Πώς να προετοιμάσετε λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας το Eisenhower Matrix

Πώς να προετοιμάσετε λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας το Eisenhower Matrix

Μπορείτε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας προγραμματίζοντας σωστά τις εργασίες και ελαχιστοποιώντας τους περισπασμούς. Πώς όμως δίνει κανείς προτεραιότητα στις εργασίες; Τοποθετώντας τα πάντα στη λίστα υποχρεώσεών σας διασφαλίζει ότι κάνετε πρώτα τις πιο σημαντικές εργασίες, ακολουθούμενες από τις δευτερεύουσες.



Μόλις έχετε μια λίστα με όλες τις εργασίες σας, αφιερώστε λίγο χρόνο στην οργάνωση και ιεράρχησή τους για να διασφαλίσετε ότι κάνετε τα σωστά πράγματα την κατάλληλη στιγμή. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να δίνετε προτεραιότητα στις εργασίες σας ανάλογα με την προσοχή που απαιτούν και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρχή Eisenhower για να τις εκτελέσετε σωστά.

Διαφορετικοί τύποι προσοχής

Πριν δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας, ας κατανοήσουμε τους διαφορετικούς τύπους προσοχής που χρειάζεται κάθε εργασία.





1 Προληπτική προσοχή: Είναι το είδος της προσοχής που πρέπει να επικεντρωθεί και να διατηρηθεί για να ολοκληρώσει τις πιο δύσκολες ή πολύπλοκες εργασίες. Η συγγραφή της διπλωματικής σας εργασίας, η αποστολή email προτάσεων έργου, η επίλυση ενός ακαδημαϊκού προβλήματος, η δημιουργία ενός βίντεο στο youtube είναι οι εργασίες που απαιτούν τη μεγαλύτερη εστίαση. Για να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες, πρέπει να δώσετε προληπτική προσοχή.

2 Ενεργή προσοχή: Η ενεργή προσοχή αναφέρεται στην προσεκτική προσοχή που απαιτείται για την αντιμετώπιση καθημερινών επαναλαμβανόμενων εργασιών μέτριου επιπέδου. Οι περισσότερες από τις πιο μικρές καθημερινές δραστηριότητες, όπως ο προγραμματισμός των συναντήσεών σας στο ημερολόγιο της Google, η αποστολή εκκρεμών email, η αποστολή σημαντικών εγγράφων σε συναδέλφους, απαιτούν ενεργή προσοχή. Παρόλο που δεν σχεδιάζετε κάτι προληπτικά, χρειάζεστε ακόμα κάποια προσοχή για να κάνετε τα πράγματα.



3 Ανενεργή προσοχή: Για σχετικά εύκολες εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε απαιτεί ελάχιστη προσοχή. Καθαρισμός ανεπιθύμητων μηνυμάτων από την αλληλογραφία σας, ακύρωση πρόχειρων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποστολή προσκλήσεων εκδηλώσεων σε μια λίστα του συναδέλφου σας, όλες αυτές οι δραστηριότητες απαιτούν ένα κλικ σας. Για μια τέτοια εργασία, δεν χρειάζεστε κατάλληλη ενεργή προσοχή.

Προτεραιότητα σε εργασίες σύμφωνα με το επίπεδο προσοχής

Η ιεράρχηση των εργασιών σας σύμφωνα με το επίπεδο προσοχής που απαιτούν είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να καταγράψετε τις καθημερινές σας δραστηριότητες.

Όλες αυτές οι εργασίες που απαιτούν προληπτική προσοχή είναι σίγουρα μεγάλης σημασίας για εσάς. Αξίζει να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε αυτές τις εργασίες, επομένως, θα πρέπει να είναι αυτές με τις οποίες ξεκινάτε τη μέρα σας. Επίσης, προσπαθήστε να διαθέσετε τις πιο εστιασμένες και φρέσκες ώρες της ημέρας σας σε αυτές τις δραστηριότητες. Το να πιείτε ένα φλιτζάνι καφέ και να ρίξετε ακουστικά μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε προληπτικοί.

Οι εργασίες που απαιτούν ανενεργή προσοχή βρίσκονται μεταξύ προ-ενεργών και ανενεργών δραστηριοτήτων. Μπορείτε να διαθέσετε αυτές τις ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας όταν δεν είστε ούτε ενεργός ούτε ανενεργός. Εάν πρέπει να καλέσετε τον φίλο σας, το πρωί μπορεί να μην είναι η κατάλληλη στιγμή για να το κάνετε. Έτσι, μην χάνετε τις ενεργές ώρες σας σε τέτοιες δραστηριότητες.

Μπορείτε να προγραμματίσετε τις εργασίες που απαιτούν απλώς την ανενεργή προσοχή σας σε εκείνες τις ώρες την ημέρα που μπαίνετε στην τεμπέλικη ζώνη. Αυτή είναι η τέλεια στιγμή για να τους ελέγξετε γρήγορα από τις λίστες υποχρεώσεών σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα αξιοποιήσετε τις τεμπέλικες ώρες σας για να κάνετε κάτι παραγωγικό καθώς προχωρά η μέρα.

πώς να κάνετε μια σελίδα σελίδας

Ας εφαρμόσουμε τις παραπάνω έννοιες για να δώσουμε προτεραιότητα στις λίστες υποχρεώσεων σε todoist. Για αυτό, κοιτάξτε τη λίστα με 6 εργασίες που πρέπει να κάνετε κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Η παραπάνω λίστα εργασιών, η συγγραφή του σεναρίου και η μαγνητοσκόπηση του βίντεο στο YouTube απαιτούν τη μεγαλύτερη προσοχή σας. Έτσι, κάντε κλικ και στις δύο αυτές εργασίες και ορίστε την προτεραιότητα σε μία.

1 Κάντε κλικ στο τρεις τελείες μπροστά από κάθε εργασία.

2 Ορίστε το προτεραιότητα στην κόκκινη σημαία.

Θα δείτε όλες τις εργασίες με προτεραιότητα να μετακινούνται πάνω από όλες τις άλλες εργασίες.

Ενώ συναντάτε το αφεντικό σας και καλείτε τον φίλο σας, δεν χρειάζεται να είστε προληπτικοί. Ωστόσο, δεν μπορείτε να κάνετε τόσο όταν είστε τεμπέλης όσο και λήθαργοι. Έτσι, ορίστε αυτές τις εργασίες ως δεύτερη προτεραιότητα επιλέγοντας την πορτοκαλί σημαία από τις ρυθμίσεις προτεραιότητας.

Η αποστολή προσκλήσεων μέσω email σε συναδέλφους και η μεταφορά των δεδομένων στο MS-Excel είναι δύο εργασίες που απαιτούν την ανενεργή προσοχή σας. Έτσι, ορίστε τα στο δέντρο προτεραιότητάς σας επιλέγοντας τη μπλε σημαία από τις ρυθμίσεις προτεραιότητας.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες στη λίστα υποχρεώσεών σας, αποφασίζοντας τι θα είναι προληπτικό, ανενεργό και ενεργό. Μόνο η σωστή προσοχή που ταιριάζει σε κάθε εργασία απαιτεί από εσάς να επιτύχετε τους στόχους αποδοτικότητάς σας.

Αφού δώσετε προτεραιότητα στις καθημερινές σας εργασίες και κατανοήσετε την προσοχή που απαιτεί το καθένα, ήρθε η ώρα να τα εντάξετε στην πραγματική εργάσιμη ημέρα. Η μέθοδος Eisenhower είναι μια πολύ γνωστή μέθοδος που διδάσκει πώς να αντιμετωπίζουμε διαφορετικούς τύπους καθημερινών εργασιών.

Σχετικά: Οι καλύτερες εφαρμογές που πρέπει να κάνετε για να εστιάσετε σε εργασίες

Τοποθέτηση εργασιών στο ημερήσιο πρόγραμμά σας χρησιμοποιώντας τον πίνακα Eisenhower

Σύμφωνα με τον Eisenhower, μπορείτε να χωρίσετε όλες τις εργασίες σε τέσσερις διαφορετικές κατηγορίες ανάλογα με το πόσο σημαντικές και επείγουσες είναι. Στη συνέχεια, είτε το κάνετε αμέσως, το αναθέτετε, το αναβάλλετε ή το απορρίπτετε εντελώς.

Ας συζητήσουμε εν συντομία κάθε μία από αυτές τις κατηγορίες:

  1. Κάνε το: Αναφέρεται στην ολοκλήρωση μιας εργασίας που δεν μπορείτε να αποφύγετε. Γνωρίζοντας τη σημασία και την ευαισθησία του στο χρόνο, το ολοκληρώνετε αμέσως.
  2. Αναθέστε το: Παραδίδετε το έργο σε κάποιον άλλο και αυτός το φροντίζει.
  3. Αναβάλλετε: Θέλετε να το κάνετε μόνοι σας, ωστόσο, αργότερα μέσα στην ημέρα. Αυτές είναι οι εργασίες που μπορείτε να αφήσετε στην άκρη και να προγραμματίσετε ανάλογα.
  4. Απορρίψτε το: Αναφέρεται στο ντάμπινγκ εκείνων των εργασιών που δεν αξίζουν τον χρόνο σας και αυτές οι εργασίες δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια απόσπαση της προσοχής.

Δείτε πώς εφαρμόζεται η μέθοδος Eisenhower σε εργασίες todoist.

Η μαγνητοσκόπηση του βίντεο YouTube είναι η πρώτη εργασία, οπότε πρέπει Κάνε το πρώτα καθώς είναι η προτεραιότητά σας. Η επόμενη προτεραιότητά σας είναι να γράψετε ένα σενάριο, κάτι που μπορείτε αντιπρόσωπος στον συγγραφέα σας. Ομοίως, μπορείτε να αναθέσετε την εργασία μεταφοράς δεδομένων στο Excel.

Η συνάντηση με το αφεντικό σας και η κλήση των φίλων σας μπορεί να καθυστερήσει αναβάλλω αυτές τις δύο εργασίες. Τέλος, αν έχετε λίγο χρόνο, μπορείτε εγκαταλείπω αποστολή προσκλήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε τις αργότερα.

Αυτός είναι ο πιο απλός και αποτελεσματικός τρόπος για να διαχειριστείτε σωστά τη ρουτίνα εργασίας σας. Διαφορετικά, μπορεί να είστε πολύ απασχολημένοι με την ολοκλήρωση των εργασιών σε λάθος χρόνο αναποτελεσματικά εκτός από το να είστε παραγωγικοί.

μειώνοντας το μέγεθος ενός jpg

Σχετικά: Todoist Shortcuts Cheat Sheet for Task Management

Αξιοποιήστε περισσότερα από τις λίστες υποχρεώσεων

Είτε είστε πρωινός είτε μια νυχτερινή κουκουβάγια, φιλτράρετε τις πιο αποτελεσματικές ώρες σας και διαθέστε τις σε εργασίες που απαιτούν προληπτική προσοχή. Η προτεραιότητά σας πρέπει να είναι να μην αφήσετε τις ανενεργές και ενεργές εργασίες να σας αποσπούν από τις προληπτικές.

Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε εφαρμογές παραγωγικότητας που σας βοηθούν να αποδίδετε καλύτερα υπό καταστάσεις πίεσης και μείνετε πειθαρχημένοι.

Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Πώς να αποδώσετε υπό πίεση: 8 εφαρμογές παραγωγικότητας που βοηθούν

Ο χρόνος και η πίεση μπορούν να σας κάνουν πιο παραγωγικούς. Προσθέστε αυτές τις χρήσιμες εφαρμογές παραγωγικότητας στη ροή εργασίας σας για θετικά αποτελέσματα!

Διαβάστε Επόμενο
Σχετικά θέματα
  • Παραγωγικότητα
  • Λίστα υποχρεώσεων
  • GTD
  • Διαχείριση Εργασιών
  • Συγκεντρώνω
  • Συμβουλές για την παραγωγικότητα
Σχετικά με τον Συγγραφέα Σαν Αμπντούλ |(46 άρθρα δημοσιεύθηκαν)

Ο Shan Abdul είναι απόφοιτος Μηχανολόγων Μηχανικών. Μετά την ολοκλήρωση της εκπαίδευσής του, ξεκίνησε την καριέρα του ως ελεύθερος συγγραφέας. Γράφει για τη χρήση διαφορετικών εργαλείων και λογισμικού για να βοηθήσει τους ανθρώπους να είναι πιο παραγωγικοί ως φοιτητές ή επαγγελματίες. Στον ελεύθερο χρόνο του, λατρεύει να παρακολουθεί βίντεο στο Youtube σχετικά με την παραγωγικότητα.

Περισσότερα από τον Shan Abdul

Εγγραφείτε στο newsletter μας

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή