Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό σύστημα απογραφής στο Excel

Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό σύστημα απογραφής στο Excel
Αναγνώστες σαν εσάς βοηθούν στην υποστήριξη του MUO. Όταν κάνετε μια αγορά χρησιμοποιώντας συνδέσμους στον ιστότοπό μας, ενδέχεται να κερδίσουμε μια προμήθεια θυγατρικών. Διαβάστε περισσότερα.

Μια βάση δεδομένων αποθεμάτων είναι απαραίτητη για την άνθηση κάθε επιχείρησης που βασίζεται σε προϊόντα. Παρέχει εύκολη πρόσβαση σε πολύτιμα δεδομένα και βοηθά στη λήψη βασικών επιχειρηματικών αποφάσεων, όπως η παραγγελία νέου αποθέματος.





Ενώ μπορείτε να βρείτε πολλά περίπλοκα και λεπτομερή λογισμικά διαχείρισης αποθέματος στο διαδίκτυο, είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε ένα απλό σύστημα απογραφής στο Excel. Όχι μόνο είναι εφικτό, αλλά είναι και αρκετά εύκολο.



τι να κάνω με έναν νέο υπολογιστή

Δημιουργία μιας απλής βάσης δεδομένων αποθέματος στο Excel

Για να κατανοήσουμε τη διαδικασία δημιουργίας ενός συστήματος απογραφής στο Excel, ας δημιουργήσουμε μια βάση δεδομένων αποθέματος για ένα κατάστημα κινητής τηλεφωνίας ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:





  1. Δημιουργήστε τις ακόλουθες κεφαλίδες στην επάνω σειρά ενός νέου φύλλου εργασίας του Excel: SKU , Ονομα μοντέλου , Εταιρία , Τιμή μονάδας , και το Αριθμός Διαθέσιμων Μονάδων (Μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες κεφαλίδες σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας).
  2. Χρησιμοποιήστε έντονες γραμματοσειρές για τις κεφαλίδες.
  3. Για να εμφανίσετε τις κεφαλίδες, προσθέστε χρώμα φόντου στα κελιά της κεφαλίδας.
  4. Επιλέξτε όλες τις κεφαλίδες και μεταβείτε στο Γραμματοσειρά ενότητα στο Σπίτι αυτί.
  5. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Χρώμα γεμίσματος και επιλέξτε το χρώμα που επιθυμείτε.
Η επιλογή γεμίσματος χρώματος του Excel εμφανίζει πολλά χρώματα θέματος

Μόλις οι κεφαλίδες είναι έτοιμες, ήρθε η ώρα να συμπληρώσετε τις πληροφορίες. Μέχρι τώρα, θα πρέπει να έχετε κάτι σαν αυτό:

Λίστα Excel που περιέχει μοντέλα κινητών τηλεφώνων και τις πληροφορίες τους

Μπορείς προσθέστε περιγράμματα για να κάνετε τη βάση δεδομένων σας στο Excel οπτικά ευχάριστη και είναι πιο ευανάγνωστο, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:



  1. Επιλέξτε όλα τα κελιά στη βάση δεδομένων του αποθέματός σας.
  2. μεταβείτε στο Γραμματοσειρά ενότητα στο Σπίτι αυτί.
  3. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο σύνορα εικόνισμα. Μια βάση δεδομένων απογραφής κινητών τηλεφώνων στο Excel
  4. Επιλέξτε το είδος των περιγραμμάτων που θέλετε για τα κελιά της βάσης δεδομένων αποθέματός σας.

Για να προσθέσετε το φίλτρο επιλογή στη βάση δεδομένων σας:

  1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στη βάση δεδομένων σας.
  2. μεταβείτε στο Επεξεργασία τμήμα στο άκρο δεξιά του Σπίτι αυτί.
  3. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα εικόνισμα. Πρότυπο λίστας αποθέματος του Excel
  4. Κάντε κλικ στο Φίλτρο .

Συγχαρητήρια, μόλις δημιουργήσατε μια βάση δεδομένων αποθέματος για ένα κατάστημα κινητής τηλεφωνίας.



Μπορείτε εύκολα να ενημερώσετε τη βάση δεδομένων προσθέτοντας νέα δεδομένα ή τροποποιώντας υπάρχοντα δεδομένα. Επίσης, μπορείτε να φιλτράρετε τις επιθυμητές πληροφορίες από τη βάση δεδομένων αποθέματος που δημιουργήθηκε πρόσφατα.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να φιλτράρετε τις καταχωρίσεις της βάσης δεδομένων του αποθέματός σας για μια συγκεκριμένη εταιρεία:



  1. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Εταιρία επί κεφαλής.
  2. Επιλέξτε την εταιρεία/εταιρείες που θέλετε.
  3. Η βάση δεδομένων θα εμφανίζει καταχωρήσεις (κινητά τηλέφωνα) μόνο για αυτές τις εταιρείες.

Χρήση της συνάρτησης VLOOKUP στο σύστημα απογραφής του Excel

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να αναζητήσετε την τιμή ενός συγκεκριμένου στοιχείου στη βάση δεδομένων σας. Αντί να το αναζητήσετε στη βάση δεδομένων, μπορείτε χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση VLOOKUP στο Excel . Ο τύπος για το VLOOKUP είναι ο εξής:

τι είναι το crc sha στο δεξί κλικ 

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Οπου:

  • LOOKUP_VALUE είναι η τιμή που θέλετε να αναζητήσετε στην πρώτη στήλη του αντιστοιχισμένου πίνακα πινάκων.
  • TABLE_ARRAY είναι η εκχωρημένη περιοχή κελιών στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε τη συνάρτηση VLOOKUP.
  • COL_INDEX_NUMBER είναι ο αριθμός στήλης που περιέχει την τιμή επιστροφής.
  • RANGE_LOOKUP (προαιρετικό) είναι είτε ΑΛΗΘΗΣ ή ΨΕΥΔΗΣ . Προσδιορίζω ΨΕΥΔΗΣ εάν θέλετε το Excel να επιστρέψει μια ακριβή αντιστοίχιση ή ΑΛΗΘΗΣ εάν θέλετε να επιστρέψει μια κατά προσέγγιση αντιστοιχία. Εάν δεν καθορίσετε καμία τιμή, το Excel (από προεπιλογή) θα ορίσει α ΑΛΗΘΗΣ τιμή και απόδοση κατά προσέγγιση αντιστοιχιών.

Όταν εφαρμόζετε τη συνάρτηση VLOOKUP, το Excel εντοπίζει το LOOKUP_VALUE στην πρώτη στήλη της εκχωρημένης περιοχής κελιών. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, για να λειτουργήσει η συνάρτηση VLOOKUP, είναι σημαντικό το LOOKUP_VALUE να βρίσκεται στην πρώτη στήλη του TABLE_ARRAY (εκχωρημένη περιοχή κελιών.)

Μετά την εύρεση του LOOKUP_VALUE, το Excel μετράει τον αριθμό των κελιών με βάση τον καθορισμένο αριθμό COL_INDEX_NUMBER και επιστρέφει ένα αποτέλεσμα. Η επιστρεφόμενη τιμή θα είναι είτε ακριβής είτε κατά προσέγγιση, ανάλογα με το αν έχετε καθορίσει μια τιμή FALSE ή TRUE στο RANGE_LOOKUP.

Τώρα που έχετε κατανοήσει σωστά τη λειτουργία VLOOKUP, ας τη χρησιμοποιήσουμε για να εξαγάγουμε δεδομένα από τη βάση δεδομένων αποθέματος κινητών τηλεφώνων. Για να αναζητήσετε την τιμή ενός συγκεκριμένου κινητού τηλεφώνου από τη βάση δεδομένων σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Δημιουργήστε τις ακόλουθες δύο κεφαλίδες σε νέα κελιά: SKU και Τιμή .
  2. Πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο κάτω από την κεφαλίδα Τιμή: 
    =VLOOKUP(
  3. Να παρέχει α LOOKUP_VALUE , επιλέξτε το κελί κάτω από το SKU κεφαλίδα ( i5 στην περίπτωσή μας), στη συνέχεια προσθέστε κόμμα.
  4. Για το TABLE_ARRAY επιλέξτε όλα τα κελιά στη βάση δεδομένων, κάτω από τις κεφαλίδες ( A2: E10 στην περίπτωσή μας), ακολουθούμενο από κόμμα.
  5. Θέλουμε να βρούμε την τιμή του SKU που επιθυμούμε, επομένως θα ορίσουμε το COL_INDEX_NUMBER έως 4 (επειδή η κεφαλίδα Τιμή μονάδας είναι η 4η στήλη στη βάση δεδομένων μας) και ακολουθήστε την με κόμμα.
  6. Τέλος, καθορίστε το RANGE_LOOKUP όπως και ΨΕΥΔΗΣ , αφού θέλουμε το Excel να επιστρέφει ακριβείς τιμές.
  7. Πατήστε Enter.

Το Excel θα επιστρέψει ένα σφάλμα #N/A, αλλά μην ανησυχείτε. Αυτό συμβαίνει ακριβώς επειδή δεν έχουμε προσθέσει το επιθυμητό SKU (LOOKUP_VALUE) κάτω από την κεφαλίδα του SKU.

Για να μάθετε την τιμή ενός συγκεκριμένου SKU (από το εύρος που μας έχει εκχωρηθεί, δηλαδή τη βάση δεδομένων μας), πληκτρολογήστε το κάτω από την κεφαλίδα SKU και το Excel θα επιστρέψει την ακριβή τιμή του αντικειμένου. Μπορείτε να το κάνετε αυτό για οποιοδήποτε στοιχείο εντός της βάσης δεδομένων.

Για να μάθετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το αντικείμενο, επαναλάβετε την ίδια διαδικασία. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε επίσης να μάθετε τον αριθμό των διαθέσιμων μονάδων ενός αντικειμένου. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε μια άλλη κεφαλίδα δίπλα στο Τιμή κεφαλίδα και ονομάστε το Αριθμός Μονάδων . Κάτω από αυτήν τη νέα κεφαλίδα, πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Παρατηρήστε ότι, ενώ ο υπόλοιπος τύπος είναι ο ίδιος, ο αριθμός COL_INDEX_NUMBER έχει αλλάξει από 4 (στον προηγούμενο τύπο) σε 5. Αυτό συμβαίνει επειδή το Αριθμός Μονάδων Η κεφαλίδα βρίσκεται στην 5η στήλη της βάσης δεδομένων μας.

Πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα απογραφής χρησιμοποιώντας πρότυπα Excel

Εάν δεν θέλετε να αντιμετωπίσετε την ταλαιπωρία της μη αυτόματης δημιουργίας ενός συστήματος αποθέματος στο Excel, μπορείτε να επιλέξετε την ευκολότερη διαδρομή χρήσης ενός προτύπου αποθέματος του Excel.

πώς να διαγράψετε όλα τα συμβάντα ημερολογίου στο iphone
  1. Μεταβείτε στον ιστότοπο του Office για να βρείτε το έτοιμο προς χρήση Πρότυπα αποθέματος Excel .
  2. Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κατεβάστε το.
  3. Μόλις ολοκληρωθεί η λήψη, κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε το αρχείο προτύπου.
  4. Κάντε κλικ Ενεργοποίηση επεξεργασίας στην κορυφή για να αρχίσετε να κάνετε προσαρμογές σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας.

Τώρα, μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε κεφαλίδες ανάλογα με τις ανάγκες σας και να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το πρότυπο για τη διαχείριση του αποθέματός σας προσθέτοντας στοιχεία και ενημερώνοντας σχετικές πληροφορίες.

Μεταφέρετε το σύστημα απογραφής του Excel στο επόμενο επίπεδο

Τώρα που έχετε κατεβάσει τα βασικά, ήρθε η ώρα να μεταφέρετε το σύστημα αποθέματός σας Excel στο επόμενο επίπεδο. Μπορείτε να το κάνετε εύκολα μαθαίνοντας για διαφορετικούς τύπους Excel και εφαρμόζοντάς τους στη βάση δεδομένων αποθέματος του Excel. Αυτό θα σας βοηθήσει να γίνετε δημιουργικοί με τη βάση δεδομένων αποθέματος του Excel και θα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε πιο αποτελεσματικά.