Home-theater-designers
Microsoft Word είναι γεμάτη με τόσες πολλές δυνατότητες που μπορείτε να παράγετε σχεδόν ό, τι θέλετε με αυτό. Αλλά αυτές οι δυνατότητες δεν οδηγούν πάντα στο είδος των όμορφων, υψηλής ποιότητας και επαγγελματικών σχεδίων εγγράφων που μπορεί να περιμένετε.
Είναι ένα πράγμα να γνωρίζετε τα πάντα για το Microsoft Word, όλες τις περιπλοκές και τις ιδιαιτερότητες και τις λειτουργίες του - είναι κάτι άλλο εντελώς για να γνωρίζετε τι κάνει ένα υπέροχο έγγραφο. Εδώ, θα σας δείξουμε πώς να μορφοποιήσετε ένα έγγραφο του Word για να το κάνετε να φαίνεται επαγγελματικό.
1. Keep It Simple, Less Is More
Θέλετε να μάθετε πώς να κάνετε ένα έγγραφο του Word να φαίνεται καλό; Απλά κρατήστε το απλό και επωφεληθείτε από το κρυφές δυνατότητες του Microsoft Word έρχεται με. Εάν θυμάστε ένα πράγμα από αυτό το άρθρο, αφήστε το να είναι αυτό και θα είστε σε θέση να λάβετε τις σωστές αποφάσεις σχεδιασμού στο μέλλον!
πώς να ανοίξετε το Outlook σε ασφαλή λειτουργία
Κατά τη συγγραφή ενός εγγράφου, το περιεχόμενο πρέπει να είναι ο κύριος στόχος. Υπάρχουν κατευθυντήριες γραμμές μορφοποίησης εγγράφων που καθιστούν ευκολότερη την ανάγνωση και την πέψη αυτού του περιεχομένου. Εξαλείψτε τον πειρασμό να εισαγάγετε στοιχεία που τραβούν τα βλέμματα και εξυπηρετούν μόνο την απόσπαση της προσοχής. Μεγιστοποιήστε τον κενό χώρο. Κρατήστε τη διατύπωσή σας σφιχτή και αναθεωρήστε τυχόν φράσεις ή παραγράφους. Απλοί και ελάχιστοι κανόνες συνολικά.
2. Επιλέξτε μια γραμματοσειρά κατάλληλη για το περιβάλλον
Η πρώτη σας μεγάλη σχεδιαστική απόφαση πρέπει να είναι ποια γραμματοσειρά πρόκειται να χρησιμοποιήσεις. Η παραδοσιακή γνώση το λέει αυτό ελαφρή γραμμή Οι γραμματοσειρές είναι ευκολότερο να διαβαστούν σε έντυπα έγγραφα, ενώ Σανς σέριφ Οι γραμματοσειρές είναι καλύτερες στα μάτια όταν διαβάζονται σε ψηφιακή οθόνη.
Τα καλά παραδείγματα γραμματοσειρών serif περιλαμβάνουν Garamond, Georgia, Hoefler Text και Palatino, ενώ καλά παραδείγματα γραμματοσειρών sans-serif περιλαμβάνουν Arial, Gill Sans, Helvetica και Lucida Sans.
Παράλειψη Comic Sans αν θέλετε να αποφύγετε ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη σχεδιασμού παρουσίασης. Και ό, τι καταλήξετε να χρησιμοποιείτε, μείνετε στην ίδια γραμματοσειρά σε όλο το έγγραφο. Εάν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετική γραμματοσειρά για επικεφαλίδες.
3. Χρησιμοποιήστε τυπικό μέγεθος και χρώμα γραμματοσειράς
Δεν μπορείτε να μάθετε πώς να διαμορφώνετε ένα έγγραφο word για να φαίνεται επαγγελματίας χωρίς να δίνετε προσοχή στην εμφάνιση του κειμένου. Γενικά χρησιμοποιούνται επιχειρηματικές και ακαδημαϊκές εργασίες Μεγέθη γραμματοσειράς 12 σημείων , οι οποίες παράγουν τις πιο ευανάγνωστες παραγράφους όταν χρησιμοποιούνται σε συνδυασμό με τις οδηγίες που συζητούνται παρακάτω για το μέγεθος της σελίδας, τα περιθώρια και το διάστημα των γραμμών.
Ορισμένες αναφορές πυκνών πληροφοριών ενδέχεται μερικές φορές να μειωθούν σε μέγεθος γραμματοσειράς 10 σημείων, αλλά ποτέ λιγότερο από αυτό.
Σε γενικές γραμμές, είναι καλύτερο να κρατήστε τα χέρια σας μακριά από οτιδήποτε σχετίζεται με τα χρώματα , ειδικά για έντυπα έγγραφα. Θα πρέπει να πληρώσετε περισσότερα για το έγχρωμο μελάνι και δεν θα μεταφερθεί εάν αντιγραφεί ποτέ το έγγραφο. Για ψηφιακά έγγραφα, κρατήστε έγχρωμο κείμενο για κρίσιμες προειδοποιήσεις και τα παρόμοια. Προτιμήστε να δώσετε έμφαση στη χρήση τολμηρός και πλάγια κείμενο.
4. Χρησιμοποιήστε το τυπικό μέγεθος σελίδας και περιθώρια
Σχεδόν όλα τα έγγραφα του γραφείου εκτυπώνονται ως πρότυπα 8 'x 11' σελίδες, γνωστές ως US Letter size (επίσης γνωστό ως Α4 αλλού, το οποίο είναι 210mm x 297mm). Αυτό είναι το μόνο μέγεθος που εγγυάται ότι θα είναι διαθέσιμο ανεξάρτητα από τον εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε.
Όσον αφορά τα περιθώρια, τα περισσότερα εγχειρίδια στυλ και οδηγοί στυλ απαιτούν ένα Περιθώριο 1 'από όλες τις πλευρές της σελίδας, η οποία παράγει την καλύτερη αναγνωσιμότητα για μήκη γραμμής και επιτρέπει γραπτούς σχολιασμούς εάν είναι απαραίτητο. Ωστόσο, εάν το έγγραφο πρόκειται να συνδεθεί σε ένα συνδετικό υλικό, ίσως θελήσετε να αυξήσετε τα πλευρικά περιθώρια 1½ ' για να φιλοξενήσει τα δαχτυλίδια.
5. Ευθυγραμμίστε τις παραγράφους προς τα αριστερά
Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε δικαιολογημένη ευθυγράμμιση επειδή αυτό χρησιμοποιείται σε εφημερίδες και μυθιστορήματα και σε ορισμένα σχολικά βιβλία, αλλά είναι λάθος επιλογή για γραφεία και ακαδημαϊκά έγγραφα. Γιατί είναι σημαντικό να γίνει ένα έγγραφο επίσημο; Χωρίς τυπικότητα, το έγγραφό σας γίνεται αδιάβαστο.
Αυτό που θέλετε είναι αριστερή ευθυγράμμιση για κείμενο Το Αυτό δημιουργεί ακαμψία στη δεξιά πλευρά των παραγράφων, αλλά διατηρεί την απόσταση των γραμμάτων όπως προβλέπεται από οποιαδήποτε γραμματοσειρά χρησιμοποιείτε και αυτό σημαίνει βέλτιστη ευανάγνωστη. Διαφορετικά, μπορεί να καταλήξετε με τυπογραφικά ποτάμια , που αποσπούν εξαιρετικά την προσοχή και απλά φαίνονται άσχημα.
6. Εσοχή στις πρώτες γραμμές των παραγράφων
Οι παράγραφοι δεν πρέπει να έχουν επιπλέον απόσταση μεταξύ τους και οι πρώτες γραμμές των παραγράφων πρέπει εσοχή για να ξεχωρίζει κάθε παράγραφος Το Η μόνη εξαίρεση είναι για παραγράφους που ακολουθούν άμεσα μια επικεφαλίδα ενότητας, η οποία μπορεί να παραμείνει ανεπιτήδευτη επειδή το περιβάλλον πλαίσιο καθιστά σαφές ότι είναι η δική της παράγραφος.
Ένας γενικός κανόνας είναι να κάνετε το μέγεθος της εσοχής το ίδιο με το μέγεθος της γραμματοσειράς. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τις δυνατότητες στυλ παραγράφου του Word για να χειρίζεστε τις εσοχές αντί να χρησιμοποιείτε τις Αυτί κλειδί!
7. Τοποθετήστε εικόνες μεταξύ παραγράφων
Μπορεί να είναι εντάξει να τοποθετήσετε εικόνες μέσα σε μια παράγραφο και να επιτρέψετε στο γύρω κείμενο να ρέει γύρω από αυτήν, και αν ο οργανισμός σας το προτιμά με αυτόν τον τρόπο, προχωρήστε και κάντε αυτό. Γενικά όμως, μπορεί να βλάψει την αναγνωσιμότητα, ειδικά σε αναφορές που βασίζονται σε δεδομένα.
πώς να ελέγξετε το iPhone για κακόβουλο λογισμικό
Η ασφαλέστερη επιλογή, ιδιαίτερα για γραφήματα και γραφήματα και πίνακες, είναι να βάλτε εικόνες μεταξύ παραγράφων και κρατήστε τα στοιχισμένα στο κέντρο. Με αυτόν τον τρόπο, οι εικόνες σας δεν διεκδικούν ποτέ την προσοχή με το περιβάλλον κείμενο. Βοηθά επίσης να ξεχωρίζουν οι υπότιτλοι.
8. Επιλέξτε Διάστημα γραμμών κατάλληλο για περιβάλλον
Η σωστή επιλογή για απόσταση γραμμών (το κενό διάστημα που χωρίζει μια γραμμή κειμένου από την επόμενη γραμμή κειμένου) εξαρτάται πραγματικά από το είδος του εγγράφου που γράφετε.
Ακαδημαϊκές εργασίες θα πρέπει πρώτα να ακολουθήσει οποιονδήποτε οδηγό ακαδημαϊκού στυλ, και στη συνέχεια να προτιμήσει διπλή απόσταση εάν δεν υπάρχει οδηγός στυλ. Έγγραφα επιχειρήσεων και γραφείου τείνουν να είναι ενιαία για να ελαχιστοποιήσουν το αριθμός σελίδων χρειάζονται κατά την εκτύπωση, αλλά τα ψηφιακά έγγραφα μπορεί να διαβάζονται ευκολότερα εάν βρίσκονται σε απόσταση μεταξύ 120-150 τοις εκατό.
9. Διαλύστε το κείμενο με επικεφαλίδες και λίστες
Όσο μεγαλύτερο είναι το έγγραφο, τόσο πιο σημαντικές γίνονται οι επικεφαλίδες. Θα προτιμούσατε να διαβάσετε μια αναφορά 20 σελίδων που δεν είναι παρά ένας τοίχος κειμένου από άκρη σε άκρη; Or μια αναφορά 30 σελίδων που είναι οργανωμένη σε κατάλληλες ενότητες, υποενότητες και επικεφαλίδες; Προτιμώ κάθε φορά το δεύτερο.
Οι λίστες είναι επίσης καλές για το σπάσιμο των τοίχων του κειμένου και την προσοχή σε σημαντικά σημεία. Χρήση αριθμημένες λίστες κατά την καταμέτρηση ενός συνόλου στοιχείων (π.χ. «τα πέντε χαρακτηριστικά ενός επιτυχημένου επιχειρηματία») ή όταν παρέχετε αναλυτικές οδηγίες. Σε διαφορετική περίπτωση, κουκκίδες είναι καλά Απλώς φροντίστε να αποφύγετε την υπερβολική χρήση λιστών, η οποία μειώνει την αναγνωσιμότητα από το σχεδιασμό του εγγράφου του Word.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν πρόκειται χρησιμοποιώντας το Word για να μορφοποιήσετε ένα σενάριο Το
10. Ξεχωριστά τμήματα με διακοπές
Όταν θέλετε να μάθετε πώς να κάνετε την αναφορά σας να φαίνεται επαγγελματική, πρέπει να εξοικειωθείτε με τα διαλείμματα των ενοτήτων. Στο Microsoft Word, διαλείμματα τμήματος σας επιτρέπουν να διαφοροποιείτε ορισμένες σελίδες με αλλαγές στον προσανατολισμό, τις στήλες, τις κεφαλίδες, τα υποσέλιδα, τους αριθμούς σελίδων και άλλα. Τα διαλείμματα των τμημάτων έρχονται σε τέσσερις μορφές:
- Επόμενη σελίδα: Ξεκινήστε την επόμενη ενότητα στην ακόλουθη σελίδα.
- Συνεχής: Ξεκινήστε την επόμενη ενότητα στην τρέχουσα σελίδα.
- Ζυγή σελίδα: Ξεκινήστε την επόμενη ενότητα στην επόμενη ζυγό σελίδα.
- Μονή σελίδα: Ξεκινήστε την επόμενη ενότητα στην επόμενη ζυγό σελίδα.
Εάν το έγγραφό σας είναι αρκετά μεγάλο για να χρειάζεται κεφάλαια, αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να τα διαμορφώσετε με καθαρό τρόπο. Κάθε κεφάλαιο θα πρέπει να αποτελείται από μια ενότητα 'Επόμενη σελίδα', ή η ενότητα 'Ζυγή σελίδα' ή 'Μονή σελίδα', εάν πρόκειται να το τοποθετήσετε μέσα σε ένα συνδετικό υλικό. Έχουμε δείξει πώς να αφαιρέσετε τα διαλείμματα σελίδας αν χρειαστεί, επίσης.
Μάθετε πώς να διαμορφώσετε ένα έγγραφο Word για να δείχνετε επαγγελματίας
Εκτός εάν ο οργανισμός ή το σχολείο σας απαιτεί συγκεκριμένη διάταξη και μορφή, μπορείτε να παραλείψετε τη σκληρή δουλειά της δημιουργίας του δικού σας προτύπου και απλώς να κατεβάσετε ένα. Αυτό σας βοηθά να επιτύχετε γρήγορα έναν επαγγελματικό σχεδιασμό εγγράφων.
Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 8 Βασικές συμβουλές γραφής για το Microsoft WordΜάθετε πώς να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά το Microsoft Word για να γίνετε επαγγελματίας συγγραφέας. Εδώ είναι μερικές συμβουλές για εσάς!
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Digitalηφιακό Έγγραφο
- Γραμματοσειρές
- Microsoft Word
- Συμβουλές για το Microsoft Office
Η Έμμα είναι Ανώτερη Συγγραφέας και Τζούνιορ Συντάκτης για την ενότητα Creative. Αποφοίτησε με πτυχίο στα αγγλικά και συνδυάζει την αγάπη της για την τεχνολογία με τη γραφή.
Περισσότερα από την Emma RothΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή