Home-theater-designers
Το Excel είναι ένα φανταστικά χρήσιμο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, αλλά δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να δημιουργήσετε ένα τέλειο υπολογιστικό φύλλο και να το εκτυπώσετε μόνο για να το δείτε να βγαίνει σε εννέα φύλλα χαρτιού, συμπεριλαμβανομένης μιας γραμμής στο τελευταίο. Τι ωφελεί ένα όμορφα φτιαγμένο υπολογιστικό φύλλο αν φαίνεται τρομερό σε χαρτί;
Ευτυχώς, μπορείτε να τροποποιήσετε το υπολογιστικό φύλλο και τις ρυθμίσεις του προγράμματος για να τα βρείτε όλα σε μια σελίδα και να κάνετε τη σελίδα να φαίνεται όσο το δυνατόν καλύτερη. Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας είναι πολύ μεγάλο για μία σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ρυθμίσεις για να το διανείμετε σε αρκετές σελίδες πιο ευχάριστα.
Προεπισκόπηση πριν από την εκτύπωση
Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα - μπορείτε να αντιμετωπίσετε πολλά προβλήματα πριν εκτυπώσετε εάν γνωρίζετε ακριβώς γι 'αυτά. Εάν εκτυπώσετε και στη συνέχεια ελέγξετε για να δείτε πόσο καλά λειτούργησε, μπορεί να καταλήξετε να σπαταλάτε πολύ χαρτί προσπαθώντας να μεταφέρετε την τελευταία σειρά ή στήλη στο χαρτί.
Ανάλογα με την έκδοση του Excel, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ Αρχείο> Προεπισκόπηση εκτύπωσης , Αρχείο> Εκτύπωση> Προεπισκόπηση εκτύπωσης , ή απλά Αρχείο> Εκτύπωση για να δείτε πώς θα είναι το υπολογιστικό φύλλο σας όταν βγει από τον εκτυπωτή. Εάν φαίνεται καλό, προχωρήστε και εκτυπώστε. Εάν όχι, δοκιμάστε μερικές από τις στρατηγικές που αναφέρονται παρακάτω!
Χρησιμοποιήστε την Προβολή διάταξης σελίδας
Η προβολή διάταξης σελίδας θα σας δείξει πώς θα εκτυπώνεται το έγγραφό σας ενώ εργάζεστε σε αυτό. Δεν είναι καλή ιδέα για εργασία στο υπολογιστικό φύλλο σας, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε προσαρμογές για να διασφαλίσετε ότι οι στήλες και οι σειρές σας θα αξιοποιήσουν στο έπακρο τον χώρο που έχετε. Για να ενεργοποιήσετε την προβολή, μεταβείτε στο Προβολή> Διάταξη σελίδας Το
Τώρα θα δείτε το υπολογιστικό φύλλο σας όπως θα εκτυπώθηκε. Η πραγματοποίηση προσαρμογών χρησιμοποιώντας τα εργαλεία που αναφέρονται παρακάτω, ενώ σε αυτήν την προβολή θα σας δώσει μια καλύτερη ιδέα για το αν λειτούργησαν καλά ή όχι. (Αυτή η ίδια λειτουργικότητα είναι διαθέσιμη στο Word και μπορεί να σας βοηθήσει δημιουργία εγγράφων επαγγελματικής εμφάνισης εκεί επίσης.)
Αλλάξτε τον προσανατολισμό σελίδας
Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας είναι μεγαλύτερο από το ψηλό, ένας οριζόντιος προσανατολισμός θα σας βοηθήσει να το τοποθετήσετε περισσότερο σε μια σελίδα. Ένα ψηλότερο υπολογιστικό φύλλο πιθανότατα θα επωφεληθεί από έναν κατακόρυφο προσανατολισμό. Για να επιλέξετε τον προσανατολισμό που χρησιμοποιεί το υπολογιστικό φύλλο σας, ανοίξτε το Εγκατάσταση σελίδας και επιλέξτε Πορτρέτο ή Οριζόντιο στην καρτέλα Σελίδα.
Πώς να αλλάξετε τον κατάλογο στα cmd windows 10
Διαγραφή ή απόκρυψη σειρών ή στηλών
Σε μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, υπάρχουν συχνά γραμμές ή στήλες που είναι περιττές, περιέχουν παλιές πληροφορίες ή απλώς δεν χρειάζεται να εκτυπωθούν σε μια συγκεκριμένη κατάσταση. Αυτές οι σειρές και οι στήλες καταλαμβάνουν πολύτιμα ακίνητα στη σελίδα και μπορούν να δυσκολέψουν πολύ την προσαρμογή του υπολογιστικού φύλλου σας.
Εάν μπορείτε να διαγράψετε μερικά από αυτά τα δεδομένα, χρησιμοποιήστε απλώς το οικείο επισήμανση> Επεξεργασία> Διαγραφή ακολουθία για να απαλλαγούμε από αυτά. Εάν περιέχουν πληροφορίες που πιστεύετε ότι μπορεί να χρειαστούν ξανά κάποια στιγμή αργότερα, μπορείτε να τις αποκρύψετε κάνοντας δεξί κλικ στην κεφαλίδα γραμμής ή στήλης και επιλέγοντας Κρύβω Το Για να δείτε ξανά τα δεδομένα, επισημάνετε τις γραμμές ή τις στήλες εκατέρωθεν των κρυφών δεδομένων, κάντε δεξί κλικ στην ετικέτα και επιλέξτε Αποκάλυψη Το
Χρήση αλλαγών σελίδας
Ακριβώς όπως στο αγαπημένο σας πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, μπορείτε να εισαγάγετε αλλαγές σελίδων για να βεβαιωθείτε ότι το υπολογιστικό φύλλο σας χωρίζεται σε πολλές σελίδες όπου θέλετε, αντί για το σημείο όπου το Excel αποφασίζει ότι είναι βολικό. Απλά χρησιμοποιήστε Εισαγωγή> Αλλαγή σελίδας για να πείτε στο Excel πού να χωρίσει το έγγραφό σας.
Αλλάξτε την περιοχή εκτύπωσης
Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας διαθέτει τεράστιο όγκο δεδομένων και χρειάζεται μόνο να εκτυπώσετε μερικά από αυτά, μπορείτε να εκτυπώσετε μόνο το τμήμα του υπολογιστικού φύλλου που έχετε επιλέξει. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να εκτυπώσετε και κάντε κλικ Τυπώνω Το Αλλαξε το Εκτύπωση Τι: επιλογή να Επιλογή , και η προεπισκόπηση θα ενημερωθεί ώστε να περιέχει μόνο τα δεδομένα που έχετε επιλέξει.
Εάν τείνετε να εκτυπώνετε την ίδια επιλογή σε τακτική βάση, μπορείτε να ορίσετε μια μόνιμη περιοχή εκτύπωσης που περιλαμβάνει ακριβώς αυτήν την ενότητα, ώστε να μην χρειάζεται να την επιλέγετε κάθε φορά. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την περιοχή που εκτυπώνετε συχνά και μετά μεταβείτε στο Αρχείο> Περιοχή εκτύπωσης> Ορισμός περιοχής εκτύπωσης Το Τώρα αυτή η επιλογή θα γίνει η τυπική περιοχή εκτύπωσης για το υπολογιστικό φύλλο σας. Για να απαλλαγείτε από αυτήν τη ρύθμιση, χρησιμοποιήστε Αρχείο> Περιοχή εκτύπωσης> Εκκαθάριση περιοχής εκτύπωσης Το
Αλλαγή περιθωρίων σελίδας
Εάν χρειάζεστε λίγο περισσότερο χώρο για να χωρέσετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε μια σελίδα, προσθέτοντας επιπλέον χώρο στα περιθώρια της σελίδας, μπορείτε να λύσετε το πρόβλημά σας. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση σελίδας είτε από Αρχείο> Ρύθμιση σελίδας ή με το κουμπί Ρύθμιση σελίδας στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης. Προσθέστε ένα κλάσμα ίντσας σε κάθε περιθώριο και ελέγξτε ξανά την προεπισκόπηση εκτύπωσης.
Είναι εύκολο να το παρακάνετε με την προσθήκη περιθωρίου στο περιθώριο για να χωρέσετε όσο το δυνατόν περισσότερο σε μια σελίδα. Ωστόσο, να θυμάστε ότι το κείμενο που τρέχει μέχρι την άκρη ενός χαρτιού δεν είναι μόνο αισθητικά δυσάρεστο, αλλά μπορεί επίσης να είναι δύσκολο να διαβαστεί. Να είστε συνετοί με αυτό!
Αναδίπλωση κειμένου και αλλαγή μεγέθους στηλών
Το Excel χρησιμοποιείται συνήθως για αριθμητικά δεδομένα, αλλά μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμο και για κείμενο. Εάν έχετε πολύ κείμενο στα κελιά σας, μπορούν πραγματικά να επεκτείνουν το υπολογιστικό φύλλο σας και να δυσκολέψουν την τοποθέτησή του σε μία σελίδα, ή ακόμα και σε πολλές σελίδες. μπορεί να καταλήξετε σε ένα περίεργο σχέδιο εκτύπωσης που κάνει το έγγραφό σας να μοιάζει με αυτό:
Κάποιο μέρος του κειμένου αποκόπτεται και τα κελιά που δεν έχουν αποκοπεί τρέχουν πολύ προς τα δεξιά. Για να περιορίσετε το πλάτος του υπολογιστικού φύλλου σας στο πλάτος μιας σελίδας, μπορείτε να περιορίσετε το πλάτος των στηλών σας και να χρησιμοποιήσετε το τύλιγμα κειμένου για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε κανένα από τα δεδομένα που θέλετε να εκτυπωθούν. Πρώτα, πηγαίνετε στο Μορφή> Κελιά> Ευθυγράμμιση και βεβαιωθείτε Αναδίπλωση του κειμένου είναι ενεργοποιημένο.
Τώρα, όταν το κείμενο σε ένα κελί είναι μεγαλύτερο από το πλάτος της στήλης, το κείμενο θα τυλιχτεί στην επόμενη γραμμή. Από εδώ, μπορείτε να προσαρμόσετε τα πλάτη των στηλών σας σύροντας την άκρη μιας κεφαλίδας γραμμής ή στήλης για να αλλάξετε το μέγεθος.
Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ στις ετικέτες της σειράς ή της στήλης για να τις κάνετε αυτόματα όσο ευρεία είναι απαραίτητη, όπως φαίνεται στο παρακάτω βίντεο. Για να βεβαιωθείτε ότι οι στήλες σας ταιριάζουν σε μια σελίδα όπως θέλετε, χρησιμοποιήστε την προβολή διάταξης σελίδας που αναφέρθηκε παραπάνω.
Κλιμάκωση του υπολογιστικού φύλλου σας
Εάν τίποτα άλλο δεν έχει κάνει τη δουλειά, μπορείτε να κλιμακώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας έτσι ώστε να ταιριάζει σε μια μόνο σελίδα (ή σε ορισμένο αριθμό σελίδων). Σε Εγκατάσταση σελίδας , κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα Κατάλληλο για: και επιλέξτε τον αριθμό των σελίδων στις οποίες θέλετε να εκτυπώνεται το υπολογιστικό φύλλο σας. Η επιλογή μικρότερου αριθμού «ευρέων» σελίδων θα κλιμακώσει το έγγραφο οριζόντια και η επιλογή μικρότερου αριθμού «ψηλών» σελίδων θα το κλιμακώσει κάθετα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια ποσοστιαία κλίμακα.
Η χρήση της επιλογής κλιμάκωσης μπορεί να συμβάλει στον περιορισμό του μεγέθους του εγγράφου σας όταν έχει τεθεί σε χαρτί, αλλά μπορεί επίσης να κάνει το κείμενό σας πολύ μικρό και δύσκολο να διαβαστεί. Ελέγξτε την προεπισκόπηση και βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε κλιμάκωση τόσο πολύ ώστε να είναι αδύνατο να διαβάσετε κανένα από τα δεδομένα σας. Η κλιμάκωση είναι πραγματικά χρήσιμη όταν προσπαθείτε να εκτυπώσετε Διαγράμματα Excel , πολύ.
Κάντε ευκολότερη την ανάγνωση της εκτύπωσης
Αφού καταφέρετε να πάρετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε αποδεκτό αριθμό σελίδων, προχωρήστε ένα βήμα παραπέρα και κάντε το όσο το δυνατόν πιο εύκολο στην ανάγνωσή του. Προσαρμόζοντας μερικές άλλες ρυθμίσεις εκτύπωσης, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την εμφάνιση της εκτύπωσης. Εδώ είναι ένα ζευγάρι που πρέπει να γνωρίζετε.
Εκτύπωση γραμμών πλέγματος και επικεφαλίδων γραμμών ή στηλών
Στο Εγκατάσταση σελίδας μενού (πρόσβαση μέσω του διαλόγου εκτύπωσης ή Αρχείο> Ρύθμιση σελίδας ), κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο και επιλέξτε Γραμμές πλέγματος σύμφωνα με το Τυπώνω Ενότητα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Επικεφαλίδες γραμμών και στηλών για να προσθέσετε αυτές τις ετικέτες στην εκτύπωσή σας.
Προσθήκη πληροφοριών κεφαλίδας και υποσέλιδου
Το Excel μπορεί να προσθέσει αυτόματα χρήσιμες πληροφορίες στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο του εγγράφου σας για ευκολότερη ανάγνωση. Στο Εγκατάσταση σελίδας μενού, κάντε κλικ στο Επικεφαλίδα υποσέλιδο και χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα μενού για να προσθέσετε πληροφορίες όπως αριθμό σελίδας, όνομα αρχείου και όνομα συγγραφέα στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο. Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας είναι πραγματικά μεγάλο, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε τις σελίδες πιο εύκολα.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένο κείμενο κάνοντας κλικ στο Προσαρμογή κεφαλίδας ή Προσαρμογή υποσέλιδου Το
Μην συμβιβάζεστε με υπολογιστικά φύλλα με κακή εκτύπωση
Μπορεί να είναι απογοητευτικό να προσπαθείτε να κάνετε το υπολογιστικό φύλλο σας να φαίνεται καλό όταν το εκτυπώνετε - ειδικά αν πρέπει να το πάρετε σε μία σελίδα. Αλλά με μερικές τροποποιήσεις στις ρυθμίσεις και τη μορφή του εγγράφου σας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ωραία εκτύπωση! Μην ξεχάσετε να μάθετε και άλλες συμβουλές για την επιτυχία του Excel στο γραφείο όσο βρίσκεστε.
Έχετε άλλες συμβουλές για την εκτύπωση υπολογιστικών φύλλων από το Excel; Μοιραστείτε τα παρακάτω!
Συντελεστές εικόνας: επιχειρηματίας με ερωτηματικό από τον Dooder μέσω του Shutterstock
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Είναι εντάξει η εγκατάσταση των Windows 11 σε μη συμβατό υπολογιστή;Μπορείτε τώρα να εγκαταστήσετε τα Windows 11 σε παλαιότερους υπολογιστές με το επίσημο αρχείο ISO ... αλλά είναι καλή ιδέα να το κάνετε;
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Εκτύπωση
- Microsoft Excel
Ο Dann είναι σύμβουλος στρατηγικής περιεχομένου και μάρκετινγκ που βοηθά τις εταιρείες να δημιουργήσουν ζήτηση και πελάτες. Επίσης, γράφει ιστολόγια σχετικά με τη στρατηγική και το μάρκετινγκ περιεχομένου στο dannalbright.com.
Περισσότερα από τον Dann AlbrightΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή