Home-theater-designers
Το Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικό πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων γενικής χρήσης. Δεδομένου του πόσο εύκολη είναι η χρήση, τα λάθη είναι πιθανό να συμβούν ενώ δημιουργούνται πιο περίπλοκα υπολογιστικά φύλλα.
Μερικά από τα πιο κοινά λάθη περιλαμβάνουν πολύπλοκες σχέσεις, κρυφές πληροφορίες, ακατανόητους υπολογισμούς ή απλά λάθη. Για να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε σταθερά καλά αρχεία Microsoft Excel, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει πάντα να έχετε κατά νου.
Πώς να προετοιμάσετε ένα καλό υπολογιστικό φύλλο;
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε ένα οργανωτικό πρότυπο πριν ξεκινήσετε την ανάπτυξη του υπολογιστικού φύλλου σας. Εάν εργάζεστε σε επαγγελματικό περιβάλλον, αυτό το οργανωτικό πρότυπο θα θέσει τη βάση για όλους τους χρήστες που θα χρησιμοποιούν/εργάζονται στο υπολογιστικό φύλλο σας.
Ένα κοινό πρότυπο βελτιώνει την επικοινωνία σας με την ομάδα και θα εξοικονομήσει χρόνο ανάπτυξης.
ελέγξτε το email icloud στο τηλέφωνο Android
Τούτου λεχθέντος, είναι ζωτικής σημασίας να δημιουργήσετε το υπολογιστικό φύλλο σας έχοντας υπόψη το μέλλον. Πρέπει να είστε προετοιμασμένοι, καθώς σίγουρα θα συναντήσετε περιπτώσεις που δεν γνωρίζατε όταν ξεκινήσατε τη ρύθμιση του υπολογιστικού φύλλου.
Έχοντας κατά νου τις μελλοντικές αλλαγές, μπορείτε να κάνετε το φύλλο εργασίας σας πιο ανθεκτικό. Αυτό με τη σειρά του σημαίνει ότι χάνετε λιγότερο χρόνο για να δημιουργήσετε ένα φύλλο εργασίας αντικατάστασης.
Σχετίζεται με: Πώς να εργαστείτε με καρτέλες φύλλου εργασίας στο Microsoft Excel
Εκμεταλλευτείτε πολλά φύλλα εργασίας
Mightσως εκπλαγείτε να μάθετε πόσοι επαγγελματίες κάνουν αυτό το λάθος! Το Microsoft Excel προσφέρει πολλά φύλλα εργασίας και είναι σημαντικό να μάθετε πώς να τα χρησιμοποιείτε. Θα πρέπει να ξεκινήσετε τοποθετώντας διαφορετικούς τύπους δεδομένων σε διαφορετικά φύλλα εργασίας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρώτα δύο φύλλα εργασίας για τις βασικές πληροφορίες. τα ακόλουθα φύλλα εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για υπολογισμούς, ενώ το τελευταίο φύλλο χρησιμοποιείται συχνά για τα αποτελέσματα και τα γραφήματα.
Φυσικά, αυτό ποικίλλει επίσης ανάλογα με τον τύπο της εργασίας που κάνετε και το τι σας βολεύει περισσότερο. Λάβετε υπόψη ότι η ύπαρξη πολλών πινάκων ανά φύλλο εργασίας μπορεί να προκαλέσει πολλά προβλήματα όταν προσπαθείτε να τα ταξινομήσετε, να εισαγάγετε ή να μορφοποιήσετε κελιά.
Όταν εργάζεστε με μια ομάδα, το να έχετε πολλά φύλλα εργασίας αφιερωμένα σε διαφορετικά μέρη της εργασίας θα διευκολύνει όλους να καταλάβουν τι συμβαίνει.
Οργάνωση της ροής πληροφοριών
Οι πληροφορίες πρέπει να ρέουν από πάνω αριστερά προς τα κάτω δεξιά και θα πρέπει να οργανώσετε τα φύλλα εργασίας σας για να ακολουθήσουν αυτήν τη δομή. Το χρονολόγιό σας πρέπει να είναι συνεπές σε όλα τα φύλλα εργασίας σας, καθώς αυτό θα διευκολύνει όλους να καταλάβουν πώς λειτουργεί το υπολογιστικό φύλλο.
Όταν διαχειρίζεστε τη ροή των πληροφοριών, αποφύγετε διασταυρωμένα μοτίβα, καθώς τείνουν να αποσπούν την προσοχή των αναγνωστών. Σε αυτήν τη σημείωση, θα πρέπει επίσης να αποφύγετε κάθε είδους κυκλικές αναφορές.
Επισήμανση στηλών και σειρών
Αν και το να έχετε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο χωρίς ετικέτες μπορεί να μην σας προκαλεί σύγχυση (ως δημιουργός φύλλου εργασίας), άλλοι χρήστες μπορεί να το θεωρούν αρκετά προβληματικό.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να ξεκινήσετε να επισημαίνετε τις στήλες και τις γραμμές σας με απλά ονόματα. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε σταθερά τα ίδια ονόματα για τα ίδια είδη δεδομένων.
Τι να αποφύγετε κατά τη σύνταξη τύπων;
Εάν το υπολογιστικό φύλλο του Excel σας έχει πολλούς τύπους, μπορείτε να κάνετε μερικά πράγματα για να το κάνετε να φαίνεται πολύ πιο επαγγελματικό. Πρώτα απ 'όλα, αποφύγετε τους επαναλαμβανόμενους υπολογισμούς και υπολογίστε μόνο μία φορά τους τύπους.
Αν αντιγράψετε έναν τύπο, αυξάνετε τις πιθανότητες να έχετε λάθη. Για να μην αναφέρουμε ότι αν αλλάξετε έναν τύπο, το διπλότυπο που κάνατε προηγουμένως δεν θα αλλάξει. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πολλά μπερδεμένα σφάλματα.
Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ξανά τον ίδιο ακριβώς τύπο, είναι καλύτερο να ανατρέξετε στην πρώτη περίπτωση όπου έπρεπε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο.
Επιπλέον, θα πρέπει πάντα να αποφεύγετε τη χρήση σταθερών αριθμών σε τύπους. Αντ 'αυτού, αυτό που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για σταθερές τιμές είναι ξεχωριστά κελιά εισόδου και χρησιμοποιήστε τις αναφορές σε αυτό το κελί όταν το χρησιμοποιείτε σε υπολογισμούς.
Πρόσθετα πράγματα που πρέπει να αποφεύγετε όταν φτιάχνετε υπολογιστικά φύλλα
Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να αποφεύγετε κατά τη χρήση του Microsoft Excel είναι η επιλογή για Συγχώνευση κελιών Το Αυτή είναι σπάνια μια καλή ιδέα και τις περισσότερες φορές χρησιμοποιείται μόνο για τη βελτίωση της αισθητικής. Με τη συγχώνευση των κελιών του πίνακα σας, θα έχετε μεγαλύτερη πιθανότητα να αντιμετωπίσετε προβλήματα με τις αναφορές και τους υπολογισμούς.
πώς να καταστρέψετε ένα αρχείο βίντεο
Ένας από τους μεγαλύτερους κινδύνους είναι αν κάνετε αναφορά σε συγχωνευμένο κελί. Όταν γίνεται αναφορά σε συγχωνευμένο κελί, όλα τα κελιά θα είναι μέρος των υπολογισμών σας, ενώ μόνο ένα από αυτά θα είναι στην πραγματικότητα σωστό.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να αποφύγετε είναι η απόκρυψη πληροφοριών, όπως γραμμές, στήλες, ακόμη και φύλλα εργασίας. Αυτό θα αυξήσει απλώς τις πιθανότητες άλλων χρηστών να χάσουν κάτι σημαντικό όταν εργάζονται με/στο υπολογιστικό φύλλο.
Αποθηκεύστε την Αισθητική για το Τέλος
Οι επιλογές στυλ του Excel είναι εκτεταμένες, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε τις τιμές κελιού στις προτιμήσεις σας με πολλούς τρόπους. Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικά περιγράμματα, χρώματα, θέματα και άλλες λειτουργίες.
Δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να θέλετε να έχετε ένα συγκεκριμένο σχέδιο του υπολογιστικού φύλλου σας, αλλά συνήθως, αυτό θα κάνει αφηρημένες πληροφορίες για τον θεατή.
Εάν σχεδιάζετε να διαμορφώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας, προσπαθήστε να το διατηρήσετε συνεπή σε ολόκληρο το έγγραφο. Ένα συνεπές και απλό στυλ μορφοποίησης θα βοηθήσει τους αναγνώστες να κατανοήσουν το υπολογιστικό φύλλο σας πολύ πιο εύκολα!
Επιπλέον, είναι επίσης σημαντικό να δημιουργήσετε έναν μύθο και να ξεκαθαρίσετε τις πηγές σας με σαφήνεια. Μπορείτε να μάθετε πώς να δημιουργείτε σωστά ένα υπόμνημα γραφήματος στο Excel στο επίσημο Microsoft δικτυακός τόπος.
Σχετίζεται με: Πώς να προσθέσετε Sparklines στο Excel
Μάθετε πώς να κάνετε το έγγραφο Excel σας να φαίνεται επαγγελματικό
Η δημιουργία και η διατήρηση σταθερών καλών αρχείων Excel δεν είναι τόσο δύσκολη εάν γνωρίζετε τις βασικές συμβουλές και κόλπα. Δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να θέλετε να διαμορφώσετε το έγγραφο Excel, αλλά προσπαθήστε να αφήσετε το στυλ/την αισθητική για το τέλος.
πώς να στείλετε αρχεία σε άλλο υπολογιστή
Αρχικά, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σαφές και περιεκτικό υπολογιστικό φύλλο, από την αρχή μέχρι το τέλος. Μετά από αυτό, μπορείτε να προσθέσετε λίγη ρύθμιση στο έγγραφό σας στο Excel, αλλά προσπαθήστε να το διατηρήσετε απλό και συνεπή σε όλα τα φύλλα εργασίας!
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Πώς να βρείτε και να καταργήσετε κυκλικές αναφορές στο ExcelΔείτε τι πρέπει να γνωρίζετε για τις κυκλικές αναφορές στο Microsoft Excel και πώς να τις αντιμετωπίζετε όταν εμφανίζονται.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Υπολογιστικό φύλλο
- Οπτικοποιήσεις
- Microsoft Excel
- Συμβουλές για το Microsoft Office
Ο Λόγκαν δοκίμασε πολλά πράγματα πριν ερωτευτεί τη συγγραφή το 2011. Το MakeUseOf του δίνει την ευκαιρία να μοιραστεί τις γνώσεις του και να παράγει χρήσιμα και γεμάτα γεγονότα άρθρα σχετικά με την παραγωγικότητα.
Περισσότερα από τον Logan TookerΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή