Home-theater-designers
Το Mail Merge είναι ένας από τους παλιούς φίλους που δεν έχετε καλέσει εδώ και χρόνια. Υποτιμημένο και αγνοημένο, μέχρι την ημέρα που τα χρειάζεσαι πολύ.
Απλώς δεν συνειδητοποιείτε τις δυνατότητές του μέχρι να σας ανατεθεί η δουλειά της διαχείρισης μερικών εκατοντάδων προσκλήσεων την τελευταία στιγμή. Maybeσως, είναι ένα σωρό προσκλήσεις γάμου ή ένα κόκκινο συναγερμό για μια επικείμενη αποκάλυψη ζόμπι. Or, θα μπορούσε να είναι κάτι αβλαβές - όπως η εκτύπωση μιας δέσμης ετικετών διευθύνσεων και διακριτικών ονομάτων.
Μην ανησυχείτε. Μπορείτε να στείλετε εξατομικευμένα μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Microsoft Outlook 2016 σε λίγα λεπτά με λίγα κλικ. Και σώστε τη μέρα.
Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας;
Πριν προχωρήσω, η συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιείται όταν θέλετε να δημιουργήσετε πολλά έγγραφα που είναι βασικά τα ίδια, αλλά όπου κάθε έγγραφο περιέχει μοναδικές λεπτομέρειες. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μοιράζονται την ίδια μορφή και το ίδιο κείμενο και γραφικά εάν υπάρχουν. Για παράδειγμα, οι προσκλήσεις όπου το κείμενο παραμένει το ίδιο, αλλά το όνομα, η διεύθυνση ή ακόμα και τα bit του θέματος είναι μοναδικά για το καθένα.
Συγχώνευση αλληλογραφίας - σε αντίθεση με την αποστολή μηνύματος σε μια ομάδα ατόμων - καθιστά κάθε παραλήπτη του μηνύματος μοναδικό παραλήπτη Το
Η καλύτερη χρήση που έχω βρει μέχρι τώρα για αυτούς - χρησιμοποιήστε το μαζικό email ως εργαλείο αναζήτησης εργασίας με προσαρμοσμένες λεπτομέρειες για κάθε εργοδότη.
Η δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας χρησιμοποιεί δύο μέρη:
- ο κύριο σταθερό έγγραφο (εδώ: Microsoft Word) όπου γράφετε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- ο μεταβλητή πηγή δεδομένων (εδώ: Επαφές Microsoft Outlook) που είναι συνήθως η διεύθυνση και το όνομα του παραλήπτη.
Αυτά τα δύο «συγχωνεύονται». Με το Outlook να αποτελεί μέρος της σουίτας του Microsoft Office, μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα για αποστολή μαζικών μηνυμάτων, το καθένα εξατομικευμένο για διαφορετική επαφή. Δεν είναι spamming, αν και υποθέτω σε λάθος χέρια, η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να χαλίσει βόμβα με ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ο καλύτερος κωδικός για το raspberry pi 3
Το Microsoft Office σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε διαφορετικές πηγές δεδομένων για τις λεπτομέρειες της διεύθυνσης - για παράδειγμα, μπορείτε χρησιμοποιήστε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ή ακόμα και μια βάση δεδομένων της Access. Εδώ, θα χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Microsoft Outlook για να στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προετοιμάστε την ομάδα των επαφών σας για τη συγχώνευση αλληλογραφίας
Λοιπόν, ας αναλύσουμε τα βήματα μετά την εκκίνηση του Microsoft Outlook.
1. Ανοίξτε Ανθρωποι για να εμφανίσετε τη λίστα των επαφών σας.
Επιλέξτε τις επαφές (CTRL + Click) που θέλετε να συμπεριλάβετε στη λίστα εξατομικευμένων email. Για να διευκολύνετε τη διαχείριση μιας τεράστιας λίστας, χρησιμοποιήστε το Είδος διαθέσιμες επιλογές (κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα Ολα ). Για να το κάνετε πιο διαχειρίσιμο, μπορείτε ταξινόμηση κατά Κατηγορίες μέσω του ίδιου αναπτυσσόμενου μενού.
Σημειώστε: Η συγχώνευση αλληλογραφίας όχι εργασία με λίστες διανομής Το
2. Επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας από Κορδέλα> Αρχική σελίδα> Ομάδα ενεργειών Το
3. Στην οθόνη αλληλογραφίας συγχώνευσης επαφών που πρέπει να δείτε τώρα, επιλέξτε Μόνο επιλεγμένες επαφές εάν το εξατομικευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προορίζεται για μια επιλεγμένη ομάδα επαφών. Στην ενότητα Επιλογές συγχώνευσης παρακάτω, επιλέξτε τις ακόλουθες παραμέτρους.
- Είδος αρχείου: Φόρμα Γράμματα
- Παω σε: ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- Θέμα μηνύματος μηνύματος: Η γραμμή θέματος δεν θα αλλάξει για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
4. Κάντε κλικ Εντάξει και στη συνέχεια θα ξεκινήσει το Microsoft Word για να συνθέσετε το εξατομικευμένο μήνυμα.
Γράψτε το εξατομικευμένο μήνυμα στο Microsoft Word
Η καρτέλα 'Ταχυδρομεία' στη Κορδέλα βρίσκεται στην πρόσοψη και στο κέντρο. Εδώ, θα θέλετε να ξεκινήσετε το μαζικό email σας με μια εξατομικευμένη γραμμή χαιρετισμού Το Από το ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα στο Microsoft Word, επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού Το
Όπως μπορείτε να δείτε, το παράθυρο διαλόγου έχει προπληρωθεί με το όνομα του κ. Randall. Αυτό είναι απλώς ένα σύμβολο κράτησης θέσης για ονόματα από τη λίστα επαφών σας. Ακριβώς κάτω από αυτό, μπορείτε να ελέγξετε μια προεπισκόπηση των ονομάτων από τη λίστα σας. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις καταχωρήσεις με τις επιλογές που δίνονται εδώ.
Σημειώστε ότι τα πεδία συγχώνευσης προέρχονται από τις επικεφαλίδες στηλών στη λίστα αλληλογραφίας σας. Έτσι, εάν υπάρχει αναντιστοιχία, χρησιμοποιήστε Πεδία αντιστοίχισης για να διασφαλιστεί ότι η συγχώνευση παραμένει ακριβής. Εάν ένα πεδίο που θέλετε λέει 'Δεν ταιριάζει', επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα για αυτό το πεδίο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της στήλης που ταιριάζει με αυτήν τη στήλη στη λίστα σας.
Όταν κάνετε κλικ Εντάξει και βγείτε από εδώ, τοποθετείται ένα σύμβολο κράτησης για τη γραμμή χαιρετισμού (Αγαπητέ κ.…) στο έγγραφο του Word.
Να το θυμασαι: Μπορείτε να εισαγάγετε επιπλέον πληροφορίες στο έγγραφο με επιπλέον πεδία.
Κάντε κλικ στο Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης. Αυτά τα δεδομένα πρέπει να υπάρχουν στην αρχική σας προέλευση δεδομένων, στην περίπτωση αυτή, τις πληροφορίες Επαφών στο Microsoft Outlook. Παραδείγματα περιλαμβάνουν - διεύθυνση σπιτιού, τηλέφωνο σπιτιού, τίτλος εργασίας κ.λπ. Μπορείτε να δείτε την πλήρη λίστα όταν κάνετε κλικ στο μικροσκοπικό αναπτυσσόμενο βέλος.
Μορφοποιήστε τον χαιρετισμό. Για να μορφοποιήσετε τη γραμμή χαιρετισμού με τον τρόπο που θέλετε, επισημάνετε ολόκληρο το πεδίο, συμπεριλαμβανομένων των σημείων σε κάθε άκρο. μεταβείτε στο Σπίτι και χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς. Επίσης, ρυθμίστε το Διάστιχο για να βεβαιωθείτε ότι η απόσταση γραμμών ταιριάζει με την απόσταση στο υπόλοιπο έγγραφό σας.
Πληκτρολογήστε το μήνυμα τώρα
Η αρχή του μηνύματος είναι το<>σύμβολο κράτησης θέσης ή/και οποιοδήποτε άλλο πεδίο εισαγάγατε με τη βοήθεια επιπλέον πεδίων συγχώνευσης. Συνθέστε το μήνυμά σας. Θυμηθείτε, αυτό είναι το μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα καλύτερά του. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε όλη την εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να συγκεντρώσετε.
Όταν ολοκληρωθεί το σώμα του email, κάντε κλικ στο Τέλος & Συγχώνευση> Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Το
ο Μεταβείτε στο E-mail ανοίγει το παράθυρο διαλόγου. Κάντε κλικ Εντάξει Το
Στη συνέχεια, το MS Word κάνει τη δουλειά της αυτόματης δημοσίευσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φλας. Το Word στέλνει ένα μεμονωμένο email σε κάθε διεύθυνση. Δεν μπορείτε να κάνετε CC ή BCC άλλους παραλήπτες και εσείς δεν είναι δυνατή η προσθήκη συνημμένων στο email
Μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο που χρησιμοποιήσατε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, καθώς αποθηκεύει επίσης το σύνδεσμο με την πηγή δεδομένων, δηλαδή τις επαφές. Όταν ανοίγετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Ναί όταν το Word σας ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.
system_service_exception windows 10
Προσθέστε αυτό το Timesaver στο σύνολο εργαλείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Μόλις το μάθετε, η όλη διαδικασία διαρκεί μόλις λίγα λεπτά από την αρχή έως το τέλος. Ταυτόχρονα, απαιτείται η σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα μόνο άτομο, τώρα μπορείτε να το κάνετε για μια ομάδα. Δεν έχει σημασία πόσο μεγάλη είναι η ομάδα.
Επίσης, είναι καλή συμπεριφορά ομαδικής αλληλογραφίας να χρησιμοποιείτε το όνομα ενός παραλήπτη ως χαιρετισμό. Δίνει μια πιο προσωπική πινελιά στο email. Κάτι, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου CC-ed λείπει πολύ.
Στη συνέχεια, μπορείτε να δοκιμάσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να εκτυπώσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους. Μπορεί επίσης να θέλετε να μάθετε για εύκολες μέθοδοι για τη συγχώνευση αρχείων PST του Microsoft Outlook Το Είστε πεινασμένοι για περισσότερες συμβουλές Outlook; Τότε ήρθε η ώρα να εξερευνήσετε τις ελάχιστα γνωστές δυνατότητες του Outlook!
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στο ενσωματωμένο επίπεδο φυσαλίδων της Google στο AndroidΕάν χρειαστήκατε ποτέ να βεβαιωθείτε ότι κάτι είναι στο ίδιο επίπεδο, μπορείτε τώρα να λάβετε ένα επίπεδο φυσαλίδων στο τηλέφωνό σας σε δευτερόλεπτα.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Επικοινωνήστε με τη Διοίκηση
- Πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας
- Microsoft Outlook
- Συγχώνευση αλληλογραφίας
- Microsoft Office 2016
Ο Saikat Basu είναι αναπληρωτής συντάκτης για το Διαδίκτυο, τα Windows και την παραγωγικότητα. Μετά την αφαίρεση της βρωμιάς ενός MBA και μιας δεκαετούς καριέρας μάρκετινγκ, είναι τώρα παθιασμένος με το να βοηθήσει τους άλλους να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους στην αφήγηση. Αναζητά το χαμένο κόμμα της Οξφόρδης και μισεί τα κακά στιγμιότυπα οθόνης. Αλλά οι ιδέες για τη φωτογραφία, το Photoshop και την παραγωγικότητα καταπρανουν την ψυχή του.
Περισσότερα από τον Saikat BasuΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή