Home-theater-designers
Τι παίρνετε όταν συνδυάζετε διακοπές δύο εβδομάδων με μια πολυάσχολη επαγγελματική ζωή; Ένα γιγαντιαίο έργο που σας περιμένει μόλις επιστρέψετε στο σπίτι - απλά κοσκινίζετε όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Περιμένετε - γιατί να μην ενεργοποιήσετε το Responder εκτός γραφείου στο Outlook και να μην αυτοματοποιήσετε μερικές από αυτές τις απαντήσεις για εσάς;
Εδώ, στο MakeUseOf, έχουμε καλύψει πώς να το κάνετε αυτό στο Gmail, όπως τις οδηγίες της Tina για τις διακοπές, και τη μέθοδο του Mark να το κάνει χρησιμοποιώντας ένα φίλτρο email. Ο μόνος πελάτης που δεν έχουμε καλύψει ακόμα είναι το Outlook. Δυστυχώς, σε αντίθεση με το Gmail, η δωρεάν έκδοση του Outlook.com δεν προσφέρει τη δυνατότητα απόκρισης εκτός γραφείου. Ωστόσο, εάν έχετε Outlook 2010 και λογαριασμό σε διακομιστή MS Exchange - τον οποίο πολλές εταιρείες παρέχουν στους υπαλλήλους - τότε είστε τυχεροί.
Χρήση ανταπόκρισης εκτός γραφείου στο Outlook
Η Microsoft έχει καταστήσει εξαιρετικά απλή τη δημιουργία ενός αυτοματοποιημένου συστήματος που θα στέλνει άμεσες απαντήσεις σε όποιον σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ είστε μακριά από το γραφείο σας. Δεν έχει σημασία αν πρόκειται μόνο για 24 ώρες ή κατά τη διάρκεια διακοπών 2 εβδομάδων, μπορείτε να διαμορφώσετε το πρόγραμμα -πελάτη του Outlook για να ανταποκρίνεται ακριβώς όπως θέλετε και για το χρονικό διάστημα που ακριβώς το χρειάζεστε.
Για να μεταβείτε σε αυτές τις ρυθμίσεις στο Outlook 2010, κάτω από το κουμπί Λογότυπο των Windows, επιλέξτε Πληροφορίες. Εδώ, θα δείτε ένα μεγάλο κουμπί που γράφει 'Αυτόματες απαντήσεις' με εικονίδιο πόρτας και βέλους.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματες απαντήσεις για να εκκινήσετε το εργαλείο Outlook Out Of Office. Το αναδυόμενο παράθυρο που θα δείτε είναι πολύ πιο προχωρημένο από ό, τι μπορείτε να φανταστείτε. Με την πρώτη ματιά, είναι ένας γρήγορος τρόπος για να ενεργοποιήσετε την 'Αποστολή αυτόματων απαντήσεων' και απλώς πληκτρολογήστε μια γρήγορη σημείωση που θα αποστέλλει αυτόματα το Outlook για λογαριασμό σας σε οποιονδήποτε σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
πώς να βρείτε τη διεύθυνση IP στον εκτυπωτή
Ωστόσο, με μια πιο προσεκτική επιθεώρηση, θα δείτε ότι υπάρχει πολύ περισσότερη λειτουργικότητα εδώ από ό, τι φαίνεται.
Πρώτα απ 'όλα, μπορείτε να ορίσετε ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης απάντησης, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε από τις διακοπές σας, να μην χρειάζεται να ανησυχείτε ότι θα θυμηθείτε να το απενεργοποιήσετε!
Θα παρατηρήσετε επίσης ότι υπάρχουν δύο καρτέλες. Αυτό που βρίσκεται στα αριστερά είναι να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση μόνο για άτομα που σας στέλνουν email από την εταιρεία.
Η καρτέλα στα αριστερά είναι όπου μπορείτε να ρυθμίσετε μια συγκεκριμένη απάντηση για οποιονδήποτε σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την εξωτερική εταιρεία σας.
Ρύθμιση κανόνων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Θα παρατηρήσετε στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου, υπάρχει ένα φαινομενικά ασήμαντο μικρό κουμπί με την ένδειξη 'Κανόνες ...'
Αυτό το κουμπί είναι πραγματικά πολύ σημαντικό επειδή σας επιτρέπει να ορίσετε περαιτέρω τον τρόπο με τον οποίο το Outlook θα απαντά αυτόματα, καθορίζοντας συγκεκριμένα άτομα, λέξεις στο θέμα ή το σώμα ή αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στάλθηκε απευθείας ή CC'd.
Μπορείτε να δημιουργήσετε πολύ συγκεκριμένους κανόνες εδώ. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα ότι εάν η μητέρα σας στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να το προωθήσετε σε έναν προσωπικό λογαριασμό που θα παρακολουθείτε κατά τη διάρκεια των διακοπών σας (ή να το στείλετε απευθείας στα σκουπίδια, ανάλογα με τη σχέση σας με τη μητέρα σας).
Γίνεται ακόμα πιο ενδιαφέρον όταν κάνετε κλικ στο κουμπί 'Advanced ...'.
Εδώ, μπορείτε να ορίσετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα μηνύματα στα οποία θέλετε να απαντήσετε με διαφορετικό τρόπο από την τυπική αυτόματη απάντηση. Μπορείτε να επιλέξετε μηνύματα πάνω ή κάτω από ένα συγκεκριμένο μέγεθος, όταν λήφθηκαν, το επίπεδο σπουδαιότητάς τους και άλλα.
Δημιουργία ανταπόκρισης εκτός γραφείου με κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η Saikat παρείχε μερικές συμβουλές για τη χρήση φίλτρων Outlook στο παρελθόν και ο Jack έκανε το ίδιο για Φίλτρα Google, Hotmail και Yahoo Το Αν το σκεφτείτε, ο ανταποκριτής εκτός γραφείου είναι στην πραγματικότητα μια εναλλακτική έκδοση του τι θα μπορούσατε να κάνετε αν κάνετε απλώς κλικ στο Διαχείριση κανόνων από το μενού του Outlook.
Χρησιμοποιώντας τον Οδηγό κανόνων, απλώς μετακινηθείτε προς τα κάτω στην επιλογή για να ελέγξετε αν υπάρχουν μηνύματα που έχουν ληφθεί σε συγκεκριμένο εύρος δεδομένων.
Ορίστε αυτό το χρονικό διάστημα από τη στιγμή που ξεκινάτε για διακοπές, μέχρι τη στιγμή που σκοπεύετε να επιστρέψετε στο σπίτι.
Τέλος, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να καθορίσετε ποια απάντηση ή ενέργεια θέλετε να λάβει ο κανόνας όταν τα εισερχόμενα μηνύματα πληρούν αυτά τα κριτήρια και ουσιαστικά έχετε έναν ανταποκριτή εκτός γραφείου!
Όπως μπορείτε να δείτε, δεν υπάρχει κανένας λόγος που να μην μπορείτε να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακόμη και όταν βρίσκεστε σε διακοπές! Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αφιερώσετε χρόνο για να πείτε στο Outlook πώς θα θέλατε να ανταποκριθεί για εσάς και οι άνθρωποι θα πιστεύουν ότι είστε το ίδιο παραγωγικοί όσο ήσασταν ποτέ, ακόμα και όταν κάθεστε σε μια παραλία πίνοντας μια μαργαρίτα.
Με ποιους δημιουργικούς τρόπους χρησιμοποιείτε το Outlook's Responder Outlook; Έχετε μερικές καλές συμβουλές ή ιστορίες να πείτε; Μοιραστείτε τα στην παρακάτω ενότητα σχολίων!
εφαρμογή φωνής σε κείμενο για υπολογιστή
Συντελεστές εικόνας: χέρι ρομπότ [Καταργήθηκε το σπασμένο URL] μέσω του Shutterstock
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Αξίζει την αναβάθμιση σε Windows 11;Τα Windows έχουν επανασχεδιαστεί. Είναι όμως αυτό αρκετό για να σας πείσει να μεταβείτε από τα Windows 10 στα Windows 11;
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Windows
- Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Microsoft Outlook
Ο Ryan έχει πτυχίο Ηλεκτρολόγων Μηχανικών. Εργάστηκε 13 χρόνια στη μηχανική αυτοματισμού, 5 χρόνια στην πληροφορική και τώρα είναι Μηχανικός Εφαρμογών. Πρώην Διευθύνων Σύμβουλος του MakeUseOf, μίλησε σε εθνικά συνέδρια για την απεικόνιση δεδομένων και συμμετείχε στην εθνική τηλεόραση και ραδιόφωνο.
Περισσότερα από τον Ryan DubeΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή