Home-theater-designers
Το Google Drive είναι ένα φανταστικό εργαλείο παραγωγικότητας και συνεργασίας. Μόλις αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε πολύ, ωστόσο, γίνεται δύσκολο να διατηρήσετε τα πάντα οργανωμένα.
Ευτυχώς, το Google Drive προσφέρει πολλούς τρόπους για να είναι εύκολο να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Ακολουθεί ένας οδηγός για την οργάνωση του Google Drive για τη μείωση του χαμένου χρόνου αναζήτησης πληροφοριών.
1. Βασική ρύθμιση και προσθήκη αρχείων του Google Drive
Όπως και οι τυπικοί εξερευνητές αρχείων, το Google Drive σάς επιτρέπει να οργανώνετε τα αρχεία σας χρησιμοποιώντας φακέλους, κάτι που είναι βολικό εάν εργάζεστε σε ξεχωριστά έργα. Αυτό που το καθιστά λίγο περίπλοκο, όμως, είναι ότι τα αρχεία σας μπορούν να προέρχονται από δύο διαφορετικές πηγές.
Αυτά θα εμφανίζονται στην πλαϊνή γραμμή στο Εφαρμογή Ιστού Google Drive Το My Drive κρατά αρχεία που έχετε αποθηκεύσει στο Drive, ενώ Μοιράστηκε μαζί μου συλλέγει περιεχόμενο που σας προσκάλεσαν άλλοι για πρόσβαση στο Drive Το Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν φακέλους συνεργασίας ομάδας, δημόσιους φακέλους Drive που χρησιμοποιούνται για διανομή και παρόμοια.
Θα δείτε επίσης Υπολογιστές εδώ εάν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του Google Drive, αλλά αυτή είναι μια ξεχωριστή λειτουργία, επομένως δεν ισχύει πραγματικά τώρα.
Ένα αρχείο που θέλετε να βρείτε μπορεί ενδεχομένως να βρίσκεται σε οποιαδήποτε από αυτές τις κατηγορίες, καθιστώντας δύσκολο τον εντοπισμό μέσω περιήγησης. Για να το απλοποιήσετε, μπορείτε να προσθέσετε συντομεύσεις σε κοινόχρηστα αρχεία ή φακέλους στο δικό σας Drive. Κάντε το κάνοντας κλικ και σύροντας ένα αρχείο στο My Drive στην πλαϊνή γραμμή ή κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε Προσθήκη συντόμευσης στο Drive Το Μπορείτε να τοποθετήσετε τη συντόμευση όπου θέλετε στο δικό σας Drive.
Το αρχείο θα παραμείνει στην αρχική του θέση, αλλά η συντόμευση στο Drive σας επιτρέπει να έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτό από τη δική σας ιεραρχία. Αυτό σας εμποδίζει να χρειαστεί να περάσετε από κοινά δεδομένα.
2. Ταξινόμηση κατά ημερομηνία και άλλους παράγοντες
Αυτή είναι μια βασική συμβουλή, αλλά χρειάζεται εξήγηση γιατί μπορεί να μην είναι αμέσως σαφές πού να το βρείτε. Θα βρείτε την επιλογή αλλαγής ταξινόμησης αρχείων στην επάνω δεξιά γωνία της τρέχουσας προβολής αρχείου. Εμφανίζεται ως η τρέχουσα μέθοδος ταξινόμησης, όπως π.χ. Ονομα Το
Κάντε κλικ σε αυτό το κείμενο για να ορίσετε διαφορετική μέθοδο ταξινόμησης, όπως π.χ. Τελευταία τροποποίηση ή Τελευταία άνοιξε από εμένα Το Χρησιμοποιήστε το βέλος για να αλλάξετε επίσης σε αύξουσα και φθίνουσα ταξινόμηση.
Αν και απλός, αυτός είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να αποκτήσετε γρήγορα νόημα για έναν φάκελο με εκατοντάδες αρχεία.
3. Επιλέξτε Αρχεία Ταχύτερα
Όπως πολλοί εξερευνητές αρχείων, το Google Drive σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε Μετατόπιση και Ctrl σε συνδυασμό με κλικ, καθώς και κλικ και σύρετε, για να επιλέξετε πολλά αρχεία.
Κρατήστε Ctrl και κάντε κλικ σε πολλά αρχεία για να τα επιλέξετε όλα. Για να επιλέξετε αρχεία που βρίσκονται σε μια σειρά, κάντε κλικ στο πρώτο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τελευταίο ενώ το κρατάτε Μετατόπιση Το Εάν προτιμάτε, κάντε κλικ και σύρετε είναι μια εύκολη εναλλακτική λύση.
Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να αλλάξετε την προβολή αρχείου χρησιμοποιώντας το κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία, το οποίο εμφανίζεται πάνω από την επιλογή ταξινόμησης και δίπλα στο Πληροφορίες εικόνισμα. Χρησιμοποιήστε το για αλλαγή μεταξύ προβολών λίστας και πλέγματος, γεγονός που μπορεί να διευκολύνει την επιλογή μιας ομάδας αρχείων.
4. Χρησιμοποιήστε Εργαλεία προηγμένης αναζήτησης
Η αναζήτηση ενός αρχείου χρησιμοποιώντας τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της οθόνης είναι ο καλύτερος τρόπος για να βρείτε κάτι που έχετε χάσει. Η χρήση προηγμένων εργαλείων που απέχουν μόνο μερικά κλικ το καθιστά ακόμη πιο αποτελεσματικό.
Όταν κάνετε κλικ στη γραμμή αναζήτησης, μπορείτε να επιλέξετε έναν τύπο αρχείου, όπως π.χ. PDF ή ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ , για να εμφανίζονται μόνο αρχεία αυτού του είδους.
Θα παρατηρήσετε ότι όταν κάνετε κλικ σε ένα από αυτά, τύπος: παρουσίαση ή παρόμοιο θα εμφανιστεί στη γραμμή αναζήτησης. Για να γίνετε πιο συγκεκριμένοι, δοκιμάστε να εισαγάγετε έναν όρο αναζήτησης μαζί με τον τύπο. Αυτό διευκολύνει τον περιορισμό της αναζήτησής σας εάν γνωρίζετε τι είδους περιεχόμενο αναζητάτε.
Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε κλικ Περισσότερα εργαλεία αναζήτησης στο κάτω μέρος του μενού επιλογής τύπου αρχείου (ή το μικρό βέλος στα δεξιά του πλαισίου αναζήτησης) για να δείτε επιλογές σύνθετης αναζήτησης. Αυτά σας επιτρέπουν να αναλύσετε κριτήρια όπως η ημερομηνία τροποποίησης, ο κάτοχος και ο χρήστης με τον οποίο μοιράστηκε.
Εάν αποθηκεύετε έναν τόνο αρχείων στο Drive και δεν θυμάστε πού τοποθετήσατε τα περισσότερα, η αναζήτηση θα γίνει ο καλύτερος φίλος σας.
5. Χρησιμοποιήστε χρώματα και αστέρια για να δημιουργήσετε κατηγορίες
Ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε βαθιές ιεραρχίες φακέλων, μερικές φορές είναι ευκολότερο να χρησιμοποιήσετε ένα πιο οπτικό σύστημα. Κάνοντας δεξί κλικ σε ένα φάκελο, μπορείτε να επιλέξετε Αλλαξε χρώμα και διευκολύνουν τον εντοπισμό με μια ματιά.
Αντί για το τυπικό (και βαρετό) γκρι για όλα, ένας φάκελος με έντονα χρώματα είναι πολύ πιο εύκολο να εντοπιστεί ανάμεσα στις μάζες άλλων φακέλων στο Drive σας. Δοκιμάστε να εφαρμόσετε χρώμα μόνο στους πιο σημαντικούς φακέλους σας ή χρησιμοποιήστε ένα συνδυασμό χρωμάτων για παρόμοιους τύπους περιεχομένου.
Ως παρόμοιο βήμα, μπορείτε επίσης να επισημάνετε στοιχεία επιλέγοντας Προσθήκη στο αστέρι στο μενού δεξιού κλικ. Για να δείτε κάθε αρχείο και φάκελο που έχετε επισημάνει με αστέρι, κάντε κλικ Αστερόεις στο αριστερό μενού. Κρατήστε αστέρια για τα πιο σημαντικά δεδομένα σας και πάντα θα ξέρετε πού να τα αναζητήσετε.
6. Προεπισκόπηση εγγράφων για γρήγορη σάρωση
Θέλετε μια γρήγορη υπενθύμιση για το τι υπάρχει σε ένα αρχείο, ώστε να είστε σίγουροι ότι έχετε το σωστό; Εδώ είναι χρήσιμο το κουμπί προεπισκόπησης. Επιλέξτε ένα αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μάτι εικονίδιο επάνω δεξιά στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται. Αυτό θα δημιουργήσει μια γρήγορη προεπισκόπηση, ώστε να μπορείτε να κοιτάξετε το αρχείο χωρίς να το ανοίξετε πλήρως.
Κατεβάστε δωρεάν παιχνίδια χωρίς διαφημίσεις
Αυτό μπορεί να διαρκέσει ένα δευτερόλεπτο για να φορτώσει, αλλά είναι ακόμα πιο γρήγορο από το να ανοίξετε τελείως το αρχείο. Εάν μπορείτε να επεξεργαστείτε το αρχείο που έχετε κάνει προεπισκόπηση (όπως έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα των Εγγράφων Google), θα δείτε ένα Άνοιγμα με [εφαρμογή] σύνδεσμο στην κορυφή.
7. Ελέγξτε την αναθεώρηση και την επεξεργασία ιστορικών από το Drive μου
Για αρχεία που σας ανήκουν στο Drive, μπορείτε να ελέγξετε τις προηγούμενες εκδόσεις και να δείτε ποιος έχει κάνει αλλαγές στο αρχείο. Κάντε δεξί κλικ σε κάτι και επιλέξτε Διαχείριση εκδόσεων για να ελέγξετε (και να κατεβάσετε) παλαιότερες εκδόσεις αυτού του αρχείου, καθώς και να ανεβάσετε ένα νέο.
Εν τω μεταξύ, κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο και επιλέξτε Δείτε λεπτομέρειες για να ανοίξετε έναν πίνακα στα δεξιά με πληροφορίες σχετικά με το αρχείο. Μετάβαση στο Δραστηριότητα καρτέλα για να δείτε τι συνέβη με αυτήν πρόσφατα, όπως άτομα που κάνουν αλλαγές ή μοιράζονται το έγγραφο.
8. Δοκιμάστε τις εφαρμογές που θα σας βοηθήσουν να οργανωθείτε περαιτέρω
Εάν τα ενσωματωμένα στοιχεία ελέγχου δεν επαρκούν, μπορείτε επίσης να συνδέσετε εφαρμογές τρίτων στο Google Drive για περισσότερη λειτουργικότητα. Για να τα περιηγηθείτε, κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα με> Σύνδεση περισσότερων εφαρμογών Το
Αυτό θα ανοίξει την αγορά, όπου μπορείτε να περιηγηθείτε σε πρόσθετα που λειτουργούν με το Google Drive. Ρίξτε μια ματιά σε αυτά και δείτε αν βρείτε κάποιο από αυτά δελεαστικό. Για να ξεκινήσετε, ρίξτε μια ματιά στη λίστα μας τα καλύτερα εργαλεία για το Google Drive Το
9. Mini-Tips for Drive Organization
Σας αφήνουμε μια σειρά από μικρότερες συμβουλές που μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να οργανώσετε το περιεχόμενο του Drive σας:
- Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε emoji στα ονόματα των φακέλων σας Το Στα Windows, πατήστε Win + Period για να εισαγάγετε ένα emoji, το οποίο λειτουργεί στα ονόματα φακέλων του Google Drive. Σε συνδυασμό με τα χρώματα των φακέλων, αυτά μπορούν να βοηθήσουν όσους είναι ιδιαίτερα οπτικοί.
- Χρησιμοποιήστε hashtags ως αυτοσχέδιες ετικέτες Το Το Google Drive δεν διαθέτει κατάλληλη λειτουργία προσθήκης ετικετών, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας χρησιμοποιώντας hashtags. Ενώ δεν υποστηρίζεται επίσημα, προσθέτοντας #Σπουδαίος ή #Χρηματοδότηση σε σχετικά έγγραφα σας επιτρέπει να δείτε τα πάντα σε ένα μέρος με μια γρήγορη αναζήτηση.
- Χρησιμοποιήστε συμβάσεις έξυπνης ονομασίας Το Εάν θέλετε τα αρχεία να εμφανίζονται πάντα με μια συγκεκριμένη σειρά, χρησιμοποιήστε 001 ή παρόμοια στην αρχή των ονομάτων τους για εύκολη οργάνωση. Επίσης, φροντίστε να κρατάτε τα ονόματα αρχείων αρκετά σύντομα για να είναι εύχρηστα, αλλά μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε λέξεις -κλειδιά που θα τα κάνουν εύκολα να βρεθούν στις αναζητήσεις στο δρόμο.
Ο αποτελεσματικός οργανισμός του Google Drive είναι απαραίτητος
Τώρα γνωρίζετε μερικούς από τους καλύτερους τρόπους για να διατηρήσετε τα πάντα στο Google Drive σας υπό έλεγχο. Το να έχετε εύκολη πρόσβαση στα αρχεία σας είναι ζωτικής σημασίας, ειδικά όταν έχετε εκατοντάδες αρχεία διάσπαρτα σε δεκάδες φακέλους.
Για να κατακτήσετε το Google Drive, θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε πώς να διορθώνετε κοινά προβλήματα με το λογισμικό.
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 10 κοινά ζητήματα του Google Drive (και πώς να τα λύσετε)Αντιμετωπίζετε προβλήματα με το Google Drive; Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές, επιδιορθώσεις και λύσεις για την επίλυση προβλημάτων του Google Drive.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Διαχείριση αρχείων
- Λογισμικό Οργάνωσης
- Google Drive
Ο Μπεν είναι Αναπληρωτής Συντάκτης και Διευθυντής Ενσωμάτωσης στο MakeUseOf. Άφησε τη δουλειά του για να γράψει πλήρη απασχόληση το 2016 και δεν έχει κοιτάξει ποτέ πίσω. Καλύπτει σεμινάρια τεχνολογίας, συστάσεις για βιντεοπαιχνίδια και πολλά άλλα ως επαγγελματίας συγγραφέας για πάνω από επτά χρόνια.
Περισσότερα από τον Ben StegnerΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή