Home-theater-designers
Θα έρθει μια στιγμή που πρέπει να ασχοληθείτε με κάθε είδους πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε άλλα είδη αρχείων και να τις εισάγετε Microsoft Excel Το Δεν μπορείτε να ξεφύγετε από ένα πάντοτε παρόν αρχείο κειμένου. Βάζω στοίχημα ότι θα βρείτε μερικά από αυτά κάθε μέρα.
Ακολουθούν μερικά καθημερινά παραδείγματα:
- Ανάλυση Excel των πωλήσεων ή των προϊόντων που αποθηκεύονται σε ένα αρχείο κειμένου.
- Ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ δύο διαφορετικών λογισμικών (ίσως, από βάση δεδομένων σε υπολογιστικό φύλλο).
- Ονόματα, διευθύνσεις και αναγνωριστικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκευμένα σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π. εξαγωγή από το Microsoft Outlook στο Excel ).
Το Microsoft Excel σάς παρέχει όλα τα εργαλεία για σύνδεση με εξωτερικές πηγές δεδομένων. Ας μιλήσουμε για οριοθετημένα αρχεία κειμένου.
Αυτό είναι ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου
Όπως μπορείτε να δείτε, το όνομα και το επώνυμο, οι εταιρείες στις οποίες εργάζονται και άλλες λεπτομέρειες διαχωρίζονται με κόμματα. Αυτό αρχείο κειμένου οριοθετημένο με κόμμα είναι εύκολο να δημιουργηθεί σε οποιοδήποτε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.
Προς το παρόν, δεν είναι χρήσιμο. Φέρτε το σε ένα υπολογιστικό φύλλο και μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πιο επαγγελματικό έγγραφο.
Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να αναζητήσετε διπλότυπα δεδομένα και να τα καταργήσετε. Τότε μπορείς χρησιμοποιήστε το υπολογιστικό φύλλο για να δημιουργήσετε ετικέτες και συγχώνευση αλληλογραφίας εάν οι διευθύνσεις είναι επίσης μέρος των δεδομένων.
Η βασική ιδέα εδώ είναι να εισαγάγετε τις πληροφορίες από ένα αρχείο κειμένου και να χωρίσετε τα διάφορα στοιχεία σας σε ξεχωριστές στήλες και να ονομάσετε κάθε στήλη με μια κατάλληλη κεφαλίδα.
Ας δούμε ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου με περισσότερες λεπτομέρειες…
Τα 3 διαφορετικά είδη οριοθετημένων αρχείων κειμένου
Υπάρχουν τρία κοινά είδη οριοθετημένων αρχείων ανάλογα με τον τρόπο διαχωρισμού (οριοθέτησης) κάθε τιμής. Οποιοσδήποτε χαρακτήρας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον διαχωρισμό των μεμονωμένων καταχωρήσεων σε ένα αρχείο.
Για παράδειγμα: ο σωλήνας (|) ή ένας απλός χώρος. Θα βρείτε ότι αυτά τα τρία είναι τα πιο κοινά είδη οριοθετημένων διαχωριστών μεταξύ κάθε καταχώρισης κειμένου.
- Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα.
- Τιμές διαχωρισμένες με καρτέλα.
- Τιμές διαχωρισμένες με άνω και κάτω τελεία.
Ο οριοθέτης κειμένου διατηρεί κάθε τιμή ξεχωριστή από την επόμενη. Κάθε τιμή που ακολουθεί τον οριοθέτη και προηγείται της επόμενης εμφάνισης του οριοθέτη εισάγεται ως μία τιμή. Θυμηθείτε ότι η τιμή μεταξύ του καθορισμένου οριοθέτη μπορεί να έχει άλλο χαρακτήρα οριοθέτησης, αλλά χρειάζεται εισαγωγικό (') ή απόστροφο (').
Μπερδεμένο; Οχι τόσο πολύ. Ας δούμε πώς με ένα παράδειγμα:
Σε ένα αρχείο κειμένου με ονόματα πόλεων και κρατών, ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένες τιμές όπως 'Albany, NY'.
Το Microsoft Excel μπορεί να διαβάσει το κόμμα (,) ανάμεσα στις δύο λέξεις ως οριοθέτης. Να αντιμετωπίζουμε τα ονόματα των πόλεων και των χωρών ως μια τιμή και εισαγωγή τους σε ένα κελί Excel πρέπει να χρησιμοποιήσουμε διπλά εισαγωγικά ή απόστροφο ως προκριματικό κειμένου. Εάν κανένας χαρακτήρας δεν ορίζεται ως προσδιοριστής κειμένου, το 'Albany, NY' εισάγεται σε δύο παρακείμενα κελιά όπως το Albany και το NY.
Εν ολίγοις, για να διατηρήσετε οποιαδήποτε τιμή σε μια στήλη ακριβώς όπως είναι, μπορείτε να περικλείσετε την τιμή σε εισαγωγικά ή απόστροφο.
Όπως θα δούμε παρακάτω, το Microsoft Excel σάς δίνει πλήρη έλεγχο της διαδικασίας εισαγωγής και ένα παράθυρο προεπισκόπησης για να δείτε τη μορφή των δεδομένων πριν γεμίσει τα κελιά.
Μετατροπή από οριοθετημένο αρχείο κειμένου σε υπολογιστικό φύλλο
Υπάρχουν πολλά μετατροπείς online που μπορεί να πάρει ένα ακατέργαστο αρχείο κειμένου CSV και να φτύσει ένα υπολογιστικό φύλλο XLS. Ζαμζάρ και Εχει μετατραπεί είναι δύο εξαιρετικά εργαλεία.
Αλλά δεν χρειάζεται να αναζητήσετε έναν διαδικτυακό μετατροπέα, επειδή το Microsoft Excel διαθέτει μια εγγενή λειτουργία που κάνει τη δουλειά πολύ καλύτερα.
Ας πάρουμε ένα δείγμα αρχείου CSV και ακολουθήσουμε τα βήματα για τη μετατροπή οριοθετημένων αρχείων κειμένου σε υπολογιστικά φύλλα. Το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης ενός συνδυασμού τιμών διαχωρισμένων με κόμμα σε ένα αρχείο Σημειωματάριο είναι ένα καλό παράδειγμα.
Το Microsoft Excel μπορεί να σας βοηθήσει να μετατρέψετε αυτό το μπερδεμένο μπέρδεμα σε τακτοποιημένες γραμμές και στήλες. Στη συνέχεια, μπορείτε να εργαστείτε σε αυτό και να το μετατρέψετε σε μια όμορφη μορφοποιημένη αναφορά ή να το προετοιμάσετε για εκτύπωση.
Υπάρχουν τρεις τρόποι μεταφοράς δεδομένων σε υπολογιστικό φύλλο Excel από αρχείο CSV. Ξεκινήστε με το εύκολο πρώτα.
Μέθοδος 1: Η αυτόματη εισαγωγή
1. Κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Ανοιξε Το
2. Επιλέξτε το αρχείο CSV που θέλετε να ανοίξετε. Το Microsoft Excel ανοίγει αυτόματα το αρχείο κειμένου και εμφανίζει τα δεδομένα σε ένα νέο βιβλίο εργασίας.
Αυτή είναι η πιο άμεση (και ταχύτερη) διαδρομή για να ανοίξετε ένα αρχείο CSV. Το Microsoft Excel χρησιμοποιεί τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις μορφής δεδομένων για να διαβάσει και να εισαγάγει κάθε στήλη δεδομένων. Αλλά η αυτόματη εισαγωγή δεν σας δίνει την ευελιξία που θέλετε.
Ας δούμε λοιπόν τον δεύτερο τρόπο που χρησιμοποιεί έναν οδηγό.
Μέθοδος 2: Επαναφορά του Οδηγού εισαγωγής κειμένου
Ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου σάς επιτρέπει να ελέγχετε τη δομή των δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε. Ξεκινά αυτόματα όταν εισάγετε αρχεία κειμένου (δηλαδή ένα αρχείο με επέκταση TXT).
Ανοίξτε το Microsoft Excel και περιηγηθείτε σε ένα αρχείο κειμένου (ή αλλάξτε την επέκταση του αρχείου CSV σε TXT).
Η Microsoft έκρυψε τον παλιό Οδηγό εισαγωγής κειμένου στο Excel 365 και 2016 (έκδοση 1704 και μετά). Αλλά μπορείτε να επαναφέρετε τον οδηγό εισαγωγής κειμένου από τις Επιλογές του Excel.
1. Πηγαίνετε στο Αρχείο> Επιλογές> Δεδομένα Το
2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Εμφάνιση οδηγών εισαγωγής δεδομένων παλαιού τύπου Ενότητα.
3. Για εισαγωγή κειμένου ή αρχείων CSV, επιλέξτε Από κείμενο (παλαιού τύπου) Το Κάντε κλικ Εντάξει για να κλείσετε τις Επιλογές.
4. Τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό από την Κορδέλα. Παω σε Δεδομένα> Λήψη δεδομένων> Οδηγοί παλαιού τύπου> Από κείμενο (παλαιού τύπου) Το Περιηγηθείτε και ανοίξτε το αρχείο CSV που θέλετε να εισαγάγετε.
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία τριών βημάτων για να ελέγξετε τη μορφή των δεδομένων.
Βήμα 1
Αυτή είναι η εμφάνιση του Οδηγού εισαγωγής κειμένου στο πρώτο βήμα.
Επιλέγω Οριοθετημένο - Όταν τα στοιχεία στο αρχείο κειμένου διαχωρίζονται με καρτέλες, άνω και κάτω τελεία, διαστήματα ή άλλους χαρακτήρες.
Επιλέγω Σταθερό πλάτος - Όταν όλα τα στοιχεία έχουν το ίδιο μήκος και τακτοποιημένα δομημένα σε στήλες χωρισμένες μεταξύ τους.
Μερικές φορές, τα ακατέργαστα δεδομένα ενδέχεται να έχουν μια γραμμή κεφαλίδας. Για παράδειγμα:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Χρήση Έναρξη εισαγωγής στη σειρά για να επιλέξετε τη γραμμή από την οποία θα ξεκινήσει η εισαγωγή.
ο Προέλευση αρχείου μπορεί να αφεθεί στην προεπιλογή του για τις περισσότερες περιπτώσεις.
ο Προεπισκόπηση εμφανίζει τις τιμές όπως θα εμφανιστούν όταν οριοθετηθούν σε στήλες στο φύλλο εργασίας.
Κάντε κλικ Επόμενο Το
Βήμα 2
Επιλέξτε το Οριοθέτες για το αρχείο σας (κόμμα, στην περίπτωσή μας). Για κάποιον άλλο χαρακτήρα, ελέγξτε Αλλα και εισαγάγετε τον χαρακτήρα στο μικρό πεδίο. ο Προεπισκόπηση δεδομένων παράθυρο σας δίνει μια ματιά στα δεδομένα της στήλης.
Επίλεξε το Αντιμετωπίστε τους διαδοχικούς οριοθετητές ως ένα πλαίσιο ελέγχου εάν τα δεδομένα σας περιέχουν έναν οριοθέτη περισσότερων του ενός χαρακτήρων μεταξύ των πεδίων δεδομένων ή εάν τα δεδομένα σας περιέχουν πολλούς προσαρμοσμένους οριοθέτες.
Για παράδειγμα, αυτό σας βοηθά να χειρίζεστε αρχεία που ενδέχεται να έχουν επιπλέον χώρο πριν ή μετά από έναν άλλο οριοθέτη. Μπορείτε να βοηθήσετε στον προσδιορισμό του χώρου ως άλλου οριοθέτη και να σημειώσετε αυτό το πλαίσιο.
Χρησιμοποιήστε το Προσδιορισμός κειμένου αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε τον χαρακτήρα που περικλείει τιμές στο αρχείο κειμένου. Μιλήσαμε νωρίτερα πώς ένας προσδιοριστής κειμένου μπορεί να σας βοηθήσει να εισαγάγετε ορισμένες τιμές σε ένα κελί αντί για ξεχωριστές.
Χρησιμοποιήστε το Προεπισκόπηση δεδομένων παράθυρο για να ελέγξετε την εμφάνιση.
Κάντε κλικ στο Επόμενο Το
Σημείωση: Η οθόνη του οδηγού αλλάζει κατά την εισαγωγή δεδομένων σταθερού πλάτους.
γιατί το hbo max είναι τόσο αργό
ο Προεπισκόπηση δεδομένων παράθυρο μπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε πλάτη στήλης. Χρησιμοποιήστε την επάνω γραμμή στο παράθυρο για να ορίσετε μια διακοπή στήλης που αντιπροσωπεύεται από μια κάθετη γραμμή. Σύρετε ένα διάλειμμα στήλης για να αυξήσετε ή να μειώσετε το πλάτος. Κάντε διπλό κλικ σε ένα διάλειμμα στήλης για να το καταργήσετε.
Σε ένα αρχείο σταθερού πλάτους, δεν χρησιμοποιούνται οριοθέτες για τον διαχωρισμό των τιμών στο αρχείο. Τα δεδομένα είναι οργανωμένα σε γραμμές και στήλες, με μία καταχώριση ανά σειρά. Κάθε στήλη έχει ένα σταθερό πλάτος, καθορισμένο με χαρακτήρες, το οποίο καθορίζει τη μέγιστη ποσότητα δεδομένων που μπορεί να χωρέσει.
Βήμα 3
Τα παράθυρα προεπισκόπησης γίνονται πιο σημαντικά σε αυτήν την οθόνη επειδή μπορείτε να ρυθμίσετε λεπτομερώς τη μορφή δεδομένων που μπαίνει σε κάθε πεδίο με το Μορφή δεδομένων στήλης Το Από προεπιλογή, το Microsoft Excel εισάγει δεδομένα στη γενική μορφή. Επιλέξτε τη στήλη στο παράθυρο προεπισκόπησης και ορίστε την κατάλληλη μορφή.
Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ...
- Κείμενο για τα πεδία κειμένου.
- Ημερομηνία και τη μορφή ημερομηνίας για κάθε στήλη που περιέχει ημερομηνίες.
- γενικός για τη μετατροπή νομισμάτων σε μορφή νομίσματος Excel.
Χρησιμοποιήστε το Προχωρημένος κουμπί για να καθορίσετε τον τύπο του δεκαδικού και τον διαχωριστή χιλίων θέσεων για αριθμητικά δεδομένα.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε 100.000 ως 1.00.000. Το Excel εμφανίζει τους αριθμούς σύμφωνα με τη μορφή που έχει οριστεί στις τοπικές ρυθμίσεις του υπολογιστή σας.
Κάντε κλικ Φινίρισμα Το Στο τέλος Εισαγωγή δεδομένων εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου.
Μην ανησυχείτε πολύ για αυτό τώρα. Σας δίνει μερικές επιλογές για να εισαγάγετε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο ή να δημιουργήσετε μια σύνδεση με μια εξωτερική βάση δεδομένων. Η εισαγωγή τιμών οριοθετημένων από κείμενο ως πίνακα στο παρόν φύλλο εργασίας είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.
Η «παλιά» μέθοδος παλαιού τύπου εξακολουθεί να είναι ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε όταν το αρχείο CSV είναι απλό. Εάν όχι, υπάρχει τώρα μια νέα μέθοδος που μπορεί να ταιριάζει στο λογαριασμό για οποιεσδήποτε ανάγκες εισαγωγής κειμένου.
Μέθοδος 3: Χρησιμοποιήστε Λήψη & Μετασχηματισμός Δεδομένων
Η καρτέλα Δεδομένα περιλαμβάνει όλα τα εργαλεία που θα χρειαστείτε για να συλλέξετε εξωτερικά δεδομένα και να τα κάνετε να συμπεριφέρονται όπως θέλετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα και να την ανανεώνετε όποτε αλλάζουν τα εξωτερικά δεδομένα.
Είναι μια υπερβολή για απλά αρχεία CSV, αλλά ας προχωρήσουμε και να δούμε πώς να φέρουμε στήλες οριοθετημένων δεδομένων στο Excel.
1. Ανοίξτε ένα κενό βιβλίο εργασίας.
2. Πηγαίνετε στο Δεδομένα καρτέλα στην κορδέλα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μικροσκοπικό αναπτυσσόμενο βέλος κάτω από το Λήψη Δεδομένων κουμπί (στο Λήψη & Μεταμόρφωση Δεδομένων ομάδα). Επιλέγω Από Αρχείο> Από Κείμενο/CSV Το
3. Στο Εισαγωγή αρχείου κειμένου παράθυρο διαλόγου, περιηγηθείτε στην τοποθεσία στην επιφάνεια εργασίας σας και επιλέξτε το αρχείο κειμένου CSV που θέλετε να εισαγάγετε. Ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου εμφανίζεται τακτοποιημένα με τις επιλογές που μπορείτε τώρα να επιλέξετε.
Όπως μπορείτε να δείτε, μπορείτε να αλλάξετε την κωδικοποίηση χαρακτήρων και την επιλογή του οριοθετημένου χαρακτήρα ή να εισαγάγετε έναν προσαρμοσμένο οριοθέτη.
Το Excel προσδιορίζει τον οριοθέτη αναλύοντας τις πρώτες εκατοντάδες σειρές του συνόλου δεδομένων από προεπιλογή. Μπορείτε να το αλλάξετε και να αφήσετε το Excel να λειτουργεί επίσης με ολόκληρο το σύνολο δεδομένων. Δεν συνιστάται εάν έχετε εκατομμύρια εγγραφές για εισαγωγή.
4. Κάντε κλικ στο Φορτώνω κουμπί για την εισαγωγή των δεδομένων σας σε ένα νέο όμορφο φύλλο εργασίας.
5. Κάθε φορά που εισάγετε δεδομένα στο Excel, δημιουργείται μια σύνδεση δεδομένων. Μπορείτε να εκτελέσετε ερωτήματα και να συνδέσετε το φύλλο εργασίας στην εξωτερική πηγή. Οποιαδήποτε αλλαγή στα αρχικά δεδομένα προέλευσης θα ενημερώνεται αυτόματα στο φύλλο Excel.
6. Μπορείτε να ακυρώσετε αυτήν τη σύνδεση πηγαίνοντας στο Δεδομένα> Ερωτήματα και συνδέσεις για να ανοίξετε τον πίνακα στο πλάι.
Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγράφω Το Or, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα αρχείου της προέλευσης δεδομένων και πατήστε το Διαγράφω στο παράθυρο που εμφανίζεται. Εάν είστε σίγουροι, κάντε κλικ στο Διαγράφω πάλι.
Ο μετασχηματισμός των δεδομένων είναι πέρα από το πεδίο αυτού του σεμιναρίου. Θα σας κατευθύνω λοιπόν στη Microsoft Ξεκινώντας με το Get & Transform στο Excel σελίδα υποστήριξης για περισσότερη βοήθεια.
Οι πολλές χρήσεις των οριοθετημένων αρχείων στο Excel
Πρέπει να διαχωρίσετε μια λίστα με ονόματα και επώνυμα και να τα προετοιμάσετε για εκτύπωση; Μετατρέψτε το οριοθετημένο αρχείο κειμένου σε Excel. Μπορείτε να εισαγάγετε ή να εξάγετε έως 1.048.576 σειρές και 16.384 στήλες. Και τα οριοθετημένα αρχεία υποστηρίζονται σχεδόν παντού. Χρησιμοποιήστε το Excel ως εξοικονόμηση χρόνου με τις παραπάνω τεχνικές και τις παρακάτω συμβουλές ή μάθετε πώς να εξαγάγετε έναν αριθμό ή κείμενο από το Excel Το
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 6 Ακουστικές εναλλακτικές λύσεις: Οι καλύτερες δωρεάν ή φτηνές εφαρμογές ηχητικών βιβλίωνΕάν δεν θέλετε να πληρώνετε για ηχητικά βιβλία, εδώ είναι μερικές εξαιρετικές εφαρμογές που σας επιτρέπουν να τα ακούτε δωρεάν και νόμιμα.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Υπολογιστικό φύλλο
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Ο Saikat Basu είναι αναπληρωτής συντάκτης για το Διαδίκτυο, τα Windows και την παραγωγικότητα. Μετά την αφαίρεση της βρωμιάς ενός MBA και μιας δεκαετούς καριέρας μάρκετινγκ, είναι τώρα παθιασμένος με το να βοηθήσει τους άλλους να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους στην αφήγηση. Αναζητά το χαμένο κόμμα της Οξφόρδης και μισεί τα κακά στιγμιότυπα οθόνης. Αλλά οι ιδέες για τη φωτογραφία, το Photoshop και την παραγωγικότητα καταπρανουν την ψυχή του.
Περισσότερα από τον Saikat BasuΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή