα μιλάς. Ερευνήστε λοιπόν το θέμα και συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες για να αποδείξετε την άποψή σας. Βεβαιωθείτε ότι καταλήξατε σε συμπεράσματα βασισμένα σε γεγονότα και όχι σε προσωπική γνώμη. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι σωστές, τρέχουσες και καλά αναφερόμενες.

Χρησιμοποιήστε επίσης μια ποικιλία πόρων όπως περιοδικά, άρθρα εφημερίδων, βιβλία, ιστότοπους, φυλλάδια, ακατέργαστα δεδομένα, ετήσιες εκθέσεις και ομιλίες για να βοηθήσετε στην υποστήριξή σας. Απλώς μην κολλήσετε στη Βικιπαίδεια.

Βήμα 4: Περιγράψτε την αναφορά

Έχετε κάνει την έρευνα. Υπάρχει ένας τόνος πληροφοριών που περιμένουν να δακτυλογραφηθούν και να εκτυπωθούν. Αλλά περίμενε! Μην πνιγείτε πριν μπείτε στο νερό. Προετοιμάστε το τελικό περίγραμμα της αναφοράς που θα είναι ο χάρτης των σημείων πορείας που θα σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε από την αρχή μέχρι το τέλος. Το περίγραμμα είναι το σχεδιάγραμμα. Θα σας δώσει μια πανοραμική θέα της γης και επίσης θα σας δείξει πού πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία.

Η δομή μιας έκθεσης ιδέας μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

  • Τίτλος σελίδας
  • Περίληψη των κυριότερων σημείων
  • Πίνακας περιεχομένων
  • Εισαγωγή
  • Το σώμα της έκθεσης
  • συμπέρασμα
  • Συστάσεις
  • παράρτημα
  • Βιβλιογραφία και Παραπομπές

Του Microsoft Word Περίγραμμα εγγράφου είναι ένα ισχυρό χαρακτηριστικό που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε ένα έγγραφο ακόμη και πριν αρχίσετε να το γεμίζετε με έρευνα. Εκμεταλλεύομαι καταιγισμό ιδεών και πρότυπα χαρτογράφησης μυαλού πολύ.

Βήμα 5: Γράψτε, επεξεργαστείτε, διορθώστε και τελειώστε

Αφού δομήσετε την αναφορά σας, ήρθε η ώρα να συμπληρώσετε τις κεφαλίδες με περιεχόμενο. Προσωπικά θεωρώ ότι είναι καλύτερο να ασχοληθώ λίγο με κάθε τμήμα και στη συνέχεια να το συγκεντρώσω με πληροφορίες. Μπορείτε να το κάνετε αν θέλετε ή να ολοκληρώσετε κάθε ενότητα καθώς κατεβαίνετε τη δομή αναφοράς. Βεβαιωθείτε ότι εστιάζετε στην παρουσίαση των ιδεών σας και στη χρήση υποστηρικτικών στοιχείων αντί για ορθογραφία και γραμματική πρώτα. Περιγράψτε το επιχείρημά σας και γράψτε μερικές προτάσεις που εκφράζουν τις κύριες ιδέες σας. Αν βρείτε κάτι που αξίζει να αναφέρετε, παραθέστε το.

Μόλις γραφτεί η πλειοψηφία του κειμένου σας, ήρθε η ώρα να το διαβάσετε και να βεβαιωθείτε ότι ρέει καλά. Βεβαιωθείτε ότι καθοδηγείτε την κατανόηση του αναγνώστη με μεταβατικές λέξεις όπως «Αυτές οι πληροφορίες δείχνουν…», «Με άλλα λόγια…», «Παρόμοια…» και επισημαίνετε σχετικά και βασικά σημεία.

Τέλος, αφιερώστε χρόνο για να διορθώσετε, ελέγξτε για γραμματική και ορθογραφία και ελέγξτε ξανά όλες τις σχετικές πληροφορίες και τη λογική ροή τους. Είναι καλύτερο να αφήσετε τουλάχιστον μία ημέρα για να ελέγξετε και να διορθώσετε την εργασία σας. Μην προσπαθήσετε να το επεξεργαστείτε αμέσως μόλις νομίζετε ότι έχετε τελειώσει, καθώς θα χάσετε να διαβάσετε ό, τι έχετε γράψει. Κοιμηθείτε λίγο και το διορθώστε την επόμενη μέρα.

Η λίστα ελέγχου αναφορών

Πριν πάτε και υποβάλετε ή παραδώσετε την αναφορά σας στην οποία έχετε δουλέψει τόσο σκληρά, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει τα εξής:

  • Ολοκληρώθηκε η σελίδα τίτλου με τον τίτλο, το όνομά σας, την ημερομηνία, για ποιον απευθύνεται η αναφορά και μια πιθανή περιγραφή του περιεχομένου της αναφοράς.
  • Η σελίδα περιεχομένων έχει τις κατάλληλες επικεφαλίδες και οι αριθμοί των σελίδων είναι σωστοί.
  • Βεβαιωθείτε ότι η εισαγωγή καλύπτει βασικά σημεία, το εύρος της έκθεσης και τον στόχο που θέλει να επιτύχει.
  • Έχετε προσθέσει λεζάντες πάνω από πίνακες και παρακάτω εικόνες/γραφήματα.
  • Το περιεχόμενο της έκθεσης παρουσιάζει τις πληροφορίες με σαφή τρόπο, λογικό, πραγματικό, παραμένει επίκαιρο;
  • Αναφέρει το συμπέρασμα τα αποτελέσματα, επαναλαμβάνει τις κύριες ιδέες και δεν περιλαμβάνει νέες πληροφορίες;
  • Οι επικεφαλίδες και οι υποκεφαλίδες είναι σαφώς επισημασμένες;
  • Είναι τα αποσπάσματα σχετικά, ενημερωμένα και σωστά αναφέρονται;
  • Έχετε χρησιμοποιήσει διακοπή σελίδας όπου ενδείκνυται;

Τώρα, ας ξεκινήσουμε το Microsoft Word και θα σας καθοδηγήσουμε στις δυνατότητες που θα σας βοηθήσουν να συνθέσετε το προσχέδιο της αναφοράς σας και να το παρουσιάσετε ως επαγγελματικό έγγραφο.

Χρήσιμες δυνατότητες του Microsoft Word για σύνταξη αναφορών

Πάρτε αυτές τις συμβουλές σε μέγεθος μπουκιάς και κατακτήστε τις μία προς μία.

Το Microsoft Word είναι ένα μεγάλο χόιμπιτς με πολλά παξιμάδια και μπουλόνια. Ας επικεντρωθούμε στα βασικά σύνολα δεξιοτήτων και στα εργαλεία που θα χρειαστείτε για να σχεδιάσετε, να προετοιμάσετε και να παρουσιάσετε την επαγγελματική έκθεση. Οι δυνατότητες του Microsoft Word που θα καλύψουμε παρακάτω είναι επίσης συντομεύσεις παραγωγικότητας που θα διευκολύνουν τη δουλειά σας.

Υπόδειξη: Χρησιμοποιήστε τον βοηθό 'Πες μου' του Microsoft Word 2016 για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις νέες δυνατότητες στη σουίτα του Office.

Ας ξεκινήσουμε με τρία προκαταρκτικά εργαλεία ...

Χρησιμοποιήστε την Ειδική Επικόλληση

Για τους περισσότερους από εμάς, όταν πρέπει να αντιγράψουμε κείμενο ή μια εικόνα στο Word, η συντόμευση CTRL+V είναι μια χαρά. Αλλά μερικές φορές μπορεί να θέλουμε να επικολλήσουμε τα αντιγραμμένα δεδομένα σε άλλη μορφή, όπως τα δεδομένα του Excel ως εικόνα. Με την Επικόλληση Ειδικού εντολή μπορείτε να απορρίψετε ή να καθορίσετε τη μορφή όταν επικολλάτε μια εικόνα, δεδομένα παρουσίασης, πίνακα ή αντικείμενο από οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα στο Word.

Θα εργαστείτε πολύ με πίνακες και γραφήματα Excel σε ένα επαγγελματικό έγγραφο.

Αν απλώς αντιγράψετε αυτό που θέλετε και κάνετε κλικ επικόλληση, θα παρατηρήσετε ότι θα εισαγάγει τα δεδομένα ως πίνακες. Αλλά, αν πρόκειται για μια μεγάλη περιοχή κελιών που θέλετε να επικολλήσετε και δεν θέλετε να την επεξεργαστείτε, μπορεί να θέλετε να την επικολλήσετε ως εικόνα, με την επιπλέον επιλογή να την επεξεργαστείτε.

Σε Microsoft Excel: Επιλέξτε και επισημάνετε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε> Πατήστε CTRL+C.

Σε Microsoft Word: Παω σε Αρχική σελίδα> Επικόλληση> Ειδική επικόλληση Το Επιλέγω Επικόλληση Ειδικού και από το παράθυρο διαλόγου επιλέξτε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Office Excel Το

Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των δεδομένων ως εικόνα και εάν κάνετε διπλό κλικ, θα μπορείτε να επεξεργαστείτε τις τιμές. Μπορείτε να αλλάξετε τον πίνακα ή το γράφημα και να τον επανασχεδιάσετε. Και, εάν ενημερώσετε τα δεδομένα στο γράφημα ή τον πίνακα στο Excel, μπορείτε να ανανεώσετε αυτόματα το γράφημα στο Word.

Δοκιμάστε επίσης το δεξί κλικ του μενού περιβάλλοντος. Εμφανίζεται το μενού Ειδική επικόλληση:

Υπάρχουν περισσότερα επιλογές εισαγωγής δεδομένων από το Excel στο Word Το ο Υποστήριξη Microsoft Office Η σελίδα τους περιγράφει επίσης λεπτομερώς.

Χρησιμοποιήστε τον Ερευνητή

Ναι, υπάρχει Google και Wikipedia. Αλλά η συνεχής εναλλαγή από το Word στο πρόγραμμα περιήγησής σας μπορεί να εμποδίσει την παραγωγικότητά σας. Το Office 2016 φέρνει ισχυρή ερευνητική ολοκλήρωση σε αυτό το βρώμικο έργο. Ο Ερευνητής δεν μπορεί μόνο να σας βοηθήσει να βρείτε περιεχόμενο από το Microsoft Word, αλλά και να σας βοηθήσει να προσθέσετε γρήγορα αναφορές. Χρησιμοποιεί το γράφημα γνώσης Bing για να βρει το κατάλληλο περιεχόμενο για την υποστήριξη του εγγράφου σας.

Παω σε Κορδέλα> καρτέλα Αναφορές και γ Επιλέξτε Ερευνητής Το Ένα παράθυρο θα ανοίξει στα δεξιά με τις επιλογές αναζήτησης.

Πληκτρολογήστε μια λέξη -κλειδί για το θέμα που θέλετε να αναζητήσετε και πατήστε Enter.

Το παράθυρο Αποτελέσματα εμφανίζει μια λίστα πηγών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο έγγραφό σας. Επιλέξτε ένα θέμα για να εξερευνήσετε λεπτομερώς.

Προσθέστε το θέμα στο έγγραφο Microsoft Word με ένα κλικ στο σύμβολο συν επάνω δεξιά. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο σύμβολο συν σε οποιοδήποτε αποτέλεσμα για να αναφέρετε την πηγή στο ερευνητικό σας έγγραφο. Η πηγή παραπομπής σας βοηθά να υποστηρίξετε την έρευνά σας με πηγές ιστού και βιβλία.

Όπως θα δούμε αργότερα, μια σχολιασμένη βιβλιογραφία είναι ένα από τα πιο σκληρά μέρη ενός εγγράφου. Ο Ερευνητής είναι ένας έξυπνος βοηθός που μπαίνει.

Πάγωμα μέρους του Word Document σας

Ας θεωρήσουμε δεδομένο ότι η επαγγελματική σας έκθεση θα είναι μια μακρά και πολύπλοκη εργασία. Μπορείτε να χωρίσετε το παράθυρο του Word σε δύο παράθυρα, ώστε να μπορείτε να προβάλετε δύο διαφορετικά μέρη ενός εγγράφου ταυτόχρονα. Είναι μια πολύτιμη εξοικονόμηση χρόνου όταν θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε μέρη από το ένα μέρος στο άλλο ή να ανατρέξετε σε ένα μέρος του εγγράφου ενώ εργάζεστε σε άλλο.

Παω σε Κορδέλα> καρτέλα Προβολή> Διαίρεση Το

Για να καταργήσετε τη διάσπαση, κάντε κλικ στο Αφαίρεση Split στην ίδια καρτέλα.

Η ομάδα Windows σάς δίνει πολλές επιλογές για να αλλάξετε τον τρόπο εργασίας με δύο ή περισσότερα έγγραφα. Τα χαρακτηριστικά είναι αυτονόητα.

Για να μετακινηθείτε και στα δύο έγγραφα ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο Σύγχρονη κύλιση στην ομάδα Παράθυρο στην καρτέλα Προβολή. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Προβολή δίπλα -δίπλα για να τοποθετήσετε δύο μέρη του εγγράφου το ένα δίπλα στο άλλο.

Υπόδειξη: Χρησιμοποιήστε το Split View για να εμφανίσετε δύο διαφορετικές διατάξεις - για παράδειγμα, Εκτύπωση και Περίγραμμα. Ρυθμίστε τη διάσπαση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο παράθυρο που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια διαφορετική διάταξη στην καρτέλα Προβολή.

Εργασία στη διάταξη και το σχεδιασμό

Η παρουσίαση μιας αναφοράς είναι αυτό που κάνει κάποιον να διαβάσει μια έκθεση στην αρχή, και γι 'αυτό είναι ζωτικής σημασίας η αναφορά σας να παρουσιάζεται καλά. Εάν είχατε την επιλογή από τέσσερις αναφορές για να διαβάσετε, τι θα επιλέξετε;

  1. Χειρόγραφη έκθεση.
  2. Έγγραφο τυπωμένο ασπρόμαυρο.
  3. Έκθεση τυπωμένη σε κανονικό χαρτί Α4 σε χρώμα.
  4. Μια αναφορά τυπωμένη σε χρώμα, με μια ελκυστική σελίδα τίτλου, τακτοποιημένη και λεία;

Θα πάρετε την τέταρτη αναφορά γιατί θα σας τραβήξει προς αυτήν μόνο από την οπτική εμφάνιση.

Το μπροστινό εξώφυλλο δεν είναι ο μόνος λόγος. Μια καλά σχεδιασμένη αναφορά διαβάζεται ευκολότερα. Είναι επίσης ευκολότερο να σαρώσετε όταν δεν έχετε χρόνο να διαβάσετε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδά σας και τα διαφορετικά στυλ και θέματα. Εν ολίγοις - η μορφοποίηση κάθε στοιχείου στην αναφορά.

Η μορφοποίηση μπορεί να φαίνεται μια δύσκολη αγγαρεία, αλλά είναι μια διασκεδαστική άσκηση που θα ασκήσει όλους τους δημιουργικούς μυς σας. Οι βασικές επιλογές θα είναι οι δεξιότητες που μπορείτε να εφαρμόσετε σε οτιδήποτε στο Microsoft Office στο μέλλον. Και το χρόνο που θα εξοικονομήσετε με όλες τις συμβουλές για την παραγωγικότητα που μαθαίνετε εδώ.

Το Microsoft Word 2016 διαθέτει ένα πλούσιο σύνολο δυνατοτήτων. Αυτοί είναι μόνο μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους ο σχεδιασμός της αναφοράς σας μπορεί να ξεχωρίζει από τους υπόλοιπους και να είναι επαγγελματίας. Λοιπόν, ας αναλύσουμε τις δεξιότητες διάταξης και σχεδίασης.

Αυτή η ενότητα θα καλύψει αυτές τις δυνατότητες βήμα προς βήμα:

  • Ξεκινήστε με μια Εξώφυλλο
  • Δημιουργήστε έναν Πίνακα Περιεχομένων
  • Δημιουργήστε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο σας
  • Προσθήκη αριθμών σελίδας

(Μορφοποίηση του Περιεχομένου)

  • Επιλέξτε τις σωστές γραμματοσειρές
  • Διαμορφώστε τις παραγράφους
  • Αλλαγές σελίδας ελέγχου
  • Χρησιμοποιήστε στυλ και θέματα
  • Υπότιτλοι
  • Χρησιμοποιήστε Γρήγορα ανταλλακτικά
  • Διακοσμήστε με περιθώρια σελίδας

1. Ξεκινήστε με μια Εξώφυλλο

Η πρώτη σελίδα είναι το πρώτο σημείο επαφής με τον αναγνώστη σας. Είναι επίσης η ευκαιρία σας να κάνετε ευνοϊκή εντύπωση. Μην αφήνετε την έλλειψη καλλιτεχνικών δεξιοτήτων σας δικαιολογία γιατί το Word αναλαμβάνει τη δουλειά με την ενσωματωμένη συλλογή σελίδων τίτλου. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να παντρέψετε ένα με το θέμα της έκθεσης.

Το Microsoft Word 2016 σας προσφέρει 16 προδιαμορφωμένα πρότυπα και άλλα τρία στο Office.com.

Παω σε Εισαγωγή> Ομάδα σελίδων> Εξώφυλλο Το

Η εξώφυλλο εμφανίζεται στην αρχή του εγγράφου από προεπιλογή.

Δεδομένου ότι υπάρχουν μόνο 16 «επίσημα» πρότυπα που προσφέρονται, μπορεί να διαπιστώσετε ότι όλοι οι άλλοι ομότιμοι σας έχουν την ίδια σελίδα εξωφύλλου. Έτσι, γιατί να μην το προσαρμόσετε και να το κάνετε λίγο πιο μοναδικό.

Μπορείς σχεδιάστε μια σελίδα τίτλου (ή εξωφύλλου) στο Microsoft Word που μπορεί να είναι πρωτότυπο στη στοίβα. Αποθηκεύστε το ως πρότυπο ή αλλάξτε εύκολα το σχέδιο εν κινήσει.

2. Δημιουργήστε έναν Πίνακα Περιεχομένων

Οι τυχαίοι αναγνώστες σαρώνουν. Οι καλοί αναγνώστες σαρώνουν πρώτα και μετά βουτούν βαθιά. Ένας πίνακας περιεχομένων παρέχει τα σημεία που βοηθούν και τα δύο. Όταν πρόκειται για ένα μακρύ και περίπλοκο έγγραφο, δεν θα προτιμούσατε να ελέγξετε την έκταση της γης πριν κατευθυνθείτε στο τμήμα που σας ενδιαφέρει;

Εξετάστε έναν Πίνακα Περιεχομένων (TOC) εάν το έγγραφό σας έχει περισσότερες από 10 σελίδες. Θα πρέπει πρώτα να βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεται αναδιατάξετε τυχόν σελίδες στο έγγραφό σας πριν δημιουργήσετε το TOC.

Στο Microsoft Word, δεν χρειάζεται να γράψετε ολόκληρο το TOC με το χέρι. Υπάρχει μια Αυτόματο εργαλείο πίνακα περιεχομένων σύμφωνα με το βιβλιογραφικές αναφορές καρτέλα που παίρνει το περίγραμμά σας και το σχεδιάζει για εσάς. Επίσης, μπορείτε εύκολα να το ενημερώσετε όταν θέλετε να αλλάξετε κάτι.

Υπάρχουν επίσης πρότυπα που μπορείτε να κατεβάσετε και να τα προσαρμόσετε στη φύση του περιεχομένου. Για παράδειγμα, ένα TOC για μια διατριβή θα φαίνεται διαφορετικό από αυτό της ετήσιας έκθεσης μιας εταιρείας.

Έχουμε ένα πλήρες σεμινάριο για πώς να δημιουργήσετε μια σελίδα πίνακα περιεχομένων στο Word Το

Η ουσία του είναι η εξής:

Δημιουργήστε το περίγραμμα και χρησιμοποιήστε στυλ επικεφαλίδας για να οργανώσετε την ιεραρχία. Εφαρμόστε το αυτόματο εργαλείο TOC στα στυλ επικεφαλίδας. Το Word 2016 αναζητά αυτές τις επικεφαλίδες και στη συνέχεια εισάγει τον πίνακα περιεχομένων στο έγγραφό σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενημερώσετε αυτόματα το TOC σας εάν κάνετε αλλαγές στο έγγραφό σας.

Για περισσότερο πρακτικό έλεγχο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Μη αυτόματος πίνακας περιεχομένων στυλ. Το Word εισάγει κείμενο κράτησης θέσης και πρέπει να εισαγάγετε και να μορφοποιήσετε κάθε περιεχόμενο στη λίστα.

Οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα είναι σημαντικά στις αναφορές καθώς ο κύριος σκοπός είναι η παροχή πληροφοριών σχετικά με την αναφορά σε κάθε σελίδα. Είναι οι κοινές περιοχές εμφάνισης για τους αριθμούς σελίδων. Η κεφαλίδα του εγγράφου πρέπει να περιέχει τον τίτλο της αναφοράς και πιθανώς το όνομα του δημιουργού της. Ο τίτλος της τρέχουσας ενότητας είναι χρήσιμος.

Το υποσέλιδο, από την άλλη πλευρά, πρέπει να περιλαμβάνει τους αριθμούς σελίδων, την ημερομηνία δημοσίευσης και άλλες διοικητικές πληροφορίες που απαιτούνται. Σημειώστε ότι μερικά οι οδηγοί στυλ έχουν ειδικές οδηγίες για κεφαλίδες και υποσέλιδα Το

Ας ξεκινήσουμε με την κεφαλίδα στο έγγραφό σας και να του δώσουμε μια μοναδική εμφάνιση.

Επιλέγω Εισάγετε , στη συνέχεια επιλέξτε ένα από τα δύο Επί κεφαλής ή Υποσέλιδο από την ομάδα. Η ενσωματωμένη συλλογή σάς δείχνει διάφορες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε.

Ο χώρος κεφαλίδων και υποσέλιδων εισάγεται στο έγγραφό σας με κείμενο ή πίνακα κράτησης θέσης. ο Εργαλεία κεφαλίδας & υποσέλιδου ανοίγει στην Κορδέλα για άλλες εργασίες μορφοποίησης όπως η ημερομηνία, η ώρα ή η εικόνα.

Εισαγάγετε το κείμενό σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κλείσιμο κεφαλίδας και υποσέλιδου Το

Μπορείτε να ξεκινήσετε με μια κενή κεφαλίδα και υποσέλιδο. Εάν έχετε δεξιότητες σχεδιασμού, χρησιμοποιήστε το Εργαλεία κεφαλίδας & υποσέλιδου να σχεδιάσετε τη δική σας. Αν θέλετε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα επιστολόχαρτα για τον οργανισμό σας, κατακτήστε το κενό κεφαλίδας και υποσέλιδου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στοιχεία επωνυμίας όπως λογότυπα εταιρείας ή οργανισμού στο επάνω μέρος και προσεκτικά μορφοποιημένες υποσημειώσεις στο κάτω μέρος

Ας δοκιμάσουμε και τροποποιήσουμε μία από τις ενσωματωμένες κεφαλίδες. επέλεξα Ο τύπος από τη γκαλερί.

Η τελική εμφάνιση χρειάστηκε δύο λεπτά για να συνδυαστεί με απλά εφέ κειμένου και ένα εικονίδιο που προέρχεται από τη συλλογή εικονιδίων του Microsoft Office.

Η κεφαλίδα και το υποσέλιδο είναι στη θέση τους. Αλλά, πώς γνωρίζετε πού βρίσκεστε στο έγγραφο; Εισαγάγετε αριθμούς σελίδων ως την επόμενη σημαντική πινακίδα.

4. Προσθήκη αριθμών σελίδας

Οι αριθμοί σελίδων φαίνονται καλύτερα στο υποσέλιδο (σε αντίθεση με την κεφαλίδα όπως στην παραπάνω εικόνα). Μπορείτε να προσθέσετε έναν βασικό αριθμό σελίδας από το Εισαγωγή> Αριθμός σελίδας κουμπί στην κορδέλα. Μπορείτε επίσης να το προσθέσετε από το Σχέδιο καρτέλα που εμφανίζεται όταν προσθέτετε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο.

Έχετε πολύ έλεγχο στους αριθμούς σελίδων. Επιλέξτε από ένα ευρύ φάσμα μορφών αριθμών και προσαρμόστε τους στις ανάγκες σας. Σε αυτήν την περίπτωση, προσθέτουμε τον αριθμό στο υποσέλιδο, αλλά μπορείτε να τους βάλετε στο επάνω μέρος ή ακόμα και στο περιθώριο. Σε αυτό το παράδειγμα, έχω τοποθετήσει τον αριθμό σελίδας κάτω αριστερά. Αλλά, θα ήθελα να αλλάξω την προεπιλεγμένη εμφάνιση και τη μορφή.

Για παράδειγμα: Η χρήση μιας «Σελίδας X του XXX» δημιουργεί έναν καλύτερο δείκτη σε ένα μεγάλο έγγραφο.

Επιλέξτε τον αριθμό σελίδας. Παω σε Εισαγωγή> Γρήγορα ανταλλακτικά Το Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Πεδίο Το Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου Πεδίο από την καρτέλα Σχεδίαση κεφαλίδας και υποσέλιδου.

Επιλέγω NumPages από τη μεγάλη λίστα με τα ονόματα πεδίων. Από το πλαίσιο στα δεξιά, μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη μορφή. Επιλέγω το συνηθισμένο 1, 2, 3. Κάντε κλικ Εντάξει , και θα εμφανιστεί ο αριθμός του αριθμού των σελίδων. Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να προσθέσετε το κείμενό σας όπως τη σελίδα X του XXX και να αλλάξετε την εμφάνιση των αριθμών με τα συνήθη εργαλεία μορφοποίησης κειμένου που διατίθενται από την καρτέλα Αρχική σελίδα.

Τώρα μοιάζει με αυτό:

Σχεδιάστε την εμφάνιση σε οποιονδήποτε αριθμό σελίδας στο έγγραφό σας και το Word ενημερώνει όλα τα υπόλοιπα αυτόματα. Οι αριθμοί σελίδων είναι τα πιο κοινά στοιχεία σε ένα υποσέλιδο, αλλά μπορεί επίσης να περιέχει οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες όπως η κεφαλίδα. Από τις επιλογές της ομάδας Εισαγωγή, μπορείτε να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα, πληροφορίες εγγράφων, εικόνες και άλλα στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο σας.

Στη συνέχεια, προχωράμε στη μορφοποίηση του περιεχομένου.

Η οπτική κλήρωση της επαγγελματικής σας έκθεσης συνοδεύεται από την «ομορφιά» που εφαρμόζετε στο περιεχόμενο. Η μορφοποίηση είναι επίσης ένα ουσιαστικό βήμα για ένα έγγραφο που ρέει καλά. Έτσι, πρέπει να εστιάσετε πολλή ενέργεια στην επιλογή της σωστής γραμματοσειράς, του χώρου παραγράφων και των χρωμάτων.

Μην ανησυχείτε. Ακόμη, οι καλλιτεχνικά αμφισβητούμενοι θα βρουν αυτό το μέρος εύκολο επειδή το Microsoft Word διατίθεται με προεπιλεγμένα θέματα και οπτικά στυλ. Ας ξεκινήσουμε με το πιο βασικό στοιχείο ενός εγγράφου.

5. Επιλέξτε και διαμορφώστε τη σωστή γραμματοσειρά

Τα δικα σου επιλογή γραμματοσειράς σε μια επαγγελματική έκθεση Word όχι μόνο καθορίζει πώς ξεχωρίζει το κείμενο αλλά και πώς εκτυπώνεται. Θέλετε και τα δύο για μέγιστο αντίκτυπο.

Μπορείτε να εφαρμόσετε μια γραμματοσειρά (δηλαδή την οπτική εμφάνιση της γραμματοσειράς) είτε σε ένα ολόκληρο έγγραφο είτε σε συγκεκριμένα μέρη ενός εγγράφου. Όλες οι επιλογές γραμματοσειράς είναι διαθέσιμες από την καρτέλα Αρχική σελίδα. Παω σε Αρχική σελίδα> Γραμματοσειρά Το

Η προεπιλεγμένη γραμματοσειρά στο Microsoft Word 2016 είναι Calibri. Κοιτάξτε πέρα ​​από αυτό καθώς έχετε πολλά άλλα να διαλέξετε. Εάν επιλέξετε Times New Roman, μπορεί να θεωρηθείτε τεμπέλης, αν επιλέξετε Windings, λοιπόν… Δεν νομίζω ότι χρειάζεται να το εξηγήσω. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι έχετε επιλέξει μια γραμματοσειρά που είναι ευανάγνωστη και ταιριάζει στην αναφορά. Για να το παίξετε με ασφάλεια, επιλέξτε ένα από αυτά γραμματοσειρές Google με επαγγελματική εμφάνιση ? είναι διαθέσιμα δωρεάν.

Υπόδειξη: Το Baskerville και η Georgia είναι καλές εναλλακτικές λύσεις σε σχέση με το υπερβολικά χρησιμοποιημένο Times New Roman

Δοκιμάστε διαφορετική αντιστοίχιση γραμματοσειρών για το κύριο κείμενο και τις επικεφαλίδες (και τις υπότιτλους). Αρκετοί ιστότοποι όπως FontJoy και TypeWolf θα σας βοηθήσει να πειραματιστείτε με ζεύγη γραμματοσειρών. Μπορείς λήψη και χρήση προσαρμοσμένων γραμματοσειρών πολύ. Αλλά θυμηθείτε τον κανόνα αντίχειρα-μην χρησιμοποιείτε ποτέ περισσότερες από τρεις διαφορετικές γραμματοσειρές σε ένα έγγραφο.

Για αυτό το επιπλέον κομμάτι πίτσα, δοκιμάστε ένα ρίξτε το καπάκι για να βελτιώσετε το κείμενό σας Το

6. Διαμορφώστε τις παραγράφους

Εάν θέλετε οι γραμμές σας να είναι διπλές ή μονές, πρέπει να αλλάξετε τη μορφή των παραγράφων. Αλλάζοντας το διάστημα, μπορείτε να κάνετε ένα έγγραφο ευκολότερο να διαβαστεί ή να δώσετε την εντύπωση ότι είναι μεγαλύτερο και ότι έχετε κάνει περισσότερη δουλειά σε αυτό.

Για να αλλάξετε την παράγραφο για ολόκληρο το έγγραφο, είναι καλύτερο να επιλέξετε κάθε μπλοκ κειμένου. Διαφορετικά, εάν χρησιμοποιείτε κεφαλίδες στην αναφορά σας, θα αλλάξουν και αυτές. Μια άλλη καλύτερη επιλογή είναι αν προσαρμόσετε το συγκεκριμένο στυλ που χρησιμοποιείτε για τη μορφοποίηση της παραγράφου.

Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο Σπίτι > Στυλ Το Κάντε δεξί κλικ στο στυλ που θέλετε να αλλάξετε και επιλέξτε Τροποποιώ Το Κάντε κλικ στο Μορφή> Παράγραφος που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου. Τώρα, αλλάξτε το διάστημα, την εσοχή και την ευθυγράμμιση για την παράγραφο. Κάντε κλικ Εντάξει για κλείσιμο των διαλόγων.

Όταν θέλετε να αλλάξετε ένα μικρότερο τμήμα του εγγράφου , επιλέξτε τι θέλετε να αλλάξετε. Κάντε δεξί κλικ στο επισημασμένο κείμενο και επιλέξτε Παράγραφος Το Θα εμφανιστεί το ίδιο παράθυρο διαλόγου με το παραπάνω.

7. Αλλαγές σελίδας ελέγχου

Ένα σπάσιμο σελίδας - με το όνομά του - χωρίζει ένα συνεχές μπλοκ κειμένου σε δύο σελίδες. Τα διαλείμματα σελίδας είναι σημαντικά δομικά στοιχεία για μεγάλα έγγραφα. Το Word εισάγει αυτόματα μια αλλαγή σελίδας στο τέλος της σελίδας. Αλλά σε ένα μακρύ έγγραφο, μπορείτε να τοποθετήσετε αλλαγές σελίδων όπου τα θέλετε.

Για να εισαγάγετε μια μη αυτόματη αλλαγή σελίδας, κάντε κλικ Εισαγωγή> Σπάσιμο σελίδας. (Συντόμευση πληκτρολογίου: CTRL + Enter)

Ένα διάλειμμα σελίδας μοιάζει με αυτό όταν κάνετε κλικ στο Εμφάνιση απόκρυψη εντολή στο Ομάδα παραγράφων Το

Τι γίνεται όμως αν θέλετε να διατηρήσετε μια σειρά γραμμών μαζί σε μια σελίδα ή στήλη και να μην τις έχετε ξεχωριστές λόγω διακοπής σελίδας; Η διάταξη είναι υπό τον έλεγχό σας. Κάντε κλικ στο μικροσκοπικό βέλος που βλέπετε κάτω δεξιά στην ομάδα Παράγραφος.

Στο Πλαίσιο παραγράφου, κάντε κλικ Αλλαγές γραμμής και σελίδας. Επιλέξτε από αυτές τις τέσσερις επιλογές σελιδοποίησης:

  • Χήρα/Ορφανή ο έλεγχος τοποθετεί τουλάχιστον δύο γραμμές μιας παραγράφου στο επάνω ή στο κάτω μέρος μιας σελίδας.
  • Συνέχισε με το επόμενο αποτρέπει τα διαλείμματα μεταξύ των παραγράφων που θέλετε να μείνετε μαζί.
  • Κρατήστε τις γραμμές μαζί αποτρέπει τα σπασίματα σελίδων στη μέση των παραγράφων.
  • Αλλαγή σελίδας πριν προσθέτει μια αλλαγή σελίδας πριν από μια συγκεκριμένη παράγραφο.

Έχουμε δείξει επίσης πώς να αφαιρέσετε τα διαλείμματα σελίδας όταν ειναι απαραίτητο.

8. Χρησιμοποιήστε στυλ και θέματα

Τα στυλ και τα θέματα είναι ίσως δύο από τις πιο αχρησιμοποίητες δυνατότητες του Microsoft Word. Νομίζω όμως ότι πρέπει να τα χρησιμοποιείτε σε κάθε ευκαιρία για να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.

Ποια είναι όμως η διαφορά μεταξύ ενός θέματος και ενός στυλ; Microsoft λέει:

Τα θέματα παρέχουν έναν γρήγορο τρόπο αλλαγής του συνολικού χρώματος και γραμματοσειρών. Αν θέλετε να αλλάξετε γρήγορα τη μορφοποίηση κειμένου, τα Word Styles είναι τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία.

Έτσι, καθώς τα θέματα ελέγχουν τη γενική εμφάνιση με χρώμα, εφέ και γραμματοσειρές - ξεκινήστε πρώτα με ένα καλό θέμα για το έγγραφό σας. Τότε , χρησιμοποιήστε το Στυλ για να ανακαλύψετε τα συγκεκριμένα τμήματα για τα οποία θέλετε να αλλάξετε την εμφάνιση.

Για Θέματα: μεταβείτε στο Σχέδιο αυτί. Επιλέξτε ένα θέμα από τη συλλογή. Μπορείτε να δείτε προεπισκοπήσεις για το πώς είναι ο συνδυασμός χρωμάτων.

Για Στυλ: Επιλέξτε το τμήμα του κειμένου που θέλετε να αλλάξετε. μεταβείτε στο Στυλ ομάδα στο Σπίτι αυτί. Μπορείτε να δείτε προεπισκοπήσεις της εμφάνισής τους. Επιλέξτε το στυλ που είναι κατάλληλο για το περιεχόμενό σας. Για παράδειγμα, επιλέξτε ένα στυλ επικεφαλίδας για τις επικεφαλίδες στο έγγραφό σας. Or, ένα συγκεκριμένο στυλ για τυχόν εισαγωγικά. Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε ένα υπάρχον στυλ και να δημιουργήσετε νέα στυλ από την αρχή.

9. Λεζάντες

Κάθε εικόνα, γράφημα ή εικονογράφηση χρειάζεται μια λεζάντα για να την περιγράψει με σαφήνεια. Είναι μια γραμμή κειμένου, που βρίσκεται συνήθως κάτω από ένα γραφικό. Οι λεζάντες είναι επίσης μια σημαντική αναφορά όταν πρέπει να τις αναφέρετε σε άλλο μέρος. Πολλά έγγραφα παραλείπουν αυτή τη μικρή λεπτομέρεια.

Είναι εύκολο να προσθέσετε μια λεζάντα. Κάντε δεξί κλικ στην εικόνα στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια λεζάντα. Επιλέγω Προσθήκη λεζάντας Το

Στο παράθυρο διαλόγου, προσθέστε το κείμενο της λεζάντας σας και διαμορφώστε τις υπόλοιπες επιλογές. Οι υπότιτλοι μπορούν να αναφέρονται αυτόματα στο Word.

10. Χρησιμοποιήστε Quick Parts

Τα επαγγελματικά έγγραφα μπορούν να επαναληφθούν. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τα Γρήγορα μέρη για περιεχόμενο πλάκας λέβητα που επαναχρησιμοποιείτε συνεχώς. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι υπάρχει μια ρήτρα σύμβασης που συμπεριλαμβάνετε σε κάθε έγγραφο. Or, κάποιες εισαγωγικές πληροφορίες. Αντί για επανειλημμένη αντιγραφή-επικόλληση, αποθηκεύστε τα ως Γρήγορα μέρη και ξαναχρησιμοποιήστε τα ξανά και ξανά.

Τα Quick Parts είναι επίσης ένας τύπος οικοδομικό τετράγωνο Το Μπορείτε να δείτε τη συλλογή όλων των επαναχρησιμοποιήσιμων μπλοκ περιεχομένου στο Διοργανωτής δομικών στοιχείων Το

Αποθηκεύστε και επαναχρησιμοποιήστε τα δικά σας Γρήγορα ανταλλακτικά σε δύο βήματα:

  1. Επιλέξτε τη φράση, την πρόταση ή άλλο τμήμα του εγγράφου σας που θέλετε να αποθηκεύσετε στη συλλογή.
  2. Παω σε Εισαγωγή> Ομάδα κειμένου> Γρήγορα μέρη> Αποθήκευση επιλογής στη Συλλογή γρήγορων μερών Το Αλλάξτε το όνομα και προσθέστε μια περιγραφή αν θέλετε. Κάντε κλικ Εντάξει Το

Το ίδιο εύκολα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά το αποθηκευμένο απόσπασμα περιεχομένου.

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε μια επιλογή από τη Συλλογή Γρήγορων τμημάτων. Παω σε Εισαγωγή> Ομάδα κειμένου> Γρήγορα μέρη Το Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην πρόταση, τη φράση ή άλλη αποθηκευμένη επιλογή που θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε.

Θα παρατηρήσετε τρεις άλλες κατηγορίες στο μενού Γρήγορα μέρη.

Αυτόματο κείμενο: Το Word 2016 έχει διατηρήσει το παλιό Αυτόματο κείμενο χαρακτηριστικό. Λειτουργεί σαν Quick Parts για οποιοδήποτε μπλοκ κειμένου που χρησιμοποιείτε πολύ. Παράδειγμα: Σημείωση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε με κάθε έγγραφο.

Ιδιότητα εγγράφου: Ένα σύνολο σταθερών ιδιοτήτων που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε κάθε έγγραφο. Παράδειγμα: Όνομα εταιρείας ή συγγραφέας.

Πεδία: Αυτά είναι προκαθορισμένα στοιχεία που ενημερώνονται αυτόματα. Παράδειγμα: Ημερομηνία, ώρα, αριθμοί σελίδων κ.λπ.

Θυμηθείτε, οι καταχωρίσεις για την ιδιότητα εγγράφου μπορεί μερικές φορές να περιλαμβάνουν πληροφορίες που δεν θα θέλατε να μοιραστείτε με όλους. Επομένως, παρακολουθείτε προσεκτικά αυτά τα πεδία και αφαιρέστε τα κρυμμένα προσωπικά δεδομένα όποτε απαιτείται.

11. Διακοσμήστε με περιθώρια σελίδας

Τα περιθώρια σελίδας φαίνονται καλά όχι μόνο σε φυλλάδια και προσκλήσεις. Αν γίνει σωστά, μπορούν να προσθέσουν μια πινελιά τάξης σε ένα έγγραφο. Μια ποικιλία από στυλ και πλάτη γραμμών και περίγραμμα τέχνης διατίθενται από το μενού Σχεδίαση στην Κορδέλα.

Παω σε Σχεδιασμός> Περίγραμμα σελίδας.

Στο Σύνορα και σκίαση κουτί, χρησιμοποιήστε το Περίγραμμα σελίδας καρτέλα για να σχεδιάσετε το περίγραμμά σας.

Οι ρυθμίσεις είναι αυτονόητες. Δοκιμάστε Shadow ή 3-D με τα σωστά χρώματα για να προσθέσετε ένα λεπτό αλλά κομψό περίγραμμα. Τα στυλ τέχνης με τα περίγραμμα κλιπ-τέχνης τους μπορεί να είναι υπερβολικά γκρι για επαγγελματικά έγγραφα.

Χρησιμοποιήστε τα τέσσερα γωνιακά κουμπιά στο Προεπισκόπηση παράθυρο για να επιλέξετε τις πλευρές της σελίδας για να σχεδιάσετε περιγράμματα. Κάντε κλικ σε αυτά τα κουμπιά για να καταργήσετε ή να προσθέσετε περιγράμματα, όπως θέλετε.

Τοποθετήστε τον κέρσορα στην πρώτη σελίδα ενός εγγράφου εάν θέλετε να βάλετε ένα περίγραμμα μόνο στην πρώτη σελίδα. Μπορείτε επίσης να βάλετε περιγράμματα σε συγκεκριμένες σελίδες σε μια ενότητα. Τοποθετήστε τον κέρσορα στην ενότητα - είτε στην πρώτη σελίδα αυτής της ενότητας είτε σε επόμενη σελίδα.

Αναφορές και Συνεργασία

Μια αναφορά του Word μπορεί να μοιάζει με μια μη διαχειρίσιμη αγγαρεία. Είναι σαν να οργανώνεις ένα εκατομμύριο σωρούς σανό σε τακτοποιημένες μικρές στοίβες. Η ιδέα είναι να γνωρίζετε ακριβώς ποια στοίβα έχει την καρφίτσα που ψάχνετε. Αυτές οι δυνατότητες έχουν σκοπό να το διευκολύνουν.

1. Δημιουργήστε ένα ευρετήριο

Όταν γράφετε μεγάλα έγγραφα, όπως μια αναφορά που περιέχει πολλές πληροφορίες, μια σελίδα περιεχομένου μπορεί να μην είναι αρκετή. Ενα Δείκτης θα πρέπει να εμφανίζονται στο τέλος του εγγράφου, με αριθμούς σελίδων σε λέξεις -κλειδιά και πληροφορίες στην αναφορά. Δημιουργήστε ένα ευρετήριο για να βοηθήσετε τον αναγνώστη να αναφέρει τις σωστές πληροφορίες μόνο με τον αριθμό της σελίδας.

Δημιουργήστε ένα ευρετήριο εάν το έγγραφό σας έχει περισσότερες από 20 σελίδες. Το Microsoft Word 2016 δεν αφήνει τη διαδικασία να σας καταπλήξει. Βασικά έχει δύο μέρη:

  • Επιλέξτε τις λέξεις ή τις πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο.
  • Τοποθετήστε το ευρετήριο στο σωστό μέρος του εγγράφου σας.

Μπορείτε να μετακινηθείτε στο τελικό έγγραφο και να επισημάνετε τις λέξεις ή φράσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο ή να τις επισημάνετε καθώς προχωράτε. Σε κάθε περίπτωση, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως καταχώριση ευρετηρίου ή κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε την καταχώριση.

1. Κάντε κλικ βιβλιογραφικές αναφορές >> Σήμανση καταχώρησης Το

2. Επεξεργαστείτε το κείμενο στο Σήμανση καταχώρισης ευρετηρίου κουτί διαλόγου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια υπο-καταχώριση που ορίζει περαιτέρω την κύρια λέξη που χρησιμοποιήσατε στο ευρετήριο. Μπορείτε να προσθέσετε πολλά επίπεδα και το καθένα εμφανίζεται εσοχή κάτω από την κύρια καταχώριση.

3. Κάτω από Επιλογές , μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια παραπομπή σε μια άλλη κύρια καταχώριση. Ένας αναγνώστης μπορεί να το χρησιμοποιήσει για να παραπέμψει σχετικές πληροφορίες αλλού στο ίδιο έγγραφο.

4. Χρησιμοποιήστε τη μορφή αριθμού σελίδας για να αποφασίσετε για την εμφάνιση των αριθμών σελίδων στο ευρετήριο.

πώς να κρατάτε το φορητό υπολογιστή ανοιχτό όταν είναι κλειστά τα παράθυρα 10

5. Κάντε κλικ Σημάδι για να επισημάνετε την καταχώριση ευρετηρίου. Για να επισημάνετε αυτό το κείμενο παντού όπου εμφανίζεται στο έγγραφο, κάντε κλικ Σημείωση όλων Το

6. Επαναλάβετε τη διαδικασία για όλες τις λέξεις και φράσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο.

Τώρα έχετε δημιουργήσει το ευρετήριό σας. Τοποθετήστε το στο σωστό μέρος προς το τέλος του εγγράφου.

1. Κάντε κλικ στη σελίδα στην οποία θέλετε να εισαγάγετε το ευρετήριο.

2. Κάντε κλικ Αναφορές> Εισαγωγή ευρετηρίου Το

3. Το Δείκτης εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε να μορφοποιήσετε τις καταχωρήσεις κειμένου, τους αριθμούς σελίδων, τις καρτέλες και τους χαρακτήρες οδηγού.

4. Επιλέξτε την εμφάνιση από τις διάφορες μορφές της λίστας και ελέγξτε το παράθυρο Προεπισκόπηση στα δεξιά. Θυμηθείτε, το παράθυρο Προεπισκόπηση δεν σας εμφανίζει πραγματικό ευρετήριο. Είναι απλώς μια «προσομοίωση» του πώς θα μοιάζει.

5. Κάντε κλικ Εντάξει Το Ο Δείκτης σας είναι τώρα έτοιμος.

Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστεί να προσθέσετε περισσότερες καταχωρήσεις στο ευρετήριο αφού το έχετε εισαγάγει στη σελίδα. Σημειώστε την καταχώρηση και μεταβείτε στο Αναφορές> Ευρετήριο ενημέρωσης να συμπεριλάβει τις νέες αναφορές.

Επίσης, προσθέστε μια επικεφαλίδα για το ευρετήριο επειδή το Word δεν το κάνει αυτόματα.

2. Δημιουργία Βιβλιογραφιών

Το έγγραφό σας είναι σχεδόν έτοιμο. Τώρα, πρέπει να πιστώσετε όλες τις άλλες ερευνητικές εργασίες και ιδέες που έχετε αναφέρει στο έγγραφό σας. It'sρθε η ώρα για βιβλιογραφία.

Μια έκθεση της εταιρείας μπορεί να μην χρειάζεται βιβλιογραφία, αλλά μια ακαδημαϊκή εργασία δεν τελειώνει χωρίς αυτήν. Η βιβλιογραφία είναι μια από τις πιο επίπονες εργασίες σε μια ακαδημαϊκή έκθεση. Πρέπει να έχετε όλες τις παραπομπές σας στη σειρά πριν καθίσετε να πλαισιώσετε τη βιβλιογραφία. Επίσης, αποφασίστε για το στυλ παραπομπής (τυπικά MLA, ΤΙ , ή Σε στιλ Σικάγο ) σύμφωνα με τις οδηγίες του αντικειμένου σας.

Μην διστάσετε να επωφεληθείτε από τις δημιουργίες παραπομπών και βιβλιογραφίας τρίτων κατασκευαστών για την κατασκευή αυτής της ενότητας.

Όμως, το Microsoft Word 2016 διαθέτει ένα πλήρες σύνολο εργαλείων για να κάνει αυτή τη διαδικασία όσο το δυνατόν ανώδυνη. Πηγαίνετε λοιπόν στο σημείο του εγγράφου όπου θα θέλατε να τοποθετήσετε τη βιβλιογραφία. Είναι καλό αν έχετε τουλάχιστον μία αναφορά για να συμπεριλάβετε, αλλά ακόμα κι αν δεν το κάνετε, το Word 2016 σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά κράτησης θέσης και να συμπληρώσετε τις πηγές αργότερα.

Κάντε κλικ Παραπομπές> Βιβλιογραφία Το

Το Word προσφέρει μερικά στυλ βιβλιογραφίας που διαφέρουν μόνο στα ονόματα επικεφαλίδων τους. Επιλέξτε το κατάλληλο στυλ και, στη συνέχεια, εισαγάγετε παραπομπές από το κουμπί στο Ομάδα παραπομπών & βιβλιογραφίας Το

Το εργαλείο βιβλιογραφίας έχει μερικά βήματα. Για λόγους συντομίας, θα σας κατευθύνω στο εξαιρετικό Σελίδα βοήθειας του Microsoft Office που είναι ένας οδηγός βήμα προς βήμα.

Μερικές ακαδημαϊκές εργασίες θα σας ζητήσουν δημιουργήστε μια σχολιασμένη βιβλιογραφία Το Είναι μια πιο σαρκασμένη έκδοση μιας βιβλιογραφίας με μια λίστα παραπομπών σε περιοδικά, βιβλία, άρθρα και άλλα έγγραφα που ακολουθείται από μια σύντομη παράγραφο. Η παράγραφος είναι μια περιγραφή της πηγής και πώς υποστηρίζει το έγγραφό σας.

3. Διασταυρούμενη αναφορά

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια διασταύρωση για να βοηθήσετε τον αναγνώστη να περιηγηθεί σε ένα μεγάλο έγγραφο. Σε οποιοδήποτε σημείο ενός εγγράφου, μπορείτε να πείτε στον αναγνώστη να ανατρέξει σε μια επικεφαλίδα, αριθμό σελίδας, εικόνα, γράφημα, υποσημείωση, υποσημείωση και παράγραφο. Ένας σύνδεσμος διασταυρούμενης αναφοράς είναι ένας τακτοποιημένος τρόπος για τη σύνδεση των σχετικών πληροφοριών μεταξύ τους. Ο αναγνώστης πρέπει απλώς να κάνει κλικ στον σύνδεσμο για να μεταβεί σε αυτό το απόσπασμα πληροφοριών.

Δείτε πώς ξεκινάτε:

1. Επιλέξτε τη θέση για τη διασταύρωση και πληκτρολογήστε το κείμενο που λέει στον αναγνώστη σχετικά. Για παράδειγμα: 'Ανατρέξτε στο Διάγραμμα 3 για μελλοντικές τάσεις.'

2. Πηγαίνετε στο Εισαγωγή> Διασταυρούμενη αναφορά Το

3. Στο Τύπος αναφοράς πλαίσιο, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα για να επιλέξετε σε τι θέλετε να συνδεθείτε.

4. Οι επιλογές στο Εισαγωγή αναφοράς σε το αναπτυσσόμενο μενού θα αλλάξει σύμφωνα με την παραπάνω επιλογή σας.

5. Στο Για το οποίο , περάστε από τις επιλογές και πείτε στο Word τις ακριβείς πληροφορίες για σύνδεση.

6. Ελέγξτε το Εισαγωγή ως πλαίσιο υπερσύνδεσης για να δημιουργήσετε τον υπερσύνδεσμο για τις αναφερόμενες πληροφορίες.

7. Κάντε κλικ στο Εισάγετε για να συμπεριλάβει τη διασταύρωση στο έγγραφο.

Θυμάστε, την αναφορά μας στους υπότιτλους; Μπορείτε να κάνετε διασταυρούμενες αναφορές σε εξισώσεις, σχήματα, γραφήματα και πίνακες, αν χρησιμοποιούσατε υπότιτλους κάτω από αυτές.

Το Word δεν μπορεί να δημιουργήσει μια διασταυρούμενη αναφορά για κάτι που δεν υπάρχει. Το Word θα σας ενημερώσει για αυτά τα σφάλματα και θα ενημερώσει αυτόματα τις διασταυρώσεις όταν αλλάζετε τον αριθμό σελίδας ή το κείμενο του στοιχείου που αναφέρεται.

4. Χρήση σχολίων

Μια επαγγελματική έκθεση μπορεί να είναι μια μοναχική δουλειά ή μπορείτε να λάβετε τη βοήθεια μιας ομάδας για να προετοιμάσετε το πρώτο σχέδιο. Ο ταπεινός Σχόλιο είναι ένα από τα πιο αχρησιμοποίητα εργαλεία ενός εγγράφου Word. Εμφανίζεται ως ορθογώνιο έγχρωμο μπαλόνι στο περιθώριο ή στο παράθυρο αναθεώρησης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σχόλια ως μικρά «αυτοκόλλητα» ή αυτο-σημειώσεις. Αφήστε μικρές σημειώσεις στον εαυτό σας στο περιθώριο καθώς γράφετε, επεξεργάζεστε και αναθεωρείτε τον τρόπο σας μέσω μιας αναφοράς ή ενός χειρογράφου. Να είστε δημιουργικοί - προσθέστε επιπλέον συνδέσμους σε άλλους πόρους, χρησιμοποιήστε τους για συμβουλές και υποδείξεις, συνδέστε σε διάφορα μέρη ενός εγγράφου ή δημιουργήστε έναν σύνδεσμο ανατροφοδότησης για τους αναγνώστες σας. Και όταν ολοκληρώσετε, μπορείτε εύκολα καταργήστε όλα τα σχόλια στο Word Το

Το Microsoft Word 2016 είναι επίσης ένα ενισχυμένο συνεργατικό εργαλείο γραφής. Τα σχόλια παίζουν τεράστιο ρόλο στην επικοινωνία ανατροφοδότησης σε μια ομάδα. Δείτε πώς λειτουργεί το σύστημα σχολίων ...

1. Επισημάνετε το κείμενο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ένα σχόλιο ή κάντε κλικ στο τέλος ενός μπλοκ κειμένου.

2. Πηγαίνετε στο Εισαγωγή> Σχόλιο Το Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας στο πλαίσιο. Τα σχόλια εμφανίζονται στην περιοχή σήμανσης στα δεξιά. Η προβολή διάταξης εκτύπωσης είναι συνήθως ο καλύτερος τρόπος για να δείτε τα σχόλια δίπλα στο κείμενο.

3. Πηγαίνετε στο Ανασκόπηση καρτέλα και δείτε περισσότερες επιλογές για σχόλια. Αυτή η καρτέλα εμφανίζει επίσης όλα τα στοιχεία ελέγχου για παρακολούθηση αλλαγών και σχολίων σε έγγραφο συνεργασίας. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές σήμανσης για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε τα σχόλια. Για παράδειγμα: Χωρίς σήμανση θα αποκρύψει τα σχόλια και την περιοχή σήμανσης στα δεξιά.

Ολοκληρώστε την αναφορά σας

Μόλις ολοκληρωθεί και αποθηκευτεί το μεγαλύτερο μέρος της αναφοράς σας, ήρθε η ώρα να οριστικοποιήσετε την αναφορά σας. Όταν λέω οριστικοποίηση, δεν εννοώ να το διορθώσω. Θα πρέπει να γίνει και αυτό. Τώρα, πρέπει να λάβετε τα μέτρα ασφαλείας για να προστατεύσετε την αναφορά από μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές και λογοκλοπή.

Αυτά τα μέτρα ασφαλείας θα δώσουν ένα επιπλέον επίπεδο αυθεντικότητας στο ηλεκτρονικό σας αρχείο πριν το μοιραστείτε.

Αυτή η ενότητα θα καλύψει:

  • Υπογραφές
  • Εισαγάγετε υδατογραφήματα
  • Κάντε το έγγραφο 'μόνο για ανάγνωση'
  • Ο κωδικός πρόσβασης προστατεύει το έγγραφό σας
  • Εκτυπώστε το έγγραφό σας σε PDF

1. Υπογραφές

Μπορείτε να προσθέσετε υπογραφή κειμένου για μια προσωπική πινελιά στην αναφορά. Αλλά μια απλή υπογραφή κειμένου δεν χρειάζεται έλεγχο ταυτότητας. Η ψηφιακή υπογραφή είναι ο καλύτερος τρόπος για να προστατεύσετε το έγγραφό σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Μια ψηφιακή υπογραφή επιβεβαιώνει ότι το έγγραφο προήλθε από τον υπογράφοντα και δεν έχει αλλοιωθεί με κανέναν τρόπο.

Ας δημιουργήσουμε μια γραμμή υπογραφής στο Microsoft Word 2016.

Στο έγγραφο, τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε να δημιουργήσετε μια γραμμή υπογραφής.

1. Πηγαίνετε στο Εισάγετε >> Κείμενο ομάδα >> Γραμμή υπογραφής και κάντε κλικ Γραμμή υπογραφής του Microsoft Office Το

2. Το Ρύθμιση υπογραφής εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Συμπληρώστε τα πεδία όπως υποδεικνύεται. Εάν στέλνετε το έγγραφο σε κάποιον άλλο για υπογραφή, προσθέστε οδηγίες για τον υπογράφοντα στο πεδίο που προορίζεται για αυτό ( Οδηγίες προς τον υπογράφοντα ). Ο υπογράφων μπορεί επίσης να προσθέσει δώσει το σκοπό για την υπογραφή εάν το Επιτρέψτε στον υπογράφοντα να προσθέσει σχόλια στο παράθυρο διαλόγου Υπογραφή ελέγχεται.

3. Κάντε κλικ στο Εντάξει και το έγγραφο θα εμφανίζει τώρα ένα σύμβολο κράτησης θέσης για την υπογραφή.

Εισαγάγετε μια υπογραφή:

Όταν πρέπει να υπογράψετε ένα έγγραφο με ψηφιακή υπογραφή, μεταβείτε στη γραμμή υπογραφής και κάντε δεξί κλικ σε αυτό.

Θα σας ζητηθεί να υπογράψετε με ψηφιακή ταυτότητα. Εάν δεν έχετε ένα, η Microsoft θα σας πει να πάρετε ένα από έναν συνεργάτη υπηρεσίας υπογραφής.

Εάν δεν έχετε ψηφιακή ταυτότητα, μπορείτε απλά εισαγάγετε μια αναπαράσταση κειμένου μιας γραμμής υπογραφής Το Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραπτή υπογραφή ή μια εικόνα που δεν απαιτεί έλεγχο ταυτότητας.

2. Εισαγάγετε υδατογραφήματα

Το υδατογράφημα του Microsoft Word είναι ένας «ψεύτικος» αλλά ακόμα χρήσιμος οπτικός δείκτης για την κατάσταση του εγγράφου. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα υδατογράφημα που λέει 'Πρόχειρα' για να το διαφοροποιήσετε από την τελική έκδοση του εγγράφου. Or, χρησιμοποιήστε το υδατογράφημα για να προτείνετε ότι το έγγραφο είναι 'Πνευματικά δικαιώματα' ή 'Εμπιστευτικό'.

Το σήμα «Πρόχειρο» είναι το πιο κοινό. Ωστόσο, το Microsoft Word σάς δίνει πολλά άλλα υδατογραφήματα για να διαλέξετε.

1. Πηγαίνετε στο Σχέδιο >> Φόντο σελίδας και επιλέξτε Στάθμη ύδατος Το Το κουμπί Υδατογράφημα θα ενεργοποιηθεί μόνο στην προβολή Εκτύπωση.

2. Μπορείτε να επιλέξετε μια εικόνα ή ένα υδατογράφημα κειμένου από τη συλλογή. Διατίθενται τόσο οριζόντιες όσο και διαγώνιες εκδόσεις. Το παράθυρο διαλόγου σας δίνει όλες τις επιλογές προσαρμογής για την τελική εμφάνιση του υδατογραφήματος. Δοκιμάστε διαφορετικές γραμματοσειρές, διατάξεις, μεγέθη και χρώματα.

3. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε το δικό σας κείμενο στο πεδίο Κείμενο για να δημιουργήσετε το προσαρμοσμένο υδατογράφημα.

4. Επιλέξτε Εντάξει για να εφαρμόσετε το υδατογράφημα στο έγγραφό σας. Το Word εφαρμόζει αυτόματα το υδατογράφημα σε κάθε σελίδα εκτός από τη σελίδα τίτλου.

3. Κάντε έγγραφα «Μόνο για ανάγνωση»

Μια επαγγελματική έκθεση από τη φύση της δεν πρέπει να επεξεργάζεται από τους αναγνώστες της. Η μετατροπή του εγγράφου σε PDF είναι μονόδρομος. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε μερικούς ακόμη περιορισμούς στο Microsoft Word και να αποτρέψετε τυχαία τροποποίηση ή παράλειψη οποιουδήποτε είδους.

Υπάρχουν τρεις τρόποι προστασίας ενός εγγράφου.

Πρώτον - Κάντε το έγγραφό σας 'μόνο για ανάγνωση'.

Αυτό διασφαλίζει ότι το έγγραφό σας μπορεί να διαβαστεί ή να αντιγραφεί μόνο. Δεν θα εμποδίσει κανέναν να αντιγράψει το αρχείο και να κάνει αλλαγές στο αντίγραφο.

1. Πηγαίνετε στο Αρχείο καρτέλα> Πληροφορίες >> Προστασία εγγράφου >> Επισήμανση ως Τελικός.

2. Όταν οι αναγνώστες ανοίγουν ένα έγγραφο, μια μπάρα στην κορυφή θα ζητήσει από τους αναγνώστες να αντιμετωπίσουν αυτό το έγγραφο ως μόνο για ανάγνωση. Ωστόσο, μπορούν να κάνουν κλικ στο «Επεξεργασία ούτως ή άλλως» για να ανοίξουν το έγγραφο σε λειτουργία Επεξεργασία.

Δεύτερο - Προστατέψτε το έγγραφό σας με κωδικό πρόσβασης.

Προστατέψτε το έγγραφό σας από ανεπιθύμητες τροποποιήσεις με φράγμα κωδικού πρόσβασης.

1. Κάτω από Προστασία εγγράφου , επιλέξτε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης Το Πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ Εντάξει Το

2. Στο Επιβεβαίωση Κωδικού πλαίσιο, πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει Το Το έγγραφο θα ανοίξει όταν ο αναγνώστης ζητήσει κωδικό πρόσβασης.

Η Microsoft χρησιμοποιεί το AES (Advanced Encryption Standard), μήκος κλειδιού 128-bit, SHA1 (ένας αλγόριθμος κρυπτογράφησης κατακερματισμού που δημιουργεί ένα σχεδόν μοναδικό κλειδί 160-bit για να αντικαταστήσει το απλό κείμενο) και CBC (αλυσίδα κρυπτογράφησης) για να δώσει ένα χάκερ -αξίζει τον πονοκέφαλο.

Τρίτον - Περιορισμός επεξεργασίας.

Αυτή η δυνατότητα ελέγχου σας βοηθά καθώς ο συντάκτης αποφασίζει ποια μέρη του εγγράφου μπορούν να επεξεργαστούν οι άλλοι και ποια θα κλειδωθούν. Φανταστείτε το σαν τον καραγκιόζη που αφήνει τους VIP να μπουν, αλλά κατά τα άλλα κλείνει την πόρτα για τον κοινό λαό.

1. Πηγαίνετε στο Ανασκόπηση >> Περιορισμός επεξεργασίας Το

2. Κάτω από Περιορισμοί επεξεργασίας , ελέγξτε Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο , και βεβαιωθείτε ότι η λίστα λέει Χωρίς αλλαγές (μόνο για ανάγνωση) Το

Δεν υπάρχουν αλλαγές (Μόνο για ανάγνωση) είναι ο προεπιλεγμένος τύπος περιορισμού. Για διαφορετικό επίπεδο περιορισμών για το έγγραφο, κάντε κλικ στο μενού και επιλέξτε από Παρακολουθούμενες αλλαγές, Σχόλια ή Συμπλήρωση φορμών.

3. Για να απελευθερώσετε ορισμένες ενότητες από τον αποκλεισμό επεξεργασίας, επιλέξτε τις ενότητες για επεξεργασία χωρίς περιορισμούς. Για να επιλέξετε περισσότερες από μία περιοχές, κάντε κλικ στο CTRL ενώ επιλέγετε την περιοχή χρησιμοποιώντας το ποντίκι.

4. Μπορείτε να ελέγξετε Ολοι στην ενότητα Εξαιρέσεις (προαιρετικά) στο πλαίσιο Περιορισμός επεξεργασίας. Or, κάντε κλικ Περισσότεροι χρήστες … Και επιτρέπεται μόνο σε συγκεκριμένους χρήστες να τροποποιούν τις ενότητες. Οι επιτρεπόμενες περιοχές θα σημειωθούν με αγκύλες.

5. Κάντε κλικ Ναι, ξεκινήστε την εφαρμογή προστασίας Το

Τώρα, πληκτρολογήστε έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο που ανοίγει. Πρέπει να το πληκτρολογήσετε ξανά για να το επιβεβαιώσετε.

Ο κωδικός πρόσβασης είναι προαιρετικός. Αλλά διασφαλίζει ότι κανείς δεν μπορεί απλώς να κάνει κλικ Διακοπή προστασίας και επεξεργαστείτε το έγγραφο. Εάν εξακολουθείτε να είστε παρανοϊκός, προχωρήστε και κρυπτογραφήστε το έγγραφο του Microsoft Word όπως κάναμε στη δεύτερη παραπάνω διαδικασία.

4. Εκτυπώστε την αναφορά σας σε PDF

Η φορητή μορφή εγγράφου έχει πολλά πλεονεκτήματα. Εξίσου σημαντική είναι η συμβατότητά του μεταξύ πλατφορμών σε όλους τους υπολογιστές. Το έγγραφό σας είναι έτοιμο και τώρα πρέπει να το μοιραστείτε ή να το στείλετε για εκτύπωση. Πολλές επαγγελματικές εκθέσεις - για παράδειγμα, ένα νομικό έγγραφο - πρέπει να διατηρήσουν τη μορφή όπως προβλέπεται.

Αποθηκεύστε ή μετατρέψτε ένα αντίγραφο σε PDF. Το Microsoft Word 2016 δεν χρειάζεται πρόσθετα τρίτων.

Παω σε Αρχείο >> Εξαγωγή >> Δημιουργήστε PDF/XPS Το

Θυμηθείτε, το έγγραφό σας στο Word ενδέχεται να περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες που δεν θέλετε να συμπεριληφθούν στο PDF. Καταργήστε το πριν δημοσιεύσετε σε PDF. Στο Δημοσίευση ως PDF ή XPS παράθυρο, επιλέξτε Επιλογές Το Στη συνέχεια επιλέξτε Εγγραφο και σαφές Ιδιότητες εγγράφου Το Ορίστε όποιες άλλες επιλογές θέλετε και επιλέξτε Εντάξει Το

Περιηγηθείτε στο σημείο που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και κάντε κλικ στο Δημοσιεύω Το

Το επόμενο βήμα...

Είστε κοντά στη γραμμή τερματισμού. Η έκθεση είναι έτοιμη να παραδοθεί στους αναγνώστες σας. Αλλά απομένει μια τελευταία δουλειά.

Γυρίστε τις σελίδες και βεβαιωθείτε (ξανά) ότι η αναφορά σας είναι φιλική προς τον αναγνώστη. Προσεγγίστε το με το μάτι του αναγνώστη. Έχετε οργανώσει τις σκέψεις σας και γράψατε πειστικά; Οι πληροφορίες ρέουν καλά με τα γραφήματα και τις εικόνες; Μπορούν να ξεφυλλίσουν και να βρουν γρήγορα τις πληροφορίες; Είναι ευανάγνωστο το κείμενο; Χρησιμοποιήστε τη βαθμολογία αναγνωσιμότητας για να μετρήσετε το επίπεδο αναγνωσιμότητας των εγγράφων σας ως τελικό βήμα.

Μπορεί επίσης να έχετε παρατηρήσει ότι δεν καλύψαμε ορισμένες πτυχές του Microsoft Word. Για παράδειγμα, Πίνακες Microsoft Word αποτελούν σημαντικό εργαλείο για την εμφάνιση δεδομένων. Or, το δύναμη των λιστών στη διαχείριση πληροφοριών.

Το Microsoft Word είναι περισσότερο από ένα τέταρτο του αιώνα και είναι γεμάτο με λίγες δυνατότητες. Στο MakeUseOf, έχουμε καλύψει κάθε γωνιά αυτού του θηρίου. Έτσι, χρησιμοποιήστε τους πόρους μας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό το λογισμικό δωρεάν. Καθε νέα λειτουργία του Microsoft Word μαθαίνει θα κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη.

Κάντε την αναφορά σας να λάμψει

Όπως είπε ο συγγραφέας Nathaniel Hawthorne,

Η εύκολη ανάγνωση είναι πολύ δύσκολη γραφή

Δεν ισχύει αυτό και για τη σύνταξη επαγγελματικών αναφορών; Άλλωστε, αν του δοθεί επιλογή, κανείς δεν μπορεί να θέλει να το διαβάσει. Η σύνταξη μιας επιχειρηματικής έκθεσης και η χρήση της για επικοινωνία είναι δύο διαφορετικά πράγματα. Το Microsoft Word είναι απλώς ένα εργαλείο - είναι δουλειά σας να ασχοληθείτε.

Για μερικές εναλλακτικές λύσεις, ανατρέξτε οι καλύτεροι διαδικτυακοί επεξεργαστές κειμένου Το Και για περισσότερη βοήθεια με την επαγγελματική γραφή, ρίξτε μια ματιά πώς να ζητήσετε συγγνώμη σε ένα email και να το εννοείτε Το

Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για τη σύνταξη επαγγελματικών επιχειρηματικών αναφορών; Πείτε μας στα σχόλια.

Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Αξίζει την αναβάθμιση σε Windows 11;

Τα Windows έχουν επανασχεδιαστεί. Είναι όμως αυτό αρκετό για να σας πείσει να μεταβείτε από τα Windows 10 στα Windows 11;

Διαβάστε Επόμενο
Σχετικά θέματα
  • Παραγωγικότητα
  • Microsoft Word
  • Μακροσκελές έντυπο
  • Οδηγός Longform
Σχετικά με τον Συγγραφέα Σαϊκάτ Μπάσου(Δημοσιεύθηκαν 1542 άρθρα)

Ο Saikat Basu είναι αναπληρωτής συντάκτης για το Διαδίκτυο, τα Windows και την παραγωγικότητα. Μετά την αφαίρεση της βρωμιάς ενός MBA και μιας δεκαετούς καριέρας μάρκετινγκ, είναι τώρα παθιασμένος με το να βοηθήσει τους άλλους να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους στην αφήγηση. Αναζητά το χαμένο κόμμα της Οξφόρδης και μισεί τα κακά στιγμιότυπα οθόνης. Αλλά οι ιδέες για τη φωτογραφία, το Photoshop και την παραγωγικότητα καταπρανουν την ψυχή του.

Περισσότερα από τον Saikat Basu

Εγγραφείτε στο newsletter μας

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή