Home-theater-designers
Όλοι βλάπτουν μερικές φορές. Προσπαθήστε όσο μπορούμε, κανείς δεν είναι τέλειος. Όταν κάνετε ένα λάθος που βλάπτει κάποιον άλλο, είναι σωστό να ζητήσετε συγγνώμη.
Ενώ συχνά θα χρειαστεί να ζητήσετε συγγνώμη προσωπικά, μερικές φορές μπορεί να προτιμάτε ή να πρέπει να πείτε ότι συγχωρείτε μέσω email. Ας δούμε πώς να ζητήσετε επαγγελματικά συγγνώμη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτήν την κατάσταση.
Τα τρία συστατικά ενός σωστού email απολογίας
Πιστωτική εικόνα: sandphin/ Flickr
Παρόλο που δεν υπάρχει καθολικό μοτίβο, ένα γενικά αποδεκτό πρότυπο για συγγνώμες περιλαμβάνει τρία μέρη:
- Αναγνωρίζοντας ότι έκανες κάτι λάθος.
- Αίσθημα μεταμέλειας για τις πράξεις και το είναι σου ενσυναίσθητος για να καταλάβουμε πώς βλάπτουν το άλλο άτομο.
- Αποκατάσταση , όπου διορθώνετε την κατάσταση σωστά.
Θα εξετάσουμε καθένα από αυτά τα τρία στοιχεία καθώς περνάμε στο πώς να πούμε συγγνώμη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς να ανοίξετε το email απολογίας σας
Πριν ξεκινήσετε να δημιουργείτε την πραγματική συγγνώμη, πρέπει να απευθυνθείτε στο άτομο στο οποίο γράφετε. Αυτό θα διαφέρει πολύ ανάλογα με τη σχέση σας με το άτομο.
Ας υποθέσουμε ότι κάνατε ένα λάθος σε μια επαγγελματική κατάσταση και έτσι πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα συγγνώμης στο αφεντικό σας. Για παράδειγμα, θα πούμε ότι δεν καταφέρατε να ολοκληρώσετε μια κρίσιμη εργασία εγκαίρως, γεγονός που καθυστέρησε το έργο για όλους τους άλλους.
Σχετικά: Αποφύγετε αυτά τα λάθη για καλύτερη επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κειμένου
Σε αυτήν την περίπτωση, ένας κατάλληλος χαιρετισμός θα ήταν 'Αγαπητέ [Όνομα],'. Εάν ζητούσατε συγγνώμη από έναν φίλο, κάτι σαν «Γεια [Όνομα]» ή «Γεια σας [Όνομα]» θα ήταν πιο κατάλληλο.
Μην ξεχνάτε επίσης τη γραμμή θέματος του μηνύματος συγγνώμης. Αφού αδικήσατε κάποιον, μπορεί να μην είναι χαρούμενοι να δουν ένα email από εσάς να φτάνει.
Το να βάλετε κάτι όπως «Παρακαλώ αποδεχτείτε τις συγγνώμες μου» ή «Λυπάμαι ειλικρινά» στη γραμμή θέματος είναι ένας καλός τρόπος για να καταστήσετε σαφές από την αρχή για ποιο λόγο προορίζεται το μήνυμά σας. Μην προσπαθήσετε να γίνετε έξυπνοι χρησιμοποιώντας ακρωνύμια email. κρατήστε το απλό, ώστε να γνωρίζουν τι περιέχει το μήνυμά σας.
Αναγνωρίζοντας το λάθος σας
Πιστωτική εικόνα: stevanovicigor/ Φωτογραφίες καταθέσεων
Τώρα που ολοκληρώσατε το άνοιγμα, ήρθε η ώρα για το πρώτο ζωτικό μέρος της συγγνώμης. Εδώ πρέπει να προσδιορίσετε με σαφήνεια το πρόβλημα που συνέβη. Ιδιοκτήστε αυτό που κάνατε. μην προσπαθήσετε να αποτρέψετε την ευθύνη σε κάποιον άλλο ή να δικαιολογήσετε αυτό που συνέβη.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα του τι να μην κάνουμε στο email απολογίας σας:
Ενώ ξέρω ότι έχασα μια σημαντική προθεσμία, πραγματικά δεν φταίω εγώ. Δούλευα με τον Paul σε αυτό το έργο και έχασε πάρα πολύ από τον χρόνο μου κάνοντάς μου μια δέσμη άσχετων ερωτήσεων. Ο υπολογιστής μου είχε επίσης παγώσει όλη την εβδομάδα και δεν ήταν σε θέση να τον κοιτάξει ακόμα. Οπότε δεν είναι όλα αυτά εξαιτίας μου.
εφαρμογές που λειτουργούν με το Apple carplay
Ακόμα κι αν όλα τα παραπάνω είναι αληθινά, δεν σημαίνει καλή συγγνώμη. Αυτό το μέρος πρέπει να αναγνωρίσει την ευθύνη σας στη γκάφα.
Κάτι τέτοιο είναι πολύ καλύτερο:
Συνειδητοποιώ ότι έχασα μια κρίσιμη προθεσμία. Αυτό το έργο ήταν πραγματικά σημαντικό για το τμήμα μας και με εμπιστευτήκατε να το ολοκληρώσω εγκαίρως. Γνωρίζω ότι η αποτυχία μου να ολοκληρώσω αυτήν την εργασία εγκαίρως καθυστέρησε την ολοκλήρωση του έργου. Αυτό αντανακλά άσχημα την ομάδα μας και λυπάμαι γι 'αυτό.
Εδώ έχετε ξεκάθαρα εκθέσει τι κάνατε λάθος, χωρίς να προσπαθήσετε να το υποβαθμίσετε ή να το εκτρέψετε. Αυτό είναι ένα μέρος της συγγνώμης που συχνά χάνεται σήμερα.
Εκφράζοντας τύψεις για αυτό που κάνατε
Τώρα που ξεκαθαρίσατε το λάθος σας, πρέπει να δείξετε συνείδηση για αυτό που συνέβη. Λάβετε υπόψη ότι αυτό που κάνατε, τουλάχιστον, προκάλεσε πόνο, απογοήτευση και άλλα αρνητικά συναισθήματα στο άλλο άτομο. Σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, μπορεί επίσης να τους έχει προκαλέσει να χάσουν χρόνο, χρήμα ή να αντιμετωπίσουν προβλήματα με τους ανωτέρους τους.
Κάντε το προφανές ότι αισθάνεστε τύψεις για την κατάσταση. Προσπαθήστε να μπείτε στη θέση τους και καταλάβετε πώς οι πράξεις σας τους οδήγησαν να αισθανθούν. Μην προσφέρετε εξηγήσεις για τη συμπεριφορά σας εδώ ή πείτε ότι «λυπάστε που αισθάνονται έτσι» για αυτό που κάνατε.
Το ζητούμενο μιας συγγνώμης είναι να επιδιορθώσετε μια διαλυμένη σχέση, όχι να αποδείξετε ότι είχατε δίκιο όλη την ώρα.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς να πλαισιώσετε αυτό το μέρος της συγγνώμης:
Θέλω να ζητήσω ειλικρινά συγγνώμη που δεν εκπλήρωσα τις υποχρεώσεις μου και ολοκλήρωσα την εργασία που μου εμπιστεύτηκες εγκαίρως. Δεν υπάρχουν δικαιολογίες για αυτήν την αποτυχία. Δεν μου αρέσει να γνωρίζω ότι απογοήτευσα την ομάδα μου και νιώθω τρομερά που αυτό σας προκάλεσε αμηχανία όταν συναντηθήκατε με τον πελάτη.
Η έκφραση ενσυναίσθησης προσδίδει αυθεντικότητα για τη συγγνώμη σας. Σας βοηθάει να ξεχάσετε την οπτική σας για μια στιγμή και να κοιτάξετε με τι ασχολείται κάποιος άλλος.
γιατί το χρώμιο μου συνεχίζει να σπάει
Κάνοντας το λάθος σας σωστό
Τα λόγια είναι σημαντικά, αλλά οι πράξεις έχουν πολύ μεγαλύτερο βάρος. Για να δείξετε ότι εννοείτε αυτό που είπατε, είναι σημαντικό να επανορθώσετε. Η ανάληψη δράσης είτε θα διορθώσει την κατάσταση (αν είναι δυνατόν), είτε θα δείξει ότι θα κάνετε το καλύτερο δυνατό για να μην κάνετε ξανά το ίδιο λάθος.
Συνεχίζοντας με το παράδειγμά μας ότι χάσαμε μια προθεσμία, κάτι τέτοιο θα μπορούσε να χρησιμεύσει ως μέρος αποκατάστασης του μηνύματος αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Στο μέλλον, για να αποφύγω τις προθεσμίες που λείπουν, θα σας μιλήσω εκ των προτέρων εάν ανησυχώ ότι δεν θα μπορέσω να κάνω κάτι στην ώρα του. Θα έχω μεγαλύτερη επίγνωση του χρόνου που μου χρειάζονται τα κρίσιμα έργα και είμαι διατεθειμένος να διαθέσω επιπλέον ώρες εκτός γραφείου για να βεβαιωθώ ότι θα ολοκληρωθούν. Αυτό δεν θα ξαναγίνει.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην ξέρετε τι να προσφέρετε για να αναπληρώσετε τη συμπεριφορά σας. Εάν συμβαίνει αυτό, μπορείτε απλά να ρωτήσετε 'Τι μπορώ να κάνω για να το διορθώσω;'
Αυτό που είναι το πιο σημαντικό είναι να δείξετε πώς θα ενεργήσετε διαφορετικά στο μέλλον για να αποφύγετε να επαναληφθεί το ίδιο ζήτημα.
Πώς να κλείσετε το email απολογίας σας
Τώρα δεν έχετε παρά να ολοκληρώσετε το μήνυμα. Αυτό είναι αρκετά απλό, αλλά βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε τον τόνο κατάλληλο. Θα πρέπει να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη που διάβασε το μήνυμα συγγνώμης και να του ευχηθείτε να είναι καλά.
Διαβάστε περισσότερα: Ο καλύτερος τρόπος για να τερματίσετε ένα email επαγγελματικά
Μπορεί επίσης να είναι καλή ιδέα να τους καλέσετε να συζητήσουν αυτά που είπατε περαιτέρω. Αυτό δείχνει ότι είστε ειλικρινείς και ανοιχτοί σε επιπλέον διάλογο.
Ακολουθεί ένας τρόπος για να κλείσετε το επαγγελματικό email απολογίας:
Σας ευχαριστώ που το διαβάσατε αυτό. Εάν υπάρχει κάτι που θα θέλατε να συζητήσετε περαιτέρω, παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου για να μπορέσουμε να το λύσουμε.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σου]
πώς να διαγράψετε τις προεπιλεγμένες εφαρμογές στο Android
Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το 'Ειλικρινά', θα λειτουργήσουν και άλλα επίσημα κλείσματα όπως 'Με εκτίμηση'. Δεν χρειάζεται να πείτε «Με συγγνώμη» ή κάτι τέτοιο, αφού έχετε περάσει ολόκληρο το email ζητώντας σωστά συγγνώμη.
Είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο το κατάλληλο μέσο για μια συγγνώμη;
Εξετάσαμε πώς να ζητήσουμε επαγγελματικά συγγνώμη σε ένα email. Αλλά πριν αρχίσετε να γράφετε το μήνυμά σας, θα πρέπει να εξετάσετε εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το κατάλληλο μέσο για τη συγγνώμη.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει σίγουρα οφέλη όταν πρόκειται για συγγνώμη. Επειδή δεν υπάρχει χρονικός περιορισμός, μπορείτε να συνθέσετε τις σκέψεις σας με σαφή και άμεσο τρόπο. Εάν υπάρχει μια γρήγορη συγγνώμη, το email σας επιτρέπει να επικοινωνήσετε μαζί τους σε σύντομο χρονικό διάστημα, εάν η προσωπική συνάντηση δεν είναι επιλογή. Και σε αντίθεση με τις προσωπικές συγγνώμες, δεν χρειάζεται να είστε αυθόρμητοι και να αντιδράτε σε αυτά που λέει ο άλλος.
Δεν είναι όμως όλα καλά. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι λιγότερο προσωπικό από μια προσωπική συγγνώμη (ή τηλεφωνική κλήση). Ανάλογα με τη ρύθμιση της εταιρείας σας, η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να είναι δειλή, εάν είναι εφικτή η προσωπική εμφάνιση. Μην κρύβεστε πίσω από μια οθόνη όταν πρέπει να ζητήσετε συγγνώμη για κάτι.
Αποστολή συγγνώμης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα λάθη του Mend
Η σωστή συγγνώμη είναι μια πολύτιμη δεξιότητα ζωής. Δεν γνωρίζουν όλοι πώς να το κάνουν και μια κακή συγγνώμη μπορεί να αφήσει το άλλο άτομο να αισθάνεται ακόμη πιο απογοητευμένο από πριν. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον βασικό οδηγό για το πώς να ζητήσετε συγγνώμη στο email και θα είστε στο δρόμο για μια επισκευασμένη σχέση.
Λάβετε υπόψη ότι ο απώτερος στόχος μιας συγγνώμης είναι να ξαναχτίσει τη σπασμένη εμπιστοσύνη. Κάνατε κάτι λάθος και τα τρία βασικά βήματα παραπάνω είναι πώς το έχετε και το διορθώνετε. Μην ζητάτε συγγνώμη για εσάς.
Πιστωτική εικόνα: nito/ Shutterstock
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 5 τρόποι για να γράψετε επαγγελματικά email που εξοικονομούν χρόνο και προσπάθειαΕίναι μια ικανότητα να γνωρίζετε πώς να γράφετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξοικονομούν χρόνο και λαμβάνετε απαντήσεις. Αφήστε αυτά τα πρότυπα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να σας βοηθήσουν.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Συμβουλές γραφής
- Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Διαδικτυακή εθιμοτυπία
- Απομακρυσμένη εργασία
- Επαγγελματική δικτύωση
Ο Μπεν είναι Αναπληρωτής Συντάκτης και Διευθυντής Ενσωμάτωσης στο MakeUseOf. Άφησε τη δουλειά του για να γράψει πλήρη απασχόληση το 2016 και δεν έχει κοιτάξει ποτέ πίσω. Καλύπτει σεμινάρια τεχνολογίας, συστάσεις για βιντεοπαιχνίδια και πολλά άλλα ως επαγγελματίας συγγραφέας για πάνω από επτά χρόνια.
Περισσότερα από τον Ben StegnerΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή