Home-theater-designers
Η ρύθμιση φίλτρων email ή η οργάνωση συνομιλιών σε φακέλους, είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης των εισερχομένων email σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα φίλτρο για να διαχωρίσετε τα ενημερωτικά δελτία από πιο σημαντικά μηνύματα. Είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να απορρίψετε αυτόματα ή να επισημάνετε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ανεπιθύμητα.
Θα σας δείξουμε πώς να ρυθμίσετε φίλτρα email για αυτόματη ταξινόμηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Gmail, το Yahoo Mail και το Outlook.
Πώς να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail
Όταν ξεκινάτε την επεξεργασία φίλτρων Gmail, μπορεί να παρατηρήσετε ότι το Gmail δεν χρησιμοποιεί πραγματικούς «φακέλους». Το Gmail τα ονομάζει αυτά ετικέτες , αλλά εκτός από το διαφορετικό όνομα, είναι λειτουργικά πανομοιότυπα.
Για να ξεκινήσετε με τη δημιουργία φίλτρων Gmail, ανοίξτε το δικό σας Εισερχόμενα Gmail , και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μικρό βέλος στα δεξιά της γραμμής αναζήτησης στο επάνω μέρος. Αυτό ανοίγει το πλαίσιο σύνθετης αναζήτησης, επιτρέποντάς σας να καθορίσετε χαρακτηριστικά για τα φίλτρα.
Δείτε πώς λειτουργούν αυτά:
- Εισαγάγετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Από πεδίο για να εφαρμόσετε το φίλτρο σε μηνύματα από αυτήν τη διεύθυνση.
- ο * ο χαρακτήρας είναι μπαλαντέρ, οπότε μπορείτε να εισάγετε *@domain.com για φιλτράρισμα όλων των μηνυμάτων από έναν συγκεκριμένο τομέα.
- ο Προς το πεδίο ταιριάζει όμορφα με ψευδώνυμα Gmail Το Οπουδήποτε εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας, μπορείτε να προσθέσετε ένα περισσότερα (+) μετά από αυτό για να δημιουργήσετε απεριόριστες εναλλακτικές διευθύνσεις που όλες πηγαίνουν κατευθείαν στα εισερχόμενά σας.
- Για παράδειγμα, εάν εγγραφείτε στο LinkedIn με John+LinkedIn@gmail.com και δεν θέλετε μηνύματα από το LinkedIn στα εισερχόμενά σας, μπορείτε να φιλτράρετε τα μηνύματα που αποστέλλονται σε αυτήν τη διεύθυνση.
- ο Θέμα σας επιτρέπει να φιλτράρετε οποιοδήποτε μήνυμα περιέχει συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα.
- Έχει τις λέξεις και Δεν έχει σας επιτρέπουν να σαρώσετε το email για όποιες λέξεις θέλετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους τελεστές αναζήτησης του Gmail εδώ, όπως AND ή OR, για να αναζητήσετε πολλές λέξεις.
- Για παράδειγμα, πείτε ότι θέλετε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για όλα τα μηνύματα που περιέχουν τη λέξη διαγραφείτε , αλλά δεν θέλετε να συμπεριλάβετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της τράπεζάς σας. Θα μπορούσατε να μπείτε Κατάργηση εγγραφής στο Έχει τις λέξεις πεδίο, λοιπόν η τράπεζα της Αμερικής σε Δεν έχει για να εξαιρέσετε τα αποτελέσματα που περιέχουν αυτές τις λέξεις.
- Εάν θέλετε, καθορίστε ένα Μέγεθος ότι το μήνυμα είναι μεγαλύτερο ή μικρότερο από.
- Χρήση Ημερομηνία εντός για φιλτράρισμα κατά μηνύματα που ελήφθησαν κοντά σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία.
- Εάν θέλετε να αναζητήσετε μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο, ελέγξτε το Έχει προσάρτηση κουτί. Και αν συνομιλείτε συχνά με το Hangouts στο Gmail, πιθανότατα θα θέλετε να το ελέγξετε Δεν περιλαμβάνει συνομιλίες για να μειωθεί ο θόρυβος από αυτούς.
- Τέλος, αφήστε το Αναζήτηση κουτί επάνω Όλη η αλληλογραφία εκτός αν θέλετε να φιλτράρετε μόνο από μια συγκεκριμένη υπάρχουσα ετικέτα.
Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το φίλτρο είναι σωστό, κάντε κλικ Αναζήτηση πρώτα να εμφανίζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με αυτό.
Προσαρμογή ενεργειών φίλτρου
Στη συνέχεια, θα πρέπει να αποφασίσετε τι συμβαίνει με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμφανίζεται σε αυτό το φίλτρο.
Εάν προσπαθείτε να διατηρήσετε καθαρά τα εισερχόμενά σας, επιλέξτε Παράλειψη των Εισερχομένων (Αρχειοθέτησέ το) είναι ένα καλό πρώτο βήμα. Σε συνδυασμό με αυτό, μπορείτε να προσθέσετε ένα αστέρι, να επισυνάψετε μια ετικέτα για να ξέρετε τι να κάνετε με αυτό το μήνυμα αργότερα ή να το επισημάνετε ως σημαντικό.
Υπάρχουν πρόσθετες επιλογές εδώ, οι οποίες μπορεί να είναι χρήσιμες ανάλογα με το φίλτρο που ρυθμίζετε. Ποτέ μην το στείλετε στα Ανεπιθύμητα είναι χρήσιμο εάν το Gmail στέλνει νόμιμα μηνύματα εκεί.
πώς να διορθώσετε δυστυχώς οι υπηρεσίες google play έχουν σταματήσει
Όταν τελειώσετε, ελέγξτε Εφαρμόστε επίσης φίλτρο σε X συνομιλίες που ταιριάζουν εάν θέλετε αυτό το φίλτρο να ισχύει για υπάρχουσα αλληλογραφία καθώς και μελλοντικά μηνύματα. Κάνοντας κλικ Δημιουργία φίλτρου θα ολοκληρώσει τη διαδικασία.
Μπορείτε να ελέγξετε ή να επεξεργαστείτε τα υπάρχοντα φίλτρα ανά πάσα στιγμή. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις εικονίδιο με το γρανάζι πάνω δεξιά, ακολουθούμενο από Δείτε όλες τις ρυθμίσεις Το Επιλέγω Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις στο επάνω μέρος για να τα δείτε όλα και να τα διαγράψετε ή να κάνετε αλλαγές αν χρειαστεί. Το Gmail παρέχει επίσης μια δυνατότητα εξαγωγής, ώστε να μπορείτε να τοποθετήσετε τα φίλτρα σας σε ένα αρχείο για να τα μοιραστείτε.
Έχετε πρόβλημα να σκεφτείτε μια καλή ιδέα φίλτρου; Το Gmail μπορεί να βοηθήσει.
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε οποιοδήποτε μήνυμα στα εισερχόμενά σας και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο μενού τριών σημείων> Φιλτράρετε μηνύματα όπως αυτά Το Αυτό θα ξεκινήσει το παράθυρο φίλτρου όπως πριν, αλλά με ορισμένα πεδία προγεμισμένα με βάση το μήνυμα που επιλέξατε.
Για περισσότερα, ρίξτε μια ματιά στα ενοχλητικά προβλήματα email που μπορείτε να λύσετε με φίλτρα.
Πώς να ρυθμίσετε τα φίλτρα αλληλογραφίας Yahoo
Για να ρυθμίσετε φίλτρα στο Yahoo Mail, ανοίξτε το δικό σας Εισερχόμενα email Yahoo , στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι επάνω δεξιά και επιλέξτε Περισσότερες ρυθμίσεις Το Επίλεξε το Φίλτρα καρτέλα στα αριστερά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθέστε νέα φίλτρα να ξεκινήσει ένα.
Το Yahoo δεν προσφέρει τόση λειτουργικότητα φίλτρου όσο το Gmail. Υπάρχουν τέσσερα πεδία για προσαρμογή: Από , Προς/CC , Θέμα , και Σώμα Το Μπορείτε να ονομάσετε φίλτρα, τα οποία σας επιτρέπουν να τα ελέγχετε γρήγορα στο κύριο Φίλτρα καρτέλα χωρίς να χρειάζεται να ελέγξετε τις λεπτομέρειες.
Οι κατηγορίες είναι αυτονόητες. για καθένα από αυτά, μπορείτε να επιλέξετε να φιλτράρετε αυτό το email περιέχει , Δεν περιέχει , ξεκινάει με , ή τελειώνει με επιλεγμένες λέξεις. Έχετε επίσης τη δυνατότητα αντιστοίχισης περιπτώσεων, οι οποίες θα μπορούσαν να είναι χρήσιμες αν ψάχνετε να φιλτράρετε ακρωνύμια όλων των κεφαλαίων.
Αφού ολοκληρώσετε τα κριτήρια φίλτρου όπως επιθυμείτε, μπορείτε να επιλέξετε σε ποιο φάκελο θα μετακινήσετε τα αντίστοιχα μηνύματα.
Λάβετε υπόψη ότι τα φίλτρα εφαρμόζονται με σειρά από πάνω προς τα κάτω. Έτσι, κατά την αναθεώρηση της λίστας, βεβαιωθείτε ότι το πιο σημαντικό φίλτρο βρίσκεται στην κορυφή. Αυτό θα έχει προτεραιότητα εάν ένα μήνυμα εμπίπτει σε πολλά φίλτρα. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε ή να καταργήσετε ένα υπάρχον φίλτρο από αυτήν τη σελίδα.
Αυτό είναι το μόνο που πρέπει να γνωρίζετε για το φιλτράρισμα του Yahoo. Για περισσότερες συμβουλές, δείτε πώς να κάνετε τον λογαριασμό σας Yahoo ασφαλή Το
Πώς να φιλτράρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook
Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook.com για το email σας, δείτε πώς μπορείτε να φιλτράρετε τα μηνύματα.
Ανοιξε το δικό σου Εισερχόμενα Outlook και κάντε κλικ στο Μηχανισμός εικονίδιο επάνω δεξιά, ακολουθούμενο από Όλες οι ρυθμίσεις του Outlook στο κάτω μέρος αυτής της λίστας. Συγουρεύομαι Ταχυδρομείο επιλέγεται στην αριστερή καρτέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κανόνες στην επόμενη λίστα. Τέλος, κάντε κλικ Προσθήκη νέου κανόνα για να φτιάξετε ένα φρέσκο φίλτρο.
Θα πρέπει να δώσετε ένα όνομα στο φίλτρο. Στη συνέχεια, ανοίξτε το πλαίσιο κάτω Προσθέστε μια συνθήκη για να δείτε τις διαθέσιμες επιλογές.
Υπάρχουν πολλά από αυτά, τα οποία το Outlook χωρίζει σε ομάδες. Για παράδειγμα, μία κατηγορία είναι Το όνομά μου είναι , στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε Είμαι στη γραμμή To , Είμαι στη γραμμή CC , Δεν είμαι στη γραμμή To , και παρόμοια. Αν θέλετε περισσότερα από ένα, κάντε κλικ Προσθέστε μια άλλη συνθήκη κάτω από το πρώτο κουτί.
Υπάρχουν πάρα πολλά για μια εξαντλητική λίστα εδώ, αλλά μερικά από τα πιο χρήσιμα περιλαμβάνουν:
- Το όνομά μου είναι> Δεν είμαι στη γραμμή Προς συλλαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία στείλατε CCed ή μαζική αποστολή email.
- Επισημαίνεται με> Σημασια ή Ευαισθησία για τη λήψη μηνυμάτων χρησιμοποιώντας επίπεδα ευαισθησίας ή προτεραιότητας ειδικά για το Outlook.
- Ελήφθη >> Πριν ή Μετά για να φιλτράρετε τα μηνύματα κατά ημερομηνία.
Αφού ορίσετε τις προϋποθέσεις σας, θα πρέπει να καθορίσετε τουλάχιστον ένα στοιχείο κάτω Προσθέστε μια ενέργεια Το Μπορείτε να επιλέξετε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε το μήνυμα σε ένα φάκελο ή να το διαγράψετε. Μια τακτοποιημένη επιλογή καρφιτσώνει το μήνυμα, το οποίο θα το κρατήσει στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας για έλεγχο. Η σήμανση του μηνύματος με κάποια σημασία ή η προώθησή του σε άλλη διεύθυνση είναι άλλες χρήσιμες ενέργειες.
Επίσης, το Outlook σάς επιτρέπει να προσθέτετε εξαιρέσεις χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις προηγούμενες συνθήκες. Έτσι, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα φίλτρο που αποκλείει μηνύματα από ένα συγκεκριμένο άτομο ή μηνύματα που έχουν επισημανθεί ως σημαντικά.
Ελεγξε το Σταματήστε να επεξεργάζεστε περισσότερους κανόνες εάν δεν θέλετε τα μηνύματα που περνούν μέσα από αυτό το φίλτρο να επηρεάζονται από άλλα. Για παράδειγμα, εάν ένα φίλτρο καρφιτσώνει όλα τα σημαντικά μηνύματα και ένα δεύτερο φίλτρο διαγράφει όλα τα μηνύματα με συνημμένα, θα θέλατε να επιλέξετε αυτό το πλαίσιο έτσι ώστε το Outlook να μην διαγράψει ένα σημαντικό μήνυμα με συνημμένα.
Αυτό είναι το μόνο που χρειάζεται για τη δημιουργία φίλτρων του Outlook. επαναλάβετε τα παραπάνω αν χρειάζεστε περισσότερα.
Τα φίλτρα email γίνονται εύκολα
Τα φίλτρα email είναι ισχυρά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε την πλημμύρα των μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας. Είμαστε βέβαιοι ότι μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας της αλληλογραφίας σας --- ειδικά στο Gmail και το Outlook, τα οποία προσφέρουν περισσότερες επιλογές.
Για περισσότερη βοήθεια, δείτε επιπλέον τρόπους οργάνωσης και διαχείρισης των εισερχομένων email σας. Επιπλέον, για περισσότερες συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη διεύθυνση email απάντησης.
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Πώς να καθαρίσετε τον υπολογιστή σας με Windows χρησιμοποιώντας τη γραμμή εντολώνΕάν ο υπολογιστής σας με Windows έχει χαμηλό χώρο αποθήκευσης, καθαρίστε τα σκουπίδια χρησιμοποιώντας αυτά τα γρήγορα βοηθητικά προγράμματα γραμμής εντολών.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Διαδίκτυο
- Παραγωγικότητα
- Gmail
- Συμβουλές για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
- Yahoo Mail
- Microsoft Outlook
- Hotmail
- Εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο Μπεν είναι Αναπληρωτής Συντάκτης και Διευθυντής Ενσωμάτωσης στο MakeUseOf. Άφησε τη δουλειά του για να γράψει πλήρη απασχόληση το 2016 και δεν έχει κοιτάξει ποτέ πίσω. Καλύπτει μαθήματα τεχνολογίας, συστάσεις για βιντεοπαιχνίδια και πολλά άλλα ως επαγγελματίας συγγραφέας για πάνω από επτά χρόνια.
Περισσότερα από τον Ben StegnerΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή