Home-theater-designers
Η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια, οπότε μάθετε τη διαδικασία από την αρχή μέχρι το τέλος με αυτόν τον οδηγό.
Σχεδόν όλοι όσοι γνωρίζουν τη σουίτα του Office έχουν ακούσει για το Mail Merge, αλλά πολλοί δεν γνωρίζουν πώς ακριβώς διεξάγεται η διαδικασία. Είναι πιο εύκολο από όσο νομίζετε - αρκεί να είστε ξεκάθαροι για το πώς να ρυθμίσετε τα έγγραφά σας εκ των προτέρων και να τα συγχωνεύσετε στο Word.
Μόλις ξεκινήσετε, θα χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για να δημιουργήσετε τα πάντα προσαρμοσμένες κάρτες ευρετηρίου σε μαζική αποστολή στο χώρο εργασίας σας. Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι αποθαρρυντική μόνο για πρώτη φορά και μπορείτε να το αποδείξετε μόνοι σας δουλεύοντας σε αυτήν την περιήγηση.
Χρησιμοποιήσαμε το νέο Office 2016 για αυτόν τον οδηγό, αλλά η διαδικασία ισχύει για παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Word και του Excel.
Πώς να ρυθμίσετε το έγγραφο προέλευσης
Η αλληλογραφία συγχώνευσης συμπληρώνει καθορισμένα πεδία σε ένα έγγραφο με δεδομένα από άλλη πηγή, συνήθως μια βάση δεδομένων ή ένα υπολογιστικό φύλλο Το Το πρώτο βήμα προς μια επιτυχημένη συγχώνευση αλληλογραφίας είναι η ρύθμιση του εγγράφου προέλευσης και η διασφάλιση της μορφοποίησης του με τρόπο που μπορεί να κατανοήσει το Word.
Δεδομένου ότι είναι η πιο συνηθισμένη χρήση αυτής της τεχνικής, το παράδειγμά μας θα επικεντρωθεί στην τοποθέτηση μεμονωμένων ονομάτων και διευθύνσεων σε μια γενική μαζική αποστολή. Τα πεδία που θα συμπεριλάβουμε είναι το όνομα, η εταιρεία, η διεύθυνση, η πόλη, η πολιτεία και ο ταχυδρομικός κώδικας - αλλά αυτές οι λεπτομέρειες δεν είναι απαραίτητες, αρκεί να ακολουθείτε τη γενική διαδικασία.
Χρησιμοποιώντας το Excel
Εάν χρησιμοποιείτε το Excel για τη δημιουργία του εγγράφου προέλευσης, πρέπει απλώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα με όλες τις σχετικές πληροφορίες που ενδέχεται να συμπεριληφθούν σε αυτήν τη συγχώνευση αλληλογραφίας ή μια μελλοντική αλληλογραφία.
Η βασική ιδέα εδώ είναι να χωρίσετε τις διάφορες πληροφορίες σας σε ξεχωριστές στήλες και να δώσετε στον καθένα μια κατάλληλη κεφαλίδα. Αυτό καθιστά εύκολο να επιλέξετε και να επιλέξετε από αυτές τις λεπτομέρειες αργότερα, καθιστώντας δυνατή τη χρήση του ίδιου εγγράφου προέλευσης για να δημιουργήσετε οτιδήποτε από ένα σήμα ταυτότητας έως μια ετικέτα διεύθυνσης.
Στη συνέχεια, επιλέξτε όλα τα δεδομένα σας (συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων στήλης) και μεταβείτε στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι καρτέλα και επιλέξτε Ορισμός ονόματος Το
Θα σας ζητηθεί ένα όνομα για το σύνολο δεδομένων σας, οπότε επιλέξτε κάτι κατάλληλο. Εάν είναι πιθανό να επιβλέπετε πολλά έργα συγχώνευσης αλληλογραφίας για διαφορετικές αλληλογραφίες, είναι συνετό να προσθέσετε κάτι αναγνωρίσιμο για να τα διαφοροποιήσετε περαιτέρω στη γραμμή. Μόλις γίνει αυτό, αποθηκεύστε την εργασία σας και κλείστε το υπολογιστικό φύλλο.
Χρήση του Word
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο Word ως έγγραφο προέλευσης, αλλά απαιτεί λίγο περισσότερη προσπάθεια. Θα χρειαστεί στρώστε ένα τραπέζι για να διατηρήσετε τα πράγματα στη διάθεση σας , οπότε κατευθυνθείτε προς το Εισάγετε καρτέλα, βρείτε το Πίνακες και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού. Ορίστε το μέγεθος του πίνακα που απαιτείται για το έργο σας και, στη συνέχεια, ξεκινήστε να τον γεμίζετε με τα δεδομένα σας.
απεριόριστη μουσική amazon έναντι κορυφαίας μουσικής
Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε πολύ για τη μορφοποίηση εδώ, καθώς αυτό το έγγραφο προορίζεται αποκλειστικά για να λειτουργήσει ως αρχείο προέλευσης για τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας. Ωστόσο, η ακρίβεια είναι το κλειδί, οπότε βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα σας έχουν τοποθετηθεί στις σωστές στήλες και έχουν σωστό τίτλο. Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε το έγγραφο και κλείστε το προς το παρόν.
Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας
Ανοίξτε το Word και δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο. Προχωρήστε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και κάντε κλικ στο Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε το έργο που θέλετε.
Εδώ είναι που η διαδικασία μπορεί να αποκλίνει λίγο, ανάλογα με το τι θέλετε να φτιάξετε. Αν έφτιαχνα μια ετικέτα ή κάτι άλλο που θα μπορούσε να τυπωθεί σε μη τυποποιημένο χαρτί, θα μου παρουσιαζόταν μια άλλη οθόνη που θα μου επέτρεπε να ορίσω κάποιες πρόσθετες επιλογές εκτύπωσης.
δωρεάν ταινίες στο διαδίκτυο χωρίς εγγραφή ή εγγραφή
Σε αυτήν την περίπτωση, επιλέξτε το Προκαθορισμένο δίσκο, εκτός εάν έχετε λόγους να κάνετε διαφορετικά και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον κατάλληλο αριθμό προϊόντος έτσι ώστε το Word να μπορεί να εφαρμόσει το σωστό πρότυπο.
Εισαγωγή δεδομένων προέλευσης
Με αυτά τα θεμέλια, μπορούμε τώρα να ξεκινήσουμε την εισαγωγή πληροφοριών που καταχωρίσαμε στο έγγραφο προέλευσης στην αρχή της διαδικασίας. Προχωρήστε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα για άλλη μια φορά, κάντε κλικ στο Επιλέξτε Παραλήπτες και επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας Το
Μεταβείτε στο έγγραφο προέλευσης, είτε δημιουργήθηκε στο Word είτε στο Excel - η σουίτα του Microsoft Office θα συνεργαστεί όμορφα στις περισσότερες περιπτώσεις. Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστικό φύλλο, θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε ποιον πίνακα επιλέγετε και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο έχει επισημανθεί Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στήλης είναι τσιμπημένο. Τώρα πηγαίνετε στο Γράψτε και εισαγάγετε πεδία τμήμα του ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και κάντε κλικ στο Αποκλεισμός διευθύνσεων (ή ό, τι έχει νόημα για το έργο σας).
Εδώ, θα μπορείτε να ρυθμίσετε με ακρίβεια ποια πεδία μεταφέρονται από το έγγραφο προέλευσης στην οριστικοποιημένη αλληλογραφία σας. Για ακόμη περισσότερες επιλογές σε αυτό το στάδιο, θα μπορούσαμε να προσθέσουμε το πρώτο, το μεσαίο και το επώνυμο των παραληπτών μας ως μεμονωμένες στήλες, γεγονός που θα επέκτεινε τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών στο Εισαγάγετε το όνομα του παραλήπτη σε αυτήν τη μορφή πεδίο. Ωστόσο, αυτό είναι απολύτως προαιρετικό.
Το εργαλείο αποκλεισμού διευθύνσεων είναι εξαιρετικό για όσους θέλουν να επιταχύνουν τη συγχώνευση αλληλογραφίας, αλλά αν θέλετε να το ορίσετε πώς ακριβώς διαμορφώνεται το έγγραφό σας , σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης επιλογή κάτω από το Γράψτε και εισαγάγετε πεδία τμήμα για να τοποθετήσετε κάθε πεδίο με το χέρι. Αφού εισαγάγετε τα πεδία σας στο έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να δείτε πώς θα εκτυπωθεί μόλις συμπληρωθεί.
Τώρα είναι η ώρα να κάνετε τυχόν τροποποιήσεις μορφοποίησης που ίσως χρειαστεί να εκτελέσετε. αλλάζοντας τη γραμματοσειρά, προσαρμόζοντας τον τρόπο με τον οποίο κάθε πεδίο θα τοποθετηθεί στη σελίδα και κάθε αισθητική ανθίζει που θέλετε να προσθέσετε. Μόλις τελειώσετε, μεταβείτε στην καρτέλα Αλληλογραφία για άλλη μια φορά και κάντε κλικ Τέλος & Συγχώνευση σύμφωνα με το Φινίρισμα Ενότητα. Τα συμπληρωμένα έγγραφά σας θα πρέπει να είναι έτοιμα και να σας περιμένουν για εκτύπωση και αποστολή.
Για κάτι λίγο πιο απλό, δείτε τους καλύτερους κατασκευαστές ετικετών που μπορείτε να αγοράσετε.
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 5 Συμβουλές για την υπερφόρτιση των μηχανών σας VirtualBox LinuxΈχετε κουραστεί από τις κακές επιδόσεις που προσφέρουν οι εικονικές μηχανές; Δείτε τι πρέπει να κάνετε για να αυξήσετε την απόδοση του VirtualBox.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Συγχώνευση αλληλογραφίας
- Microsoft Office 2016
Άγγλος συγγραφέας με έδρα στις ΗΠΑ. Βρείτε με στο Twitter μέσω του @radjonze.
Περισσότερα από τον Μπραντ ΤζόουνςΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή