Home-theater-designers
Ενώ οι περισσότεροι χρήστες υπολογιστών ισχυρίζονται ότι είναι έμπειροι σε λογισμικό του Office όπως Λέξη και Excel, οι περαιτέρω δυνατότητες του πακέτου είναι ίσως λίγο πιο τρομακτικές. Πρόσβαση και παρόμοια κομμάτια λογισμικού βάσης δεδομένων μπορεί να είναι ένα ιδιαίτερα εχθρικό λογισμικό για να ξεκινήσετε - αλλά αποτελούν πολύ λιγότερη πρόκληση εάν γνωρίζετε τι κάνετε.
Αυτός ο οδηγός θα σας οδηγήσει στα βασικά βήματα για τη δημιουργία της βάσης δεδομένων σας, τη συμπλήρωσή της με πληροφορίες και τη χρήση ερωτημάτων για πρόσβαση σε αυτήν με μια ματιά. Μόλις κατανοήσετε τα βασικά, θα είστε σε καλό δρόμο για την πραγματική κυριαρχία της Access.
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων
Με το άνοιγμα της Access, θα εμφανιστεί μια πληθώρα διαφορετικών επιλογών και προτύπων. Επιλέγω Κενή βάση δεδομένων για επιτραπέζιους υπολογιστές για να ξεκινήσετε και να επιλέξετε ένα όνομα αρχείου και μια θέση στο σκληρό σας δίσκο για να αποθηκευτεί. Θα δημιουργήσω μια βάση δεδομένων για τα βιβλία που έχω στην κατοχή μου, αλλά αυτές οι ίδιες έννοιες θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για μια λίστα αλληλογραφίας, τον τηλεφωνικό σας κατάλογο ή οποιονδήποτε αριθμό άλλων σκοπών.
Η πρώτη στήλη της βάσης δεδομένων μου θα περιέχει τον τίτλο κάθε βιβλίου, οπότε θα χρησιμοποιήσω το Κάντε κλικ για προσθήκη κουμπί για να ορίσετε ότι αυτό είναι α Σύντομο Κείμενο καταχώριση - θα πρέπει να επιλέξετε όποιο είδος καταχώρησης ταιριάζει στο έργο σας. Στη συνέχεια, μετονομάστε την κεφαλίδα στήλης σε κάτι κατάλληλο. Αξίζει επίσης να μετονομάσετε τον πρώτο σας πίνακα από τον προεπιλεγμένο 'Table1' σε αυτό το σημείο.
Κάντε το ίδιο για όλες τις διαφορετικές στήλες που θέλετε να συμπεριλάβετε. Στην περίπτωσή μου, αυτή ήταν μια άλλη καταχώριση Σύντομου Κειμένου για το όνομα του συγγραφέα, ένα κελί Αριθμού για το έτος έκδοσης και ένα πλαίσιο Ναι/Όχι για το αν ή όχι το εν λόγω βιβλίο ήταν έκδοση με σκληρό εξώφυλλο. Έχω επίσης δημιουργήσει ένα πεδίο Ημερομηνία προσθήκης, το οποίο θα αυτοματοποιήσουμε σε μια στιγμή. Εάν πρέπει να επεξεργαστείτε οποιονδήποτε τύπο δεδομένων μετά τη δημιουργία, κατευθυνθείτε στο Πεδία καρτέλα στην Κορδέλα, επισημάνετε την επιθυμητή στήλη και αλλάξτε την μέσω του Τύπος δεδομένων πτυσώμενο μενού.
κάνει rooting ένα τηλέφωνο το ξεκλειδώνει
Τώρα μεταβείτε στο Προβολή σχεδίου χρησιμοποιώντας το εικονίδιο στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης. Για να αυτοματοποιήσετε μια χρονική σήμανση, επιλέξτε το όνομα πεδίου που θέλετε, επιλέξτε τη μορφή ημερομηνίας μέσω του αναπτυσσόμενου μενού και εισαγάγετε = Τώρα () στο Προεπιλεγμένη τιμή πεδίο παρακάτω. Αυτό θα συμπληρώσει αυτόματα το κελί με την ημερομηνία προσθήκης της καταχώρησης κάθε φορά που εισάγεται ένα νέο στοιχείο στη βάση δεδομένων. Η ίδια μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον καθορισμό άλλων προεπιλογών, είτε πρόκειται για τυπική καταχώριση κειμένου είτε για τύπο όπως αυτός.
Καθιέρωση πρωτογενούς κλειδιού
Εάν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων που πρόκειται να αναπτυχθεί και να αναπτυχθεί, ένα Πρωτεύον κλειδί είναι ζωτικής σημασίας - αλλά είναι μια καλή συνήθεια να χρησιμοποιείτε ακόμη και αν εργάζεστε σε μικρότερη κλίμακα. Η σύγχυση μπορεί να προκύψει όταν δύο στοιχεία έχουν το ίδιο όνομα, αλλά ένα κύριο κλειδί διασφαλίζει ότι υπάρχει ένα άλλο μοναδικό αναγνωριστικό διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή.
Η Access 2013 δημιουργεί ένα πεδίο ID από προεπιλογή, το οποίο στη συνέχεια συμπληρώνει αυτόματα με ένα αριθμητικό αναγνωριστικό. Ωστόσο, μπορείτε να καθορίσετε ένα διαφορετικό Πρωτεύον Κλειδί εάν αισθάνεστε την ανάγκη. Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε δεξιό κλικ στο όνομα πεδίου που θέλετε στην Προβολή σχεδίασης και επιλέξτε Πρωτεύων κλειδί. Ωστόσο, αυτό πρέπει να είναι μια πραγματικά μοναδική είσοδος για να διασφαλιστεί ότι τα πράγματα λειτουργούν όπως θα έπρεπε.
Προσθήκη δεδομένων με φόρμες
Αν ψάχνετε να εισαγάγετε πολλά δεδομένα στο έγγραφό σας Access, είναι αξίζει να δημιουργήσετε ένα έντυπο Το Πρώτα, μεταβείτε στο Δημιουργώ στην Κορδέλα και κάντε κλικ στο Μορφή Το Θα δημιουργήσει μια προεπιλεγμένη διάταξη για εσάς, την οποία μπορείτε στη συνέχεια να επεξεργαστείτε σύροντας μεμονωμένα στοιχεία στην κατάλληλη θέση.
Για να δοκιμάσετε τη φόρμα σας, χρησιμοποιήστε την επιλογή Προβολή στην αριστερή πλευρά της Κορδέλας για να μεταβείτε σε Προβολή φόρμας Το Εδώ, θα μπορείτε να προσθέσετε μια καταχώρηση συμπληρώνοντας τα διάφορα πεδία - κάντε το τώρα για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν όπως προορίζεται. Για να ελέγξετε την πρόοδό σας, επιστρέψτε στον Πίνακα από τη Φόρμα και επιλέξτε Προβολή φύλλου δεδομένων Το Εάν η πρώτη σας καταχώρηση εμφανίζεται όπως προορίζεται, επιστρέψτε στη Φόρμα σας και αποθηκεύστε την εργασία σας.
Άλλες μέθοδοι εισαγωγής δεδομένων
Μια φόρμα είναι ένας καλός τρόπος τυποποίησης της εισαγωγής δεδομένων, ειδικά εάν περισσότεροι από ένας χρήστες θα χρησιμοποιούν τη βάση δεδομένων. Ωστόσο, δεν είναι ο μόνος τρόπος συμπλήρωσης ενός αρχείου στην Access. Η πιο απλή μέθοδος είναι η απλή προσθήκη καταχωρήσεων μη αυτόματα ενώ βρίσκεστε στην Προβολή φύλλου δεδομένων.
Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε ένα αρχείο που περιέχει προϋπάρχοντα δεδομένα. Η Access 2013 παρέχει υποστήριξη για διάφορους τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των υπολογιστικών φύλλων Excel , Αρχεία CSV, έγγραφα XML και HTML. Για να εισαγάγετε δεδομένα από μια πηγή, επιλέξτε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα από την Κορδέλα και επιλέξτε τον τύπο αρχείου που θέλετε. Η πρόσβαση θα σας οδηγήσει στα απαραίτητα βήματα για να την εισαγάγετε στη βάση δεδομένων σας.
Σφάλμα εισόδου/εξόδου συσκευής Windows 10
Αξίζει να σημειωθεί ότι η Access κάνει διάκριση μεταξύ εισαγωγής και σύνδεσης δεδομένων. Η πρώτη είναι η σωστή μέθοδος εάν τα δεδομένα σας δεν πρόκειται να αλλάξουν, αλλά η δεύτερη επιτρέπει την συνεχή ενημέρωση ενός ξεχωριστού εγγράφου, αντικατοπτρίζοντας αυτές τις αλλαγές στην Access. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει λίγο χρόνο.
Χρήση ερωτημάτων
Μόλις η βάση δεδομένων σας είναι επαρκώς γεμάτη, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να αποκομίζετε τα οφέλη από την οργάνωση πολλών πληροφοριών. Τα ερωτήματα είναι μια απλή αλλά ισχυρή μέθοδος ταξινόμησης της βάσης δεδομένων σας γρήγορα και αποτελεσματικά. Για να επεξηγήσω τη χρήση τους, εδώ είναι ένα απλό ερώτημα που θα αναζητήσει στη βάση δεδομένων μου βιβλία από ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
Για να δημιουργήσετε ένα νέο ερώτημα, μεταβείτε στο Δημιουργώ καρτέλα στην Κορδέλα και επιλέξτε Οδηγός ερωτήματος , στη συνέχεια επιλέξτε Οδηγός απλού ερωτήματος Το Επιλέξτε τον επιθυμητό Πίνακα, καθώς και τα Πεδία που σας ενδιαφέρουν - στην περίπτωσή μου, αυτό είναι Έτος Έκδοσης καθώς και ο Τίτλος, ώστε να ξέρω ποια καταχώρηση κοιτάζω.
Στην επόμενη οθόνη, αποφασίστε αν θέλετε να δείτε την προβολή Λεπτομέρειες με κάθε πεδίο κάθε εγγραφής ή απλώς μια Περίληψη. Στη συνέχεια, επιλέξτε Τέλος για να τερματίσετε τη διαδικασία. Θα σας παρουσιαστούν τα δεδομένα που επιλέξατε και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού στην κεφαλίδα της στήλης για να μειώσετε ακόμη περισσότερο τα πράγματα. I'mάχνω για βιβλία που γράφτηκαν τη δεκαετία του 1970, οπότε θα κάνω κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Έτος κυκλοφορίας και μετά θα μεταβώ στο Φίλτρα αριθμού> Μεταξύ Το
Έπειτα έθεσα ένα ανώτερο και κάτω όριο για τα δεδομένα μου και μου παρουσιάστηκε μια λίστα με τα βιβλία που κυκλοφόρησαν μεταξύ 1970 και 1980. Η ίδια μέθοδος μπορεί φυσικά να χρησιμοποιηθεί για να ταιριάξει με συμβολοσειρές κειμένου, κουτάκια ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία μπορεί να έχει εισαχθεί στη βάση δεδομένων σας.
Έχετε κάποιες συμβουλές για να ξεκινήσετε με την Access; Αντιμετωπίζετε μια συγκεκριμένη πτυχή της δημιουργίας βάσης δεδομένων και χρειάζεστε βοήθεια; Ενημερώστε μας για τις συμβουλές και τα ζητήματά σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Αξίζει την αναβάθμιση σε Windows 11;Τα Windows έχουν επανασχεδιαστεί. Είναι όμως αυτό αρκετό για να σας πείσει να μεταβείτε από τα Windows 10 στα Windows 11;
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Άγγλος συγγραφέας με έδρα στις ΗΠΑ. Βρείτε με στο Twitter μέσω του @radjonze.
Περισσότερα από τον Μπραντ ΤζόουνςΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή