Home-theater-designers
Στέλνουμε και λαμβάνουμε email κάθε μέρα. Ωστόσο, κάνουμε ενοχλητικά λάθη που δεν μπορούμε να αναιρέσουμε ». Έτσι, το να γράψετε ένα αποτελεσματικό email που να κρατάει τη δράση του αναγνώστη σας ενώ προσέχετε τις προκλήσεις του κόσμου μας μπορεί να είναι δύσκολο.
Έχοντας αυτό κατά νου, έχουμε συγκεντρώσει μερικούς βασικούς κανόνες που πρέπει να γνωρίζετε όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα. Ακολουθήστε αυτούς τους απλούς κανόνες για να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς κόπο.
1. Ξανασκεφτείτε τους Χαιρετισμούς και τις Απογραφές
Ελπίζω να έχετε μια υπέροχη εβδομάδα! ήταν ένας υπέροχος τρόπος για να ξεκινήσετε ένα email. Οχι πια! Λαμβάνοντας υπόψη πόσο αβέβαιη είναι η ζωή, αυτή μπορεί να βγει ως απρόσεκτη και υπερβολικά αποκομμένη.
Το ίδιο ισχύει και για εγγραφές όπως Regards, Best Wishes ή Cheers-που λειτουργούσαν τέλεια πριν, αλλά μερικές φορές μπορεί να ακούγεται αποσυρμένο από την πραγματικότητα.
Λοιπόν, γιατί να μην το κρατήσουμε απλό και γνήσιο; Πηγαίνετε για εγγραφές όπως Μείνετε ασφαλείς, Φροντίστε ή Ειλικρινά. Όσο για τους χαιρετισμούς, ελπίζω ότι όλα είναι καλά ή ελπίζουμε ότι εσείς και τα αγαπημένα σας πρόσωπα είστε ασφαλείς μπορεί να είναι καλά σημεία εκκίνησης.
2. Συμπεριλάβετε μια καθαρή γραμμή θέματος
Αυτός ο κανόνας email είναι τόσο παλιός όσο το ίδιο το email. Αυτό συμβαίνει επειδή οι άνθρωποι συχνά αποφασίζουν αν θα ανοίξουν ή όχι ένα email με βάση τη γραμμή θέματος.
Με όλη τη δουλειά μας τώρα στο διαδίκτυο, η ανάγκη να δώσουμε προτεραιότητα σε αυτό που είναι σημαντικό και να αγνοήσουμε αυτό που δεν είναι είναι ζωτικής σημασίας. Επομένως, εάν εξακολουθείτε να αφήνετε κενή τη γραμμή θέματος, πιθανότατα το email σας θα αγνοηθεί.
Η ιδανική γραμμή θέματος έχει λιγότερες από 10 λέξεις. Επιλέξτε ένα που θα καλύπτει τις ανησυχίες σας και θα κοινοποιεί το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η πρόταση για το έργο της αεροπορίας, η συνάντηση που έχει προγραμματιστεί ξανά ή οι γρήγορες ερωτήσεις σχετικά με την παρουσίασή σας είναι μερικά καλά παραδείγματα θεμάτων από τα οποία μπορείτε να λάβετε μια ιδέα.
3. Χρησιμοποιήστε επαγγελματική υπογραφή
Έχετε ένα προκαθορισμένο μπλοκ υπογραφής που χρησιμοποιείτε για να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλες τις προσωπικές σας συσκευές. Θα πρέπει να έχει το όνομά σας, τον τίτλο της εταιρείας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Αυτό δίνει στον παραλήπτη σας μια καλή ιδέα για το ποιος είστε και πώς να επικοινωνήσετε μαζί σας εάν προκύψει ανάγκη. Όσον αφορά τη γραμματοσειρά και το μέγεθος της επαγγελματικής σας υπογραφής, βεβαιωθείτε ότι είναι το ίδιο με το υπόλοιπο email.
Επίσης, τερματίστε τα email σας με σιγουριά αλλά μην το παρακάνετε με ρήσεις ή προσωπικά στοιχεία.
4. Παρουσιάστε τον εαυτό σας εάν συναντιέστε για πρώτη φορά εικονικά
Όλοι έχουμε αντιμετωπίσει καταστάσεις όπου έπρεπε να στείλουμε email σε κάποιον που δεν έχουμε γνωρίσει. Η λήψη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν ξένο μπορεί να είναι περίεργη. Και αυτό το λέω ελαφρά.
Έτσι, αφιερώστε ένα λεπτό για να συστηθείτε στον παραλήπτη του email. Το πλαίσιο είναι κρίσιμο και οι πρώτες εντυπώσεις εξακολουθούν να έχουν σημασία. Έτσι, προσθέστε μια γραμμή όπως, Γεια! Αυτό είναι το Tracy από το Multiseon Pvt. Ltd, και στέλνω email επειδή εκφράσατε το ενδιαφέρον σας για την αγορά των ηλεκτρονικών προϊόντων μας.
Or, όταν σας παρουσιάζουν κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε επίσης να του στείλετε μια γραμμή λέγοντας πόσο υπέροχο είναι να τον συναντάτε ηλεκτρονικά.
5. Γράψτε Συμπαθητικά Email
Δεν μπορούμε να τονίσουμε τη σημασία αυτού. Η ζωή είναι δύσκολη. Κυρίως, είναι πολύ αβέβαιο.
Έχασαν κάποια προθεσμία; Δεν εμφανίστηκαν για το προγραμματισμένο Google Meet; Πριν στείλετε ένα αυστηρό email - σταματήστε και σκεφτείτε το καλά. Τι γίνεται αν υπάρχει επείγουσα ιατρική κατάσταση;
Ως εκ τούτου, να είστε συμπονετικοί και να ρωτήσετε αν όλα είναι εντάξει μαζί τους. Ένα email όπως μας λείψατε στη σημερινή συνάντηση. Απλώς το check in για να δείτε ότι όλα είναι εντάξει. μπορεί να δημιουργήσει σχέσεις που αντέχουν στο χρόνο.
6. Συμπίεση/Αλλαγή μεγέθους & Όνομα συνημμένων όταν μπορείτε
Δεν μιλάμε πολύ για αυτόν τον κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γιατί κατά την αποστολή μεγάλων συνημμένων, υποθέτουμε αυτόματα ότι ο παραλήπτης μας έχει αρκετό χώρο. Τα μεγάλα αρχεία χρειάζονται περισσότερο χρόνο για λήψη και μπορεί να γίνουν ενοχλητικά σε ελάχιστο χρόνο.
Ως εκ τούτου, θέστε ένα σημείο να τα συμπιέσετε ή να αλλάξετε το μέγεθός τους. Εάν μοιράζεστε πάρα πολλά αρχεία ταυτόχρονα, είναι καλή πρακτική να προσθέσετε μια ευγενική σημείωση που να λέει σε τι χρησιμεύουν τα συνημμένα.
Επίσης, ονομάστε τα συνημμένα σας πριν τα στείλετε. Αποστολή βιογραφικού; Μετονομάστε το αρχείο σε Tracy_Mackenzie_CV και ξεκινήστε με το δεξί πόδι.
7. Μην χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως άλλη εφαρμογή άμεσων μηνυμάτων
Ο λόγος που όλοι αγαπάμε τα άμεσα μηνύματα είναι ότι - είναι άμεσα.
Αλλά όταν αναμειγνύετε τα δύο και χρησιμοποιείτε το email ως υποκατάστατο των άμεσων μηνυμάτων, κινδυνεύετε να είστε ενοχλητικοί και αντιεπαγγελματίες.
Επομένως, πρέπει να γνωρίζετε πότε πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πότε να το παρακολουθήσετε με άλλο. Μην κάνετε το λάθος να στείλετε πάρα πολλά email παρακολούθησης γιατί ενδέχεται να εργάζονται από το σπίτι. Μην καλέσετε κανέναν ζητώντας του να ελέγξει ένα email.
Εάν είναι επείγον, χρησιμοποιήστε έναν άλλο τρόπο επικοινωνίας.
8. Χρησιμοποιήστε το χιούμορ για να θεραπεύσετε, αλλά με φειδώ
Ενώ πολλοί χρησιμοποιούν το χιούμορ για να ελαφρύνουν τη διάθεση σε αυτούς τους εξαιρετικούς καιρούς, το πρόβλημα με τη χρήση του χιούμορ στα email είναι ότι μπορεί να αποτύχει.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε χιούμορ σε ένα email, κάντε το μόνο αν γνωρίζετε καλά το άτομο. Δεν θέλετε να αποδειχτείτε ασεβείς ή αγενείς εάν κάποιος βρίσκεται σε σοβαρή κατάσταση. Εξάλλου, αυτό που ακούγεται αστείο μπορεί να μην διαβάζεται αστείο.
Λόγος προς τους σοφούς: Εάν έχετε αμφιβολίες, είναι καλύτερο να το αφήσετε έξω.
Ορίστε απαντήσεις εκτός γραφείου και βελτιώστε την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής
Ενώ στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτές τις μέρες, θα πρέπει επίσης να προσέχετε τις ώρες. Με τον τρόπο ζωής της εργασίας από το σπίτι να κερδίζει έδαφος, τα όρια μεταξύ της εργασίας και της προσωπικής μας ζωής έχουν θολωθεί. Οι απαντήσεις εκτός γραφείου διευκολύνουν την κατανόηση πότε κάποιος είναι διαθέσιμος για μια συνάντηση ή απαντά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Windows 10 μπότες σε μαύρη οθόνη
Εξετάστε τις ρυθμίσεις του προγράμματος -πελάτη email σας και διαμορφώστε τους αυτόματους ανταποκριτές όταν λείπετε ή δεν βρίσκεστε στο γραφείο σας. Για παράδειγμα, το Gmail το αποκαλεί Vacation Responder, ενώ το Microsoft Outlook χρησιμοποιεί απαντήσεις εκτός γραφείου.
Ελπίζουμε ότι αυτοί οι χρυσοί κανόνες για τη σύνταξη αποτελεσματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι σωστές συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και να δημιουργήσετε τις σωστές απαντήσεις.
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Αποφύγετε αυτά τα 6 λάθη για καλύτερη επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κειμένουΒελτιώστε τις δεξιότητές σας επικοινωνίας αποφεύγοντας λάθη όπως η χρήση πάρα πολλών emoji ή η πληκτρολόγηση σε όλα τα ανώτατα όρια.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο Gargi είναι συγγραφέας, παραμυθάς και ερευνητής. Ειδικεύεται στη συγγραφή συναρπαστικών κομματιών περιεχομένου για όλα τα πράγματα στο Διαδίκτυο για πελάτες σε χώρες και βιομηχανίες. Είναι Μεταπτυχιακή Λογοτεχνίας με Δίπλωμα Επιμέλειας & Εκδόσεων. Εκτός δουλειάς, φιλοξενεί εκπομπές TEDx και φεστιβάλ λογοτεχνίας. Σε έναν ιδανικό κόσμο, είναι πάντα ένα λεπτό μακριά από το να βγει στα βουνά.
Περισσότερα από τον Gargi GhosalΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή