Home-theater-designers
Το 1971, το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στάλθηκε από τον έναν υπολογιστή στον άλλο. Τώρα, 269 δισεκατομμύρια email αποστέλλονται κάθε μέρα.
Είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς πόσα από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι περιττά. Πόσοι εξυπηρετούν μόνο για να προκαλέσουν μεγαλύτερη σύγχυση. Για να καεί ακόμη περισσότερο η προσοχή και η υπομονή των παραληπτών τους.
Αλλά ένα είναι σίγουρο: αν περισσότεροι άνθρωποι άρχιζαν να απαντούν αποτελεσματικά στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα ήμασταν όλοι συνδεδεμένοι στα εισερχόμενά μας λίγο πιο σφιχτά και το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας θα ήταν λίγο λιγότερο εξουθενωτικό.
Η πιο προφανής λύση εδώ δεν είναι απλώς η «εσωτερική απάντηση», αλλά η εσωτερική απάντηση σωστά Το Η ενσωματωμένη απάντηση είναι όπου απαντάτε στο κύριο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντί να γράφετε το δικό σας email από την αρχή.
Η ενσωματωμένη απάντηση είναι κάτι που οι περισσότεροι ήδη κάνουμε κατά καιρούς. Θα πρέπει όμως να απαντήσουμε ενδοσκόπια μακριά πιο συχνά. Και θα πρέπει να το κάνουμε έχοντας στο μυαλό κάποιους κανόνες για να διατηρήσουμε οργανωμένα και εύχρηστα αυτά τα περίπλοκα νήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Απαντάμε στο Email Λάθος
Το αντίθετο της ενσωματωμένης απάντησης είναι αυτό που συχνά ονομάζεται «κορυφαία δημοσίευση». Εδώ πατάτε απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αρχίζετε να πληκτρολογείτε στο επάνω μέρος του πλαισίου κειμένου. Έτσι συντίθεται η πλειοψηφία των email σήμερα. Αλλά αν δεν ασχολείστε με εξαιρετικά απλές συνομιλίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η κορυφαία δημοσίευση μπορεί να προκαλέσει κάθε είδους προβλήματα.
Πρώτα απ 'όλα, κατά την ανάρτηση στην κορυφή, η αναφορά στο αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται μια τεράστια ταλαιπωρία, η οποία περιλαμβάνει την αναζήτηση μέσω email μετά από email για να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Στη συνέχεια, πρέπει να μετακινηθείτε προς τα κάτω στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνθέτετε για να παραφράσετε ίσως αυτό που μόλις βρήκατε, εκτός πλαισίου και συχνά λείπουν σημαντικά σημεία.
Μερικές φορές, ένας παραλήπτης μπορεί να απαντήσει στο email σας σε ένα εντελώς νέο νήμα email, πράγμα που σημαίνει ότι η συνομιλία σας πραγματοποιείται τώρα σε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά νήματα.
Αν βρίσκεστε σε ομαδική συνομιλία, τα πράγματα γίνονται ακόμη πιο μπερδεμένα. Παρακολούθηση του ποιος απαντά σε τι, πότε και ποιες ήταν οι απαντήσεις εκείνοι οι απαντήσεις γίνονται σχεδόν αδύνατο κατόρθωμα.
Η εσωτερική απάντηση είναι η λύση
Αντί για κορυφαίες δημοσιεύσεις τότε, θα πρέπει να απαντάμε στη γραμμή - δηλαδή, μέσα στο σώμα του αρχικού μηνύματος email. Στο Outlook και το Apple Mail, μπορείτε να δείτε το αρχικό μήνυμα μόλις πατήσετε απάντηση. Στο Gmail, απλώς πατήστε τις τρεις τελείες στο κάτω μέρος της οθόνης σύνθεσης για να εμφανιστεί η συνομιλία.
Υπόδειξη: Για να καταργήσετε την κάθετη γραμμή 'προσφοράς' από την απάντησή σας στο Gmail, επισημάνετε ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εσοχή λιγότερο κουμπί.
Η ενσωματωμένη απάντηση λύνει το πρόβλημα της ανάγκης για κύλιση σε μάζες μηνυμάτων επειδή το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνεται και μπορεί να αναζητηθεί στο πιο πρόσφατο μήνυμα που λαμβάνετε σε αυτήν τη συνομιλία. Αυτό σημαίνει ότι όλα διατηρούνται στο πλαίσιο.
Επιπλέον, δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο συνοψίζοντας τις απαντήσεις άλλων ανθρώπων ή να αντιγράφετε αποσπάσματα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο και μόνο για να κάνετε νόημα τις δικές σας απαντήσεις. Με ενσωματωμένες απαντήσεις, όλα είναι εκεί για να ανατρέξουν όλοι ανά πάσα στιγμή.
Και για θέματα που αφορούν πολλούς ανθρώπους, το να διακρίνεις ποιος είπε τι και σε απάντηση σε ποιον, είναι εύκολο (αν γίνει σωστά).
Ενσωματωμένη απάντηση σωστά
Όταν οι περισσότεροι απαντούν inline, γράφουν απλώς τις απαντήσεις τους παράλληλα με το κείμενο στο οποίο θέλουν να απαντήσουν και το κάνουν έντονο ή κόκκινο.
Αυτό απέχει πολύ από το ιδανικό. Μόλις κάποιος ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε απλό κείμενο, δεν μπορεί να δει αυτήν τη μορφοποίηση. Και μόλις υπάρχουν περισσότεροι από δύο άνθρωποι σε ένα νήμα, τα πράγματα μπορούν να μπερδευτούν γρήγορα.
Λοιπόν, εδώ είναι ένας γρήγορος οδηγός για σωστά εσωτερική απάντηση που είναι επεκτάσιμη και θα διατηρήσει τη σύγχυση στο ελάχιστο.
1. Μην βασίζεστε στη μορφοποίηση
Όπως αναφέρθηκε, σε ορισμένες περιπτώσεις ένας παραλήπτης ενδέχεται να μην μπορεί να δει τη μορφοποίηση που συμπεριλαμβάνετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. μπορεί να προτιμά απλό κείμενο). Εάν κάποιος έχει αχρωματοψία, μπορεί να δυσκολευτεί να ακολουθήσει νήματα που περιέχουν πολλά χρώματα.
τι να κάνω με τον παλιό μου φορητό υπολογιστή
Οπωσδήποτε, χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση για να διευκολύνετε την εύρεση απαντήσεων κατά τη σάρωση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην βασίζεσαι όμως μόνο σε αυτό
2. Πρόλογος Απαντήσεις με το όνομά σας
Αντί να βασίζεστε στη μορφοποίηση, αποκτήστε τη συνήθεια να προλογίζετε όλες τις απαντήσεις σας με το όνομά σας και, εάν πρέπει να είστε ιδιαίτερα οργανωμένοι, την ημερομηνία. Ζητήστε από όλους τους παραλήπτες να κάνουν το ίδιο.
Προς το παρόν, στο Gmail, δεν έχετε άλλη επιλογή από το να πληκτρολογήσετε το όνομά σας με μη αυτόματο τρόπο. Το ίδιο ισχύει και για την πάντα ήπια εφαρμογή Apple Mail.
Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook, ωστόσο, υπάρχει μια δυνατότητα για να προλογίσετε αυτόματα τις απαντήσεις σας με το όνομά σας. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία Το Μετά πήγαινε στο Απαντήσεις & Προώθηση , έλεγξε το Σχόλια προλογίου με και πληκτρολογήστε το όνομά σας στο πλαίσιο κειμένου. Όταν απαντάτε στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το όνομά σας θα εμφανίζεται αυτόματα σε αγκύλες.
Mailbird έχει επίσης αυτήν την επιλογή από προεπιλογή.
3. Χρησιμοποιήστε Διακοπές Γραμμής, Παρακαλώ
Κάθε φορά που αφήνετε μια ενσωματωμένη απάντηση, αυτή θα πρέπει να είναι σε νέα γραμμή και όχι να παρεμβάλλεται στη μέση της πρότασης ή στο τέλος μιας παραγράφου.
Αυτό διευκολύνει πολύ τα άλλα άτομα να απαντήσουν στα σχόλιά σας και καθιστά τη σάρωση της συνομιλίας που συμβαίνει γύρω από κάθε σημείο πολύ πιο εξορθολογισμένη.
4. Εσοχή Πολλαπλών Επιπέδων Απαντήσεις
Όταν αντιμετωπίζονται πολλά σημεία σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα έχετε πολλά νήματα να συμβαίνουν σε ένα μόνο μήνυμα.
Για να παραμείνετε οργανωμένοι, θα πρέπει να τοποθετήσετε εσοχές με απαντήσεις με σπείρωμα, ώστε να είναι προφανές ποια σχόλια σχετίζονται με κάθε σημείο. Προσωπικά βρίσκω τη χρήση γωνιακών παρενθέσεων (>) τους πιο διαισθητικούς χαρακτήρες εδώ, καθώς τα σημεία κουκκίδων μπορεί να μην εμφανίζονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απλού κειμένου.
Αυτό θα σας εξοικονομήσει πολύ προσπάθεια προσπαθώντας να καταλάβετε σε ποιο μέρος της συνομιλίας πρέπει να δώσετε προσοχή.
5. Τελευταία λύση: Χρησιμοποιήστε ένα καλύτερο εργαλείο
Κανείς δεν προσποιείται ότι οι ενσωματωμένες απαντήσεις είναι η τέλεια λύση εδώ. Αλλά αν δεν έχετε άλλη επιλογή από το να χρησιμοποιήσετε το email, αφιερώστε χρόνο για να γράψετε αποτελεσματικά και αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με βάση τους παραπάνω λόγους, η ενσωματωμένη απάντηση είναι ο καλύτερος τρόπος για να διατηρηθεί η πρόοδος των έργων. Βοηθά επίσης όλους να συμβαδίζουν με πολλαπλές συνομιλίες εντός νημάτων email χωρίς να χρειάζεται να χάνουν χρόνο ψάχνοντας μέσα από μακρές λίστες προηγούμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αν βρείτε ακόμη και τις ενσωματωμένες απαντήσεις που γίνονται πολύ περίπλοκες ή εάν οι συνάδελφοί σας δεν μπορούν να συνηθίσουν να απαντούν σωστά, ωστόσο, ίσως είναι καιρός να αναζητήσετε ένα διαφορετικό εργαλείο.
Εργαλεία επικοινωνίας όπως π Χαλαρότητα , Γκρινιάζω , και Πλήθος διευκολύνουν τις πολύπλοκες επικοινωνίες της ομάδας. Αντί να συνεχίσετε να αγωνίζεστε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τότε, ίσως είναι καιρός να δοκιμάσετε ένα από αυτά.
Διέδωσέ το
Όταν υιοθετήσετε αυτούς τους απλούς κανόνες εσωτερικής απάντησης, πολλοί παραλήπτες θα εκτιμήσουν πόσο αποτελεσματική είναι αυτή η συμπεριφορά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα αρχίσουν να μιμούνται την προσέγγισή σας φυσικά.
Ωστόσο, αν δεν αντιγράφουν τη στοχαστική σας εθιμοτυπία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τραβήξτε τα επάνω. Στείλτε τους αυτό το άρθρο. Περιγράψτε πώς θέλετε να απαντήσουν και εξηγήστε ότι θα εξοικονομήσει τόνους παρεξηγημένων μηνυμάτων, σπατάλη χρόνου και απώλεια πλαισίου.
Πραγματικά δεν υπάρχει κανένα μειονέκτημα.
Πιστεύετε ότι αυτοί οι κανόνες θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε στην κορυφή σύνθετων νημάτων email; Υπάρχουν άλλες ενσωματωμένες συμβουλές απάντησης που πιστεύετε ότι θα ήταν χρήσιμες;
Πιστωτική εικόνα: sangoiri/ Φωτογραφίες καταθέσεων
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Ένας αρχάριος οδηγός για την εμψύχωση του λόγουΗ εμψύχωση του λόγου μπορεί να είναι μια πρόκληση. Εάν είστε έτοιμοι να αρχίσετε να προσθέτετε διάλογο στο έργο σας, θα αναλύσουμε τη διαδικασία για εσάς.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Gmail
- Συμβουλές για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Ο Rob Nightingale έχει πτυχίο Φιλοσοφίας από το Πανεπιστήμιο του York, UK. Έχει εργαστεί ως διευθυντής και σύμβουλος κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης για περισσότερα από πέντε χρόνια, ενώ παράλληλα παραδίδει εργαστήρια σε πολλές χώρες. Τα τελευταία δύο χρόνια, ο Rob ήταν επίσης συγγραφέας τεχνολογίας και είναι υπεύθυνος κοινωνικών μέσων του MakeUseOf και συντάκτης Newsletter. Συνήθως θα τον βρείτε να ταξιδεύει σε όλο τον κόσμο, να μαθαίνει επεξεργασία βίντεο και να πειραματίζεται με τη φωτογραφία.
Περισσότερα από τον Rob NightingaleΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
πώς να πω τι κάρτα βίντεο έχω τα windows 10Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή