Home-theater-designers
Η κοινή χρήση εγγράφων στο Google Drive δεν είναι πλέον νέα. Και βελτιώθηκε μόλις η απομακρυσμένη εργασία αγγίζει όλες τις γωνιές του πλανήτη. Είναι καλά νέα για εμάς καθώς ένας απλός κοινόχρηστος φάκελος του Google Drive ανοίγει τόσες πολλές ιδέες συνεργασίας σε διάφορους τομείς.
Εξακολουθείς να το παίρνεις; Αυτές οι δέκα συμβουλές θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε κοινά αρχεία λίγο καλύτερα από σήμερα.
Τα βασικά της κοινής χρήσης του Google Drive
Μπορείτε να μοιραστείτε οποιοδήποτε αρχείο ή φάκελο. Πρέπει όμως να δώσετε προσοχή στα άτομα με τα οποία μοιράζεστε περιεχόμενο και στο επίπεδο δικαιωμάτων κοινής χρήσης που επιτρέπετε στο Google Drive.
Το βίντεο δύο λεπτών συνοψίζει τη διαδικασία.
Ως κάτοχος, μπορείτε να δώσετε σε άλλους πλήρη κυριότητα ενός αρχείου ή κάποιο επίπεδο προβολής και επεξεργασίας.
- Μπορεί να επεξεργαστεί: Το συνεργατικό υπολογιστικό φύλλο στο οποίο εργάζεστε με την ομάδα σας.
- Μπορεί να σχολιάσει: Το προσχέδιο του βιβλίου που γράφετε. Άλλοι μπορούν να δουν και να προσθέσουν σχόλια στο αρχείο, αλλά δεν μπορούν να το επεξεργαστούν. Οι φάκελοι δεν έχουν σχόλια.
- Μπορεί να δει: Η πρόσκληση για το πάρτι του Σαββατοκύριακου που μόλις κάνατε με την παρουσίαση.
Ακολουθεί ένα γράφημα που συγκρίνει την πρόσβαση για έναν θεατή, σχολιαστή, επεξεργαστή ή κάτοχο:
Πηγή: Υποστήριξη Google
1. Πώς να απενεργοποιήσετε την αντιγραφή, λήψη και εκτύπωση κοινόχρηστων αρχείων;
Μπορείτε να απαγορεύσετε τη λήψη, εκτύπωση και αντιγραφή κοινόχρηστων αρχείων. Η προηγμένη λειτουργία διαχείρισης δικαιωμάτων πληροφοριών καταργεί αυτές τις επιλογές από το μενού του προγράμματος προβολής. Αυτό είναι ένα άλλο επίπεδο ελέγχου των εγγράφων σας.
Ανοίξτε το Google Drive. Επιλέξτε το κοινόχρηστο αρχείο και κάντε κλικ στο Μερίδιο εικονίδιο επάνω δεξιά.
Στο Μοιραστείτε με άτομα και ομάδες παράθυρο διαλόγου, προσθέστε το όνομα των συνεργατών. Ορίστε το επίπεδο άδειας των συνεργατών σας από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο πεδίο ονόματος. Τα δικαιώματα κοινής χρήσης του Google Drive είναι Συντάκτης , Θεατής , Σχόλιο Το
Η αποστολή ειδοποίησης και προσωπικού μηνύματος είναι προαιρετική. Τώρα, μπορεί να θέλετε να απενεργοποιήσετε τη λήψη, την εκτύπωση ή το αντίγραφο του κοινόχρηστου αρχείου. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Gear για να εμφανίσετε δύο ακόμη δικαιώματα που μπορείτε να καταργήσετε για να ενισχύσετε το απόρρητο του εγγράφου σας.
Επιστρέψτε στο προηγούμενο παράθυρο διαλόγου με ένα κλικ στο βέλος και, στη συνέχεια, στείλτε το αρχείο στον συνεργάτη σας.
Οι θεατές θα δουν το Οι επιλογές εξαγωγής απενεργοποιήθηκαν ειδοποίηση στο επάνω μέρος των μενού Αρχείο και Επεξεργασία. Οι επιλογές αντιγραφής, εκτύπωσης και λήψης είναι επίσης γκρι για τα συγκεκριμένα έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις.
Σημειώστε ότι όσοι έχουν δικαιώματα 'επεξεργασίας' θα μπορούν να κάνουν λήψη, εκτύπωση και αντιγραφή του αρχείου σας, ακόμη και αν αυτή η ρύθμιση είναι ενεργοποιημένη.
2. Κοινή χρήση φακέλου με χρήστες που δεν ανήκουν στην Google
Οι φίλοι και οι συνάδελφοί σας δεν χρειάζονται Λογαριασμό Google για την προβολή φακέλου ή εγγράφου Google Drive. Μπορείτε να στείλετε μια πρόσκληση στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Or χρησιμοποιήστε έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο.
Οι χρήστες και οι συνεργάτες του λογαριασμού εκτός Google μπορούν να δουν το αρχείο μόνο ανεξάρτητα από το δικαίωμα που έχετε ορίσει.
Η κοινή χρήση μέσω δημόσιου συνδέσμου αποτελεί κίνδυνο ασφαλείας για ευαίσθητα έγγραφα, επειδή οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο. Χρησιμοποιήστε το λοιπόν σε δημόσια συνομιλία, email ή κοινωνικά μέσα μόνο αν το έγγραφο μπορεί να προβληθεί από οποιονδήποτε.
3. Κατεβάστε έναν κοινόχρηστο φάκελο Google Drive
Το Google Drive σάς επιτρέπει να κατεβάσετε ολόκληρο το περιεχόμενο ενός κοινόχρηστου φακέλου ως αρχείο ZIP. Αυτό είναι χρήσιμο για την αποθήκευση τοπικών αντιγράφων κοινών εγγράφων. Η δομή του φακέλου με τυχόν υποφακέλους διατηρείται στο αρχείο.
τι σημαίνει emoji στα γραπτά μηνύματα
Παω σε Μοιράστηκε μαζί μου Στο Google Drive σας. Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Κατεβάστε Το
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο τριπλών κουκίδων στη γραμμή εργαλείων για λήψη του φακέλου.
Εάν κατεβάσετε ένα Έγγραφο Google, ένα Φύλλο ή μια Διαφάνεια, θα γίνει λήψη ως έγγραφο του Office. Όλα τα άλλα αρχεία θα κατεβάσουν στην εγγενή τους μορφή.
4. Μεταβίβαση ιδιοκτησίας αρχείων σε κάποιον άλλο
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τη μεταβίβαση της κυριότητας των εγγράφων σε κάποιον άλλο. Maybeσως κάποιος άλλος αναλαμβάνει ένα έργο. Σως κάποιος να σε απέλυσε. Για μια καλύτερη σημείωση, πρόκειται να κάνετε διακοπές και απλά θέλετε να παραδώσετε την ευθύνη για τα κοινά έγγραφα. Η διαδικασία ψηφιακής «παράδοσης» εγγράφων και φακέλων του Google Drive είναι εύκολη.
Ανοίξτε το Google Drive. Επιλέξτε τον κοινόχρηστο φάκελο ή αρχείο στα Έγγραφα, Φύλλα ή Παρουσιάσεις και κάντε κλικ στο Μερίδιο εικονίδιο επάνω δεξιά. Όταν ο υποθετικός κάτοχος δεν έχει πρόσβαση σε κοινή χρήση… προσκαλέστε πληκτρολογώντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο «Κοινή χρήση με άτομα και ομάδα». Τότε Αποθηκεύσετε Το
δυστυχώς, το google play store σταμάτησε
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο όνομα του ατόμου που θέλετε να είναι κάτοχος του αρχείου ή του φακέλου. Επιλέγω Κάντε Ιδιοκτήτη Το
Ο ρόλος σας αλλάζει από έναν κάτοχο σε έναν επεξεργαστή μετά τη μεταβίβαση της ιδιοκτησίας. Ένα αναδυόμενο μήνυμα σας ειδοποιεί ότι «Ο νέος κάτοχος θα ειδοποιηθεί και θα μπορούσε να σας αφαιρέσει. Μπορεί επίσης να χάσετε τη δυνατότητα αλλαγής των ρυθμίσεων κοινής χρήσης. '
Σημείωση: Δεν μπορείτε να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία ενός συγχρονισμένου ή μεταφορτωμένου αρχείου (όπως ένα PDF ή ένα αρχείο εικόνας).
5. Πώς να ζητήσετε πρόσβαση σε κοινόχρηστα αρχεία;
Όταν προσπαθείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα αρχείο μέσω κοινόχρηστου συνδέσμου, ενδέχεται να δείτε ένα μήνυμα που λέει 'Χρειάζεστε πρόσβαση'.
Μερικές φορές, οι κάτοχοι μοιράζονται έναν σύνδεσμο πριν ορίσουν τα δικαιώματα. Επίσης, μπορεί να θέλετε να ανοίξετε το αρχείο με εναλλακτικό αναγνωριστικό Google. Είναι εύκολο να ζητήσετε πρόσβαση με ένα μόνο κλικ.
Στην επιφάνεια εργασίας:
- Ανοίξτε έναν σύνδεσμο προς το αρχείο.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αίτημα πρόσβασης.
Στο κινητό:
Με την εφαρμογή Drive για Android ή iOS, μπορείτε να ζητήσετε πρόσβαση με ένα μόνο πάτημα όταν εμφανιστεί το μήνυμα 'Δεν είναι δυνατή η πρόσβαση στο έγγραφο'. Η αίτηση άδειας θα στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κάτοχο μέσα από την εφαρμογή. Οι κάτοχοι αρχείων λαμβάνουν αμέσως ειδοποίηση σε Android και iOS.
Κατεβάστε: Google Drive για Android | ios (Ελεύθερος)
6. Αναζήτηση για Συνεργάτη
Η κοινή χρήση ενός εγγράφου με 10 μέλη είναι εύκολη. Κοινή χρήση με 50 κλήσεις για περισσότερο προγραμματισμό. Η διαχείριση κοινών αρχείων σημαίνει επίσης παρακολούθηση ποιος συνεργάτης εργάζεται σε ποιο έγγραφο.
Παω σε Δείτε λεπτομέρειες (Κάντε κλικ στο εικονίδιο 'I' στη γραμμή εργαλείων). Περιηγηθείτε στο Δραστηριότητα καρτέλα για να δείτε γρήγορα ποια αρχεία έχετε μοιραστεί, πρόσφατα.
Κάντε κλικ στο Μοιράστηκε μαζί μου στην αριστερή πλευρική γραμμή του Google Drive. Θα λάβετε μια λίστα με όλα τα έγγραφα στα οποία μοιράζεστε πρόσβαση.
Χρησιμοποιήστε την Αναζήτηση Google Drive και τα προηγμένα φίλτρα της. Τα οφέλη παραγωγικότητας δεν θα αποτελέσουν έκπληξη για όσους γνωρίζουν τα φίλτρα Gmail.
Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης στο επάνω μέρος του Google Drive. Η αναζήτηση του Google Drive αναζητά επίσης το σώμα του εγγράφου για λέξεις που θέλετε να αναζητήσει.
Μπορείτε να αναζητήσετε τις πρώτες 100 σελίδες οποιωνδήποτε εγγράφων κειμένου ή PDF που βασίζονται σε κείμενο που έχετε ανεβάσει. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε κείμενο που βρίσκεται στις πρώτες 10 σελίδες των PDF εικόνων. Αντί να σκάψετε σε φακέλους, χρησιμοποιήστε αυτήν την ισχυρή δυνατότητα για να φτάσετε γρήγορα σε ένα αρχείο.
Ενώ βρίσκεστε στο Google Drive, πατήστε το κλειδί προς τα εμπρός κάθετο για να τοποθετήσετε τον κέρσορα ακριβώς στο πλαίσιο αναζήτησης. Κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο βέλος στο πλαίσιο αναζήτησης για να αποκαλύψετε τα βασικά φίλτρα αναζήτησης. Η εκμάθηση μερικών χειροκίνητων παραμέτρων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο.
Για παράδειγμα: Για να βρείτε έγγραφα που μοιραστήκατε με κάποιον χρησιμοποιήστε το | _+_ |.
Βοήθεια Google έχει την πλήρη λίστα στην ενότητα 'Σύνθετη αναζήτηση στο Google Drive'.
7. Απλοποιήστε την κοινή χρήση δημιουργώντας ομάδες επαφών
Με τις επαφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν χρειάζεται να ορίσετε μεμονωμένα δικαιώματα εγγράφου για τα μέλη της ομάδας σας. Μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε Ετικέτες που είναι μια συλλογή επαφών σε συγκεκριμένες ομάδες email.
Συνδεθείτε Επαφές Google Το Στην αριστερή πλευρική γραμμή, κάντε κλικ Δημιουργία ετικέτας Το
Δώστε του ένα περιγραφικό όνομα σύμφωνα με το έργο της ομάδας. Anything οτιδήποτε άλλο που τους καθιστά εύκολο να θυμηθούν. Μπορείς ονομασίες ετικετών κατά δικαιώματα για να τους θυμάται εύκολα. Οποιαδήποτε επαφή μπορεί να είναι μέρος πολλαπλών ετικετών.
Για παράδειγμα: Project.view ή Project.edit
Εισαγάγετε τις ετικέτες στο πεδίο ρυθμίσεων κοινής χρήσης αρχείου ή φακέλου στο Google Drive.
8. Δείτε τον αριθμό προβολών ενός κοινόχρηστου εγγράφου
Η Google διατηρεί ένα ιστορικό εκδόσεων, αλλά δεν υπάρχει τρόπος να δείτε πόσες φορές έχει προβληθεί ένα κοινόχρηστο έγγραφο. Πήρα την απάντηση σε αυτήν την ερώτηση από έναν παλιό Stack Exchange συζήτηση.
Υποβάλετε τον σύνδεσμο του εγγράφου σας στο http://goo.gl υπηρεσία συντόμευσης URL και κοινοποιήστε μόνο αυτήν τη διεύθυνση URL. Αυτή η υπηρεσία παρέχει πληροφορίες σχετικά με το πόσες φορές έγινε κλικ στον σύνδεσμο, το οποίο είναι σχεδόν τόσο κοντά όσο μπορείτε να μάθετε πόσες φορές έγινε πρόσβαση στο έγγραφό σας.
Η Google έκλεισε την υποστήριξη για τη δική της συντόμευση URL. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις Μικροσκοπικά αντι αυτου. Αυτό είναι χρήσιμο σε περιπτώσεις όπου μπορεί να θέλετε να μοιραστείτε ένα έγγραφο δημόσια και να ελέγξετε την απάντηση. Λάβετε υπόψη ότι τα δημόσια έγγραφα και αρχεία εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης.
Μερικές ιδέες για κοινή χρήση δημοσίως:
- Ανεβάστε και μοιραστείτε ένα eBook.
- Δοκιμάστε την αρχική απάντηση σε ένα δημιουργικό προϊόν.
- Εκδώστε μια παρουσίαση Παρουσιάσεις για δημόσια προβολή (όπως το SlideShare).
- Βρείτε ανοιχτό εκπαιδευτικό περιεχόμενο.
Υπόδειξη: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια απλή Αναζήτηση ιστότοπου Google για αναζήτηση δημόσιων εγγράφων. Π.χ. τοποθεσία λέξεων -κλειδιών: drive.google.com
9. Μοιραστείτε το με το Slack
Εάν δεν εργάζεστε ακόμα με το Slack, ήρθε η ώρα να το παρουσιάσετε στην ομάδα σας. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να κάνετε τις αγαπημένες σας υπηρεσίες να λειτουργούν με το Slack. Η ενσωμάτωση του Google Drive είναι μεταξύ των δημοφιλών.
Το Slack σάς επιτρέπει να εισάγετε αρχεία Google Drive και να τα μοιράζεστε μέσω του Slack. Όλα τα εισαγόμενα αρχεία Google Drive είναι επίσης ευρετηριασμένα από το Slack για εύκολη αναζήτηση και αναφορά. Τα αρχεία δεν αποθηκεύονται στο Slack --- εξακολουθούν να παραμένουν στους φακέλους σας στο Google Drive. Ο Slack λειτουργεί ως αγωγός.
Ένα μικρό παράδειγμα: Επικολλήστε έναν σύνδεσμο σε ένα έγγραφο Google στο chatroom του Slack. Το Slack εμφανίζει ένα απόσπασμα περιεχομένου από το αρχείο κάτω από το σύνδεσμο μόλις ενσωματωθεί. Αυτό είναι πιο χρήσιμο από την απλή κοινή χρήση τυφλών συνδέσμων.
Κέντρο βοήθειας Slack δείχνει πώς μπορείτε να συνδέσετε το Google Drive στο Slack με δύο εύκολους τρόπους.
10. Μοιραστείτε τα Έγγραφα Google από το Microsoft Office
Google Drive έναντι Microsoft Word μπορεί να είναι μια καθημερινή περίοδος δύο σουίτες γραφείου, αλλά οι δύο δυνάμεις επιτέλους παίζουν ωραία. Μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία Word, Excel και PowerPoint στο Google Drive και να τα δουλέψετε στο cloud, όπως θα κάνατε σε οποιοδήποτε άλλο κοινόχρηστο αρχείο του Google Drive.
Όλες οι ενημερώσεις αποθηκεύονται στα αρχεία στην αρχική τους μορφή. Τα έγγραφα του Office που είναι αποθηκευμένα στο Drive ελέγχονται επίσης από έκδοση. Μπορείτε να παρακολουθήσετε προηγούμενες εκδόσεις ενός αρχείου Office ή να επιστρέψετε σε μια παλαιότερη έκδοση.
δημιουργήστε ένα δίσκο εκκίνησης των Windows 7
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένα εργαλεία του Google Drive, όπως ένα πρόσθετο ή μεταφράσεις, απλώς μετατρέψτε το αρχείο Microsoft σε Έγγραφο Google. Διαφορετικά, δεν χρειάζεται να κάνετε τον κόπο να αλλάξετε τη μία μορφή στην άλλη.
Η κοινή χρήση αρχείων στο Google Drive είναι εύκολη
Επίσης έχει γίνει πιο απλό. Υπάρχουν μερικά ακόμη Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις του Google Drive για να κάνετε τη ροή εργασίας σας πιο ομαλή. Αφιερώστε λίγο χρόνο στις δυνατότητες συνεργασίας του Google Drive καθώς η αρμονία της ομαδικής εργασίας εξαρτάται από αυτό.
Ως γέφυρα συνεργασίας, το Google Drive θα πρέπει να είναι μέρος της εγκατάστασης απομακρυσμένης εργασίας σας σε ένα γραφείο στο σπίτι ή οπουδήποτε αλλού στον κόσμο.
Πίστωση εικόνας: παζλ από τον Rido μέσω του Shutterstock
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 6 Ακουστικές εναλλακτικές λύσεις: Οι καλύτερες δωρεάν ή φτηνές εφαρμογές ηχητικών βιβλίωνΕάν δεν θέλετε να πληρώνετε για ηχητικά βιβλία, εδώ είναι μερικές εξαιρετικές εφαρμογές που σας επιτρέπουν να τα ακούτε δωρεάν και νόμιμα.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Έγγραφα Google
- Εργαλεία συνεργασίας
- Διαχείριση αρχείων
- Κοινή χρήση αρχείων
- Google Drive
- Cloud Storage
Ο Saikat Basu είναι αναπληρωτής συντάκτης για το Διαδίκτυο, τα Windows και την παραγωγικότητα. Μετά την αφαίρεση της βρωμιάς ενός MBA και μιας δεκαετούς καριέρας μάρκετινγκ, είναι τώρα παθιασμένος με το να βοηθήσει τους άλλους να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους στην αφήγηση. Αναζητά το χαμένο κόμμα της Οξφόρδης και μισεί τα κακά στιγμιότυπα οθόνης. Αλλά οι ιδέες για τη φωτογραφία, το Photoshop και την παραγωγικότητα καταπρανουν την ψυχή του.
Περισσότερα από τον Saikat BasuΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή