Home-theater-designers
Για πολύ καιρό, οι επιχειρήσεις και οι εταιρείες σε όλο τον κόσμο χρησιμοποιούν το Excel ως εργαλείο διαχείρισης αποθεμάτων. Όμως, καθώς εισάγεται πολλά ειδικά λογισμικά διαχείρισης αποθεμάτων, η βιωσιμότητα του Excel για αυτήν την εργασία αμφισβητείται.
Παρόλο που το Excel είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο πρόγραμμα, είναι αρκετό για τη διαχείριση αποθεμάτων; Για να απαντήσουμε σε αυτήν την ερώτηση, ας συγκρίνουμε τη διαχείριση αποθέματος του Excel με το λογισμικό διαχείρισης αποθέματος.
ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΒΙΝΤΕΟ ΤΗΣ ΗΜΕΡΑΣ
Γιατί πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το Excel για διαχείριση αποθέματος
Το Excel είναι βασικά ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που χρησιμοποιεί πλέγματα κελιών για τη γρήγορη ενοποίηση, οργάνωση και υπολογισμό δεδομένων. Ωστόσο, υπερβαίνει τη βασική αριθμητική- Το Excel διαθέτει πρότυπα και δυνατότητες για τη διαχείριση έργου , λογιστική, πρόβλεψη και άλλες επαγγελματικές εργασίες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι επίσης η εφαρμογή διαχείρισης αποθέματος για πολλές επιχειρήσεις.
Το Excel έχει χαμηλό εμπόδιο εισόδου επειδή είναι οικονομικό. Απλώς πρέπει να αγοράσετε μια άδεια χρήσης για το Microsoft Office και είστε έτοιμοι. Αυτός είναι ο λόγος που θα βρείτε ότι το χρησιμοποιούν όλοι, από νεοφυείς επιχειρήσεις έως εταιρείες.
Επιπλέον, το Excel είναι εξαιρετικά ευέλικτο. Μπορείτε να το προσαρμόσετε σύμφωνα με τις μοναδικές σας απαιτήσεις και να προσθέσετε μακροεντολές, τύπους και πρότυπα. Με το Excel, δεν περιορίζεστε μόνο σε βαρετούς αριθμούς. Μπορείς δημιουργήστε ισχυρά γραφήματα και γραφήματα στο Excel για οπτική παρουσίαση και ανάλυση δεδομένων με μια ματιά.
6 Μειονεκτήματα της Διαχείρισης Αποθέματος στο Excel
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το Excel προσφέρει εντυπωσιακές δυνατότητες που χρησιμοποιούν οι νεοσύστατες επιχειρήσεις και οι μικρές επιχειρήσεις για τη διαχείριση των αποθεμάτων τους. Ωστόσο, καθώς οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται, προκύπτουν προβλήματα λόγω των περιορισμών του Excel ως εργαλείου διαχείρισης αποθεμάτων. Εδώ είναι μερικοί από τους περιορισμούς του.
1. Χρονοβόρα Διαδικασία & Έλλειψη Αυτοματισμού
Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις ασχολούνται με πιο εκτεταμένα αποθέματα, τα οποία πρέπει να τεκμηριώνονται με μη αυτόματο τρόπο στο Excel. Από την εισαγωγή και την ενημέρωση δεδομένων μέχρι την οργάνωση και τον έλεγχο, η διαχείριση αποθέματος του Excel κοστίζει σε μια εταιρεία πολύ χειρωνακτική εργασία και χρόνο.
Σε έναν ιδανικό κόσμο, θα θέλατε το Excel να σας ζητά μετά την πτώση των αποθεμάτων σας σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο, ώστε να μπορείτε να παραγγείλετε ξανά. Δυστυχώς, αυτό δεν συμβαίνει λόγω έλλειψης αυτοματισμού στο Excel.
2. Αυξημένη πιθανότητα ανθρώπινων σφαλμάτων
Ένα άλλο πρόβλημα με τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων είναι η πιθανότητα ανθρώπινων λαθών. Ενώ τέτοια λάθη είναι συχνά αποφεύξιμα σε μικρότερη κλίμακα, τα ανθρώπινα λάθη είναι σχεδόν αναπόφευκτα όταν αντιμετωπίζουμε μια μαζική εισροή δεδομένων από πολλαπλές πηγές.
Για παράδειγμα, ένας εσφαλμένος τύπος μπορεί να επηρεάσει πολλά κελιά, αν όχι ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο, οδηγώντας σε εσφαλμένες αναφορές. Φαινομενικά αβλαβή, τέτοια λάθη μπορούν συχνά να δημιουργήσουν λανθασμένα αποτελέσματα που κοστίζουν εκατομμύρια δολάρια σε μια εταιρεία.
Η εύρεση και η διόρθωση αυτών των σφαλμάτων είναι ένα εντελώς νέο παιχνίδι με μπάλα. Πώς βρίσκετε ένα κόμμα ή υποδιαστολή που λείπει σε χιλιάδες κελιά δεδομένων; Ακόμα κι αν εντοπίσετε το πρόβλημα, συχνά πρέπει να διορθωθεί σε πολλά κελιά, κάτι που μπορεί να διαρκέσει αρκετές ώρες.
3. Έλλειψη ενημερώσεων σε πραγματικό χρόνο
Η αποτελεσματική διαχείριση αποθεμάτων απαιτεί δεδομένα σε πραγματικό χρόνο για γρήγορη και ακριβή λήψη αποφάσεων. Ωστόσο, αυτό είναι αδύνατο με το Excel, καθώς πρέπει να ενημερώνετε μη αυτόματα το υπολογιστικό φύλλο μετά από κάθε αποστολή ή πώληση προϊόντος. Ακόμη και με το πιο αφοσιωμένο προσωπικό που ενδιαφέρεται για διαθέσιμα αποθέματα και προμήθειες, τα δεδομένα σας στο Excel θα είναι συχνά ένα βήμα πίσω.
Λόγω έλλειψης ενημερώσεων σε πραγματικό χρόνο, οι επιχειρήσεις πρέπει συχνά να λαμβάνουν αποφάσεις με βάση παρωχημένα δεδομένα. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πολλά ζητήματα, όπως υπερφόρτωση ή έλλειψη αποθεμάτων.
4. Περιορισμένη Συνεργασία
Η αποτελεσματική συνεργασία είναι απαραίτητη για τη διαχείριση αποθεμάτων, καθώς ασχολείται με δεδομένα από πολλαπλές πηγές. Υπάρχουν λίγες δυνατότητες συνεργασίας στο Excel εκτός από την κοινή χρήση βιβλίων εργασίας, τον σχολιασμό και τα πρόσθετα τρίτων. Ωστόσο, η ταυτόχρονη ενημέρωση των δεδομένων αποθέματος είναι μια ταλαιπωρία στο Excel.
5. Έλλειψη Ασφάλειας & Ιστορικού Δεδομένων
Σε κάθε επιχείρηση, πολλοί ενδιαφερόμενοι χρειάζονται πρόσβαση σε συγκεκριμένες ενότητες δεδομένων αποθέματος. Αυτό γίνεται προβληματικό όταν εργάζεστε με το Excel επειδή δεν προσφέρει πρόσβαση βάσει ρόλων. Ένα άτομο που έχει πρόσβαση στο υπολογιστικό φύλλο αποθέματος μπορεί είτε να έχει πλήρη πρόσβαση είτε καθόλου, γεγονός που καθιστά δύσκολη την προστασία ευαίσθητων εταιρικών πληροφοριών.
Παρόλο που μπορείτε να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel, δεν αρκεί για εταιρείες με μεγαλύτερα και πιο σύνθετα σύνολα δεδομένων αποθέματος. Είναι δύσκολο να παρακολουθήσετε ποιος έκανε αλλαγές στα δεδομένα αποθέματος, ποιες αλλαγές έγιναν και πότε έγιναν.
Μια τέτοια περιορισμένη διαδρομή ελέγχου καθιστά εύκολο για οποιονδήποτε να αλλάξει τα δεδομένα αποθέματος για να αποκρύψει δόλιες δραστηριότητες, θέτοντας σε κίνδυνο την ακεραιότητα των δεδομένων αποθέματος.
Γιατί να μεταβείτε στο λογισμικό διαχείρισης αποθέματος;
Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά τη διαχείριση του αποθέματός σας με το Excel, ήρθε η ώρα να μεταβείτε στο λογισμικό διαχείρισης αποθέματος. Σε αντίθεση με το Excel, αυτό το λογισμικό έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση αποθεμάτων και συνδυάζει άψογα όλες τις πτυχές της διαχείρισης αποθεμάτων, όπως τα κανάλια πωλήσεων, τον ανεφοδιασμό και την αποθήκευση.
πώς μπορώ να επαναφέρω το netflix στην τηλεόρασή μου
Εκτός από την προσφορά μιας ενιαίας λύσης, το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων όπως Cin7 και Απογραφή Zoho αυτοματοποιήστε τη διαδικασία με ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις. Παρέχουν εξειδικευμένες λειτουργίες αναφοράς που βοηθούν στην πρόβλεψη των τάσεων των πωλήσεων και στη λήψη αποφάσεων που υποστηρίζονται από δεδομένα αποθέματος σε πραγματικό χρόνο.
5 Πλεονεκτήματα του λογισμικού διαχείρισης αποθέματος έναντι του Excel
Το πιο πρόσφατο λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων προσφέρει τεράστια πλεονεκτήματα σε σχέση με το Excel. Αυτό καθιστά περιττά τα προβλήματα αυτοματισμού και επεκτασιμότητας που αντιμετωπίζουν οι χρήστες του Excel με το λογισμικό διαχείρισης αποθέματος.
Ας δούμε τα πλεονεκτήματα των εφαρμογών διαχείρισης αποθέματος για να δούμε πώς ξεπερνά το Excel.
1. Ο αυτοματισμός εξοικονομεί χρόνο και πόρους της εταιρείας
Το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων αυτοματοποιεί τη διαχείριση αποθεμάτων χρησιμοποιώντας τεχνολογία RFID ή σαρωτές γραμμωτού κώδικα. Επίσης, αυτοματοποιεί την αναδιάταξη. Μόλις τα επίπεδα του αποθέματός σας φτάσουν σε ένα συγκεκριμένο όριο, δημιουργούνται αυτόματα εντολές αγοράς, αποτρέποντας την υπερβολική ή υποαποθεματοποίηση.
Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας κάνει τα πράγματα διαχειρίσιμα, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους της εταιρείας. Είναι ένα βήμα παραπάνω από το Excel, καθιστώντας πολύ πιο εύκολη την κλιμάκωση της επιχείρησής σας, εκχωρώντας στρατηγικά τον εξοικονομημένο χρόνο και τους πόρους σε προσπάθειες που αποφέρουν κέρδη.
2. Πιο αξιόπιστα δεδομένα
Με την αυτοματοποίηση των περισσότερων πτυχών της διαχείρισης αποθεμάτων, το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες ανθρώπινων λαθών. Όχι μόνο κάνει τα δεδομένα που αποκτήθηκαν πιο αξιόπιστα, αλλά μειώνει επίσης τον χρόνο και τους πόρους που δαπανώνται διαφορετικά για τον έλεγχο και τη διόρθωση λαθών.
Τα αξιόπιστα δεδομένα μεταφράζονται σε ακριβείς προβλέψεις ζωτικής σημασίας για την ανάπτυξη κάθε επιχείρησης. Η ακριβής ανάλυση δεδομένων μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να λάβουν καλά ενημερωμένες αποφάσεις σχετικά με την αναδιάταξη και την κατανομή πόρων, βελτιώνοντας την κερδοφορία και επιτρέποντας την επεκτασιμότητα.
3. Η ολοκλήρωση συστήματος γίνεται παιχνιδάκι
Το λογισμικό διαχείρισης αποθέματος μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα τμήματα της επιχείρησής σας, όπως αγορές, πωλήσεις, λογαριασμοί κ.λπ. Αυτή η απρόσκοπτη ενοποίηση εξοικονομεί τις εταιρείες από τη μη αυτόματη συλλογή δεδομένων από διάφορα τμήματα και την ενοποίησή τους σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.
Η κλιμάκωση συχνά περιλαμβάνει την ταυτόχρονη επιχειρηματική δραστηριότητα σε πολλές αγορές πωλήσεων. Με το Excel, θα πρέπει να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε πολλά βιβλία εργασίας αποθέματος για διαφορετικά κανάλια πωλήσεων και να προσπαθήσετε να τα διατηρήσετε αξιόπιστα και ενημερωμένα.
Ένα λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων διευκολύνει τη διαδικασία ενσωματώνοντας όλα τα κανάλια. Δεν θα χρειαστεί να αντιμετωπίσετε την ταλαιπωρία της διαχείρισης δεδομένων μεγάλης κλίμακας με λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων, καθώς θα συλλέγει αυτόματα δεδομένα και θα παρέχει παρακολούθηση αποθέματος σε πραγματικό χρόνο.
4. Ευκολότερη Πρόβλεψη & Σχεδιασμός
Η διαχείριση αποθέματος του Excel υστερεί σε σχέση με αυτό που συμβαίνει λόγω της φύσης της μη αυτόματης εισαγωγής. Αυτό το κενό μεταξύ του αποθέματος υπολογιστικού φύλλου και του αποθέματος αποθήκης γίνεται σημαντικό εμπόδιο στην αποτελεσματική πρόβλεψη, σχεδιασμό και λήψη αποφάσεων. Τελικά, οι επιχειρήσεις αγωνίζονται να ανταποκριθούν στις συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις της αγοράς και αποτυγχάνουν να ανταγωνιστούν τις εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτοματοποιημένες λύσεις.
Η χρήση λογισμικού διαχείρισης αποθεμάτων αφαιρεί αυτό το κενό με τα δεδομένα αποθέματος σε πραγματικό χρόνο. Ανά πάσα στιγμή, γνωρίζετε τα επίπεδα αποθέματός σας σε πολλές τοποθεσίες, παραγγελίες αγοράς και πολλά άλλα. Η πρόβλεψη και ο προγραμματισμός γίνονται ευκολότερα και πιο ακριβή με τη βοήθεια προσβάσιμων δεδομένων σε πραγματικό χρόνο.
5. Αυξημένη ασφάλεια δεδομένων με πρόσβαση βάσει ρόλων
Σε αντίθεση με το Excel, το λογισμικό διαχείρισης αποθέματος παρέχει πρόσβαση βάσει ρόλων. Οι διαχειριστές μπορούν να εκχωρήσουν ρόλους με διαφορετικά δικαιώματα και επίπεδα προσβασιμότητας.
Ένας διαχειριστής αποθήκης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει πλήρη πρόσβαση στο λογισμικό με άδεια πρόσβασης σε διαθέσιμα δεδομένα, δημιουργία αναφορών, παραγγελίες και πολλά άλλα. Ταυτόχρονα, ένας υπάλληλος εισαγωγής δεδομένων μπορεί να έχει πρόσβαση μόνο στις οθόνες εισαγωγής δεδομένων.
Η πρόσβαση βάσει ρόλων βοηθά στη δημιουργία και τη διατήρηση μιας εταιρικής ιεραρχίας και βελτιώνει την ασφάλεια των ευαίσθητων εταιρικών πληροφοριών. Επιπλέον, βοηθά στον εντοπισμό των αλλαγών που έγιναν στο σύστημα, ποιος τις έκανε και πότε. Αυτό αυξάνει τη λογοδοσία και ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες παραβίασης της ιδιωτικής ζωής και απάτης.
Οι εφαρμογές διαχείρισης αποθέματος βοηθούν στην κλιμάκωση της επιχείρησής σας
Το Excel είναι συνήθως αρκετό για μια μικρή επιχείρηση, ειδικά αν δεν έχει τα μετρητά να ξοδέψει σε εξειδικευμένες εφαρμογές και υπηρεσίες. Ωστόσο, αυτό αποτελεί εμπόδιο στην επεκτασιμότητα όταν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται. Έτσι, θα έρθει μια στιγμή που θα προκύψουν αισθητά προβλήματα. Όταν έρθει αυτή η στιγμή, το εξειδικευμένο λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων αποτελεί μέρος της λύσης.
Με το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων, οι επιχειρήσεις μπορούν να διαχειρίζονται καλύτερα τα αποθέματά τους αυτοματοποιώντας τη διαδικασία, αφαιρώντας το ανθρώπινο λάθος και βελτιώνοντας τη συνεργασία. Η αυτοματοποίηση, ωστόσο, δεν πρέπει να περιορίζεται στη διαχείριση αποθεμάτων. Οι εταιρείες θα πρέπει πάντα να προσπαθούν να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα και την κερδοφορία αυτοματοποιώντας διάφορες πτυχές της επιχείρησης.