Πώς να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες σε φύλλα Google με μακροεντολές

Πώς να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες σε φύλλα Google με μακροεντολές

Καταγράψτε μια εργασία, αποθηκεύστε αυτήν την εργασία και εκτελέστε την εργασία όποτε θέλετε.





Οι μακροεντολές είναι τελικά διαθέσιμες στους χρήστες των Υπολογιστικών φύλλων Google. Οι μακροεντολές σάς επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες σε έγγραφα και υπολογιστικά φύλλα χωρίς να χρειάζεται να μάθετε να γράφετε κώδικα.



Αποτελούσαν βασικό εργαλείο παραγωγικότητας στο Microsoft Office για μεγάλο χρονικό διάστημα. Οι χρήστες του Excel ήταν σε θέση να το κάνουν από καιρό χρησιμοποιήστε μακροεντολές για να εξοικονομήσετε χρόνο και τώρα μπορείτε να προσφέρετε τα ίδια οφέλη εξοικονόμησης χρόνου στα Υπολογιστικά φύλλα Google.





Ενώ τα Υπολογιστικά φύλλα Google επιτρέπουν στους χρήστες να γράφουν τις δικές τους λειτουργίες σεναρίου Apps, οι μακροεντολές ανοίγουν αυτό το είδος λειτουργικότητας σε όλους τους χρήστες των Υπολογιστικών φύλλων Google-δεν απαιτείται εμπειρία κωδικοποίησης.

Οι μακροεντολές είναι ιδιαίτερα χρήσιμες εάν αντιμετωπίζετε πολλαπλά φύλλα ξανά και ξανά με παρόμοια δεδομένα ή πληροφορίες. Για παράδειγμα, κάθε είδους μηνιαίοι ιχνηλάτες με περίπλοκες λειτουργίες για τη συλλογή δεδομένων θα επωφεληθούν από τις μακροεντολές.



Πώς να δημιουργήσετε μια νέα μακροεντολή στα Υπολογιστικά φύλλα Google

Οι μακροεντολές των Υπολογιστικών φύλλων Google είναι εξαιρετικά εύκολο να δημιουργηθούν.

  1. Κάντε κλικ Εργαλεία> Μακροεντολές> Εγγραφή μακροεντολών Το
  2. Εκτελέστε τα βήματα που θέλετε να αυτοματοποιήσετε.
  3. Επιλέγω Απόλυτες Αναφορές εάν θέλετε η μακροεντολή να λειτουργεί στο ίδιο ακριβώς κελί που καταγράφετε. Επιλέγω Σχετικές αναφορές εάν θέλετε η μακροεντολή να λειτουργεί στο κελί που επιλέγετε και τα κοντινά κελιά.
  4. Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε Το
  5. Εισαγάγετε το όνομα της μακροεντολής και ένα προαιρετικό πλήκτρο συντόμευσης πληκτρολογίου.

Τώρα προφανώς, το δεύτερο βήμα στην παραπάνω λίστα θα μπορούσε να περιλαμβάνει πολλά περισσότερα βήματα, αλλά περισσότερα για αυτό αργότερα.



Πώς να επεξεργαστείτε μια μακροεντολή στα Υπολογιστικά φύλλα Google

Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε τη μακροεντολή σας, κάντε τα εξής:

  1. Παω σε Εργαλεία> Μακροεντολές> Διαχείριση μακροεντολών Το
  2. Στη λίστα μακροεντολών που ανοίγει, κάντε κλικ στο κουμπί μενού (τρεις τελείες) δίπλα στη μακροεντολή που θέλετε να επεξεργαστείτε.
  3. Κάντε κλικ Επεξεργασία σεναρίου Το

Για να επεξεργαστείτε τη μακροεντολή, θα πρέπει πραγματικά να επεξεργαστείτε τον κώδικα, οπότε αν αυτό είναι κάτι που δεν σας βολεύει, μπορεί να είναι ευκολότερο απλά να καταγράψετε ξανά τη μακροεντολή.



Πώς να εκτελέσετε μια μακροεντολή στα Υπολογιστικά φύλλα Google

Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή, ανοίξτε το φύλλο που θέλετε να το χρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ Εργαλεία> Μακροεντολές και επιλέξτε τη μακροεντολή από τη λίστα. Or αν έχετε εκχωρήσει μια συντόμευση πληκτρολογίου στη μακροεντολή σας, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε.

Παρακάτω, θα βρείτε μερικά απλά παραδείγματα για τους διάφορους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές στα Υπολογιστικά φύλλα Google.

Παράδειγμα 1: Μορφοποιήστε το υπολογιστικό φύλλο σας με μια μακροεντολή

Οποιοδήποτε είδος επαναλαμβανόμενης μορφοποίησης που πρέπει να εφαρμόσετε σε πολλά φύλλα Google μπορεί εύκολα να γίνει με μακροεντολές.

χρειάζομαι μόντεμ και δρομολογητή;

Βασική μορφοποίηση

Εάν έχετε πολλά φύλλα με παρόμοιες πληροφορίες, μπορείτε να εγγράψετε μακροεντολές για οποιοδήποτε ή όλα τα ακόλουθα: έντονη/πλάγια/υπογραμμισμένη μορφοποίηση, μέγεθος γραμματοσειράς, ευθυγράμμιση κειμένου, τύλιγμα κειμένου, χρώμα πλήρωσης φόντου και άλλα.

Μορφοποίηση υπό όρους

Με τα Υπολογιστικά φύλλα Google, μπορείτε επίσης να αποκτήσετε αρκετά μετα, προσθέτοντας ένα επιπλέον επίπεδο αυτοματισμού πάνω από τον βασικό αυτοματισμό με τη μορφοποίηση υπό όρους.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να μορφοποιήσετε κελιά χρησιμοποιώντας τις ίδιες μεθόδους που αναφέρονται παραπάνω. Η διαφορά είναι ότι μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που διαμορφώνει το κείμενο με βάση συγκεκριμένα κριτήρια:

  • Εάν το κελί περιέχει ή δεν περιέχει μια συγκεκριμένη λέξη -κλειδί.
  • Εάν το κελί περιέχει έναν αριθμό ίσο, μεγαλύτερο ή μικρότερο από έναν συγκεκριμένο αριθμό
  • Εάν το κελί περιέχει μια συγκεκριμένη ημερομηνία/μια ημερομηνία μετά/μια ημερομηνία πριν από τις προδιαγραφές σας.

Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε τα Υπολογιστικά φύλλα Google ως έναν τρόπο για να παρακολουθείτε τις εργασίες σας και έχετε ορίσει ημερομηνίες λήξης στις εργασίες σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε οτιδήποτε οφείλεται σήμερα:

  1. Αφού κάνετε κλικ στην επιλογή Εγγραφή, επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους.
  2. Παω σε Μορφή> Μορφοποίηση υπό όρους Το
  3. Στην πλαϊνή γραμμή που ανοίγει, κάντε κλικ Προσθήκη νέου κανόνα Το
  4. Υπό Μορφοποίηση κελιών εάν επιλέγω Η ημερομηνία είναι Το
  5. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού που ανοίγει, επιλέξτε Σήμερα για τα καθήκοντα που πρέπει να γίνουν σήμερα.

Εάν θέλετε να επισημάνετε οτιδήποτε έχει λήξει, επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 3 και, στη συνέχεια, κάντε τα εξής:

  1. Υπό Μορφοποίηση κελιών αν επιλέξετε Η ημερομηνία είναι πριν Το
  2. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού που ανοίγει, επιλέξτε Σήμερα Το

Παράδειγμα 2: Δημιουργία αναφορών και γραφημάτων

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές στα Υπολογιστικά φύλλα Google, συμπεριλαμβανομένων των Συγκεντρωτικών πινάκων, γραφημάτων και γραφημάτων.

Συγκεντρωτικοί πίνακες στα Υπολογιστικά φύλλα Google

Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες είναι εξαιρετικά χρήσιμοι εάν θέλετε να υπολογίσετε σύνολα διαφόρων στοιχείων στο υπολογιστικό φύλλο σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα για να κατανοήσετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων και να τα συνοψίσετε σε μια σύντομη εύπεπτη αναφορά. Δεδομένου ότι βασίζεται σε δεδομένα υπολογιστικών φύλλων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους, γραφήματα και γραφήματα για να απεικονίσετε επίσης τα δεδομένα.

Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ένα Φύλλο Google για τις συνήθειες δαπανών σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα περιστροφικό γράφημα για να υπολογίσετε τα σύνολα. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ελέγξετε πραγματικά πόσα ξοδεύετε στα Starbucks.

  1. Αφού κάνετε κλικ Ρεκόρ , παω σε Δεδομένα> Συγκεντρωτικός πίνακας Το
  2. ο Επεξεργαστής περιστροφικού πίνακα θα ανοίξει σε ένα πλευρικό πλαίσιο όπου μπορείτε να προσθέσετε τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται στον πίνακά σας.
  3. Υπό Σειρές Κάντε κλικ Προσθήκη , και επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να συγκεντρώσετε: κατηγορία εξόδων ή τοποθεσία για παράδειγμα.
  4. Υπό Αξίες , Κάντε κλικ Προσθήκη και επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τα ποσά που ξοδεύετε ανά κατηγορία.

Αυτό είναι ένα πολύ απλό παράδειγμα για το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένας πίνακας περιστροφής. Υπάρχουν πολύ πιο περίπλοκες χρήσεις, όπου οι μακροεντολές θα κάνουν τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη στα Υπολογιστικά φύλλα Google.

Γραφήματα και γραφήματα πίτας στα Υπολογιστικά φύλλα Google

Αντί να κάνετε κύλιση σε σειρά δεδομένων, μπορείτε επίσης να συνοψίσετε όλες αυτές τις πληροφορίες οπτικά.

Και πάλι, εάν έχετε πολλά φύλλα με παρόμοια δεδομένα, μπορείτε να δημιουργήσετε το ίδιο γράφημα σε πολλά διαφορετικά φύλλα.

Για παράδειγμα, εάν παρακολουθείτε τις μηνιαίες πωλήσεις σας, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα γράφημα πίτας που θα αναλύει τις πωλήσεις ανά προϊόν.

  • Επιλέξτε τη/τις στήλη/τις σειρές που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να απεικονίσετε.
  • Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Εγγραφή, μεταβείτε στο Εισαγωγή> Διάγραμμα Το
  • Στο πλαίσιο που ανοίγει, επιλέξτε τον τύπο γραφήματος (Γραμμικό γράφημα, γράφημα ράβδων, διάγραμμα πίτας κ.λπ.)

Εκτελέστε αυτήν τη μακροεντολή σε άλλα φύλλα με παρόμοια δεδομένα για γρήγορες απεικονίσεις. Τα Υπολογιστικά φύλλα Google θα κάνουν επίσης προτάσεις για το πιο κατάλληλο γράφημα με βάση τα δεδομένα.

Παράδειγμα 3: Εκτέλεση σύνθετων λειτουργιών με μακροεντολές

Αυτός είναι ίσως ένας από τους πιο χρήσιμους και ισχυρούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές στα Υπολογιστικά φύλλα Google --- αλλά ενώ οι πολύπλοκες λειτουργίες μπορεί να είναι περίπλοκες, γίνονται απλές με τις μακροεντολές.

Υπάρχουν πολλές υπάρχουσες συναρτήσεις, όπως ο τύπος COUNTIF ή το Λειτουργίες αναζήτησης Το Μπορείτε επίσης να το κάνετε ένα βήμα παραπέρα και δημιουργήστε τις δικές σας λειτουργίες Φύλλα Google Το

Μόλις καταλάβετε τη λειτουργία σας, απλώς καταγράψτε τη μακροεντολή που εκτελείται στα βήματα.

Παράδειγμα 4: Κάντε ευκολότερη την προβολή των δεδομένων σας

Εάν έχετε αποθηκεύσει μεγάλο αριθμό δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google, αυτό βοηθά στο πάγωμα της πρώτης γραμμής και της πρώτης στήλης.

Με αυτόν τον τρόπο, όταν κοιτάζετε ένα υπολογιστικό φύλλο γεμάτο αριθμούς ή πληροφορίες, η διατήρηση της πρώτης γραμμής ή στήλης σε προβολή είναι απαραίτητη εάν θέλετε το πλαίσιο για αυτό που ψάχνετε.

  1. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Εγγραφή, μεταβείτε στο Προβολή> Πάγωμα> Μία σειρά και Προβολή> Πάγωμα> Μία στήλη Το
  2. Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε Το
  3. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη μακροεντολή και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε πάλι.

Ξεκινήστε μια μακροεντολή και σταματήστε την επαναλαμβανόμενη εργασία

Λόγω της συνεργατικής φύσης των Υπολογιστικών φύλλων Google, μπορείτε να εκτελέσετε μακροεντολές ενώ άλλα άτομα συνεχίζουν να εισάγουν τις πληροφορίες τους και δεν χρειάζεται πλέον να κατεβάζετε φύλλα και να τα ανοίγετε σε άλλο πρόγραμμα για να εκτελέσετε μια μακροεντολή.

Εάν η συνεργασία και η αποθήκευση στο cloud δεν αποτελούν προτεραιότητα για εσάς, μπορείτε πάντα να επιλέξετε Microsoft Excel για εγγραφή μακροεντολών .μικρό

Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 5 Συμβουλές για την υπερφόρτιση των μηχανών σας VirtualBox Linux

Έχετε κουραστεί από τις κακές επιδόσεις που προσφέρουν οι εικονικές μηχανές; Δείτε τι πρέπει να κάνετε για να αυξήσετε την απόδοση του VirtualBox.

Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα
  • Διαδίκτυο
  • Παραγωγικότητα
  • Google Drive
  • Υπολογιστικά φύλλα Google
  • Κόλπα παραγωγικότητας
  • Μακροεντολές
Σχετικά με τον Συγγραφέα Νάνσυ Μεσιέ(888 δημοσιευμένα άρθρα)

Η Νάνσυ είναι συγγραφέας και συντάκτρια που ζει στην Ουάσινγκτον. Previouslyταν στο παρελθόν συντάκτης της Μέσης Ανατολής στο The Next Web και αυτή τη στιγμή εργάζεται σε μια δεξαμενή σκέψης με έδρα τη DC για επικοινωνία και επικοινωνία με τα κοινωνικά μέσα.

Περισσότερα από τη Nancy Messieh

Εγγραφείτε στο newsletter μας

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή