8 εκπληκτικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στο Microsoft Word

8 εκπληκτικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στο Microsoft Word

Το Microsoft Word είναι το de facto τυπικό πρόγραμμα για έγγραφα του Microsoft Office, από ερευνητικές εργασίες έως επαγγελματικές εκθέσεις Το Αλλά μερικές φορές έχετε δεδομένα σε άλλο πρόγραμμα που πρέπει να αναφέρετε. μπορεί να είναι στο Microsoft Excel, μπορεί να είναι ένα PDF, μπορεί ακόμη και ένα άλλο έγγραφο του Word. Η γνώση του τρόπου εισαγωγής αυτών των δεδομένων μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.



Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε οκτώ διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες στα έγγραφά σας στο Microsoft Word. μερικά θα είναι χρήσιμα για πράγματα όπως αναφορές, άλλα θα είναι καλά για γράμματα και παρόμοια έργα και άλλα θα εξοικονομήσουν χρόνο σε μερικές συγκεκριμένες καταστάσεις όταν χρειάζεστε κάτι εκτός του συνηθισμένου Το

γιατί να μην παραδοθεί ένα μήνυμα κειμένου;

Δεδομένου ότι το Microsoft Excel είναι ο πιο ευέλικτος πόρος για την εισαγωγή δεδομένων, θα ξεκινήσουμε από εκεί.





Εισαγωγή πίνακα από το Microsoft Excel

Μορφοποίηση πινάκων στο Microsoft Word είναι τρομερό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο υπάρχει το Microsoft Excel, σωστά; Ευτυχώς, η Microsoft είχε τη διορατικότητα να σας επιτρέψει να συμπεριλάβετε πίνακες απευθείας από το Excel στο έγγραφό σας στο Word, ώστε να μπορείτε να κάνετε όλη τη μορφοποίηση στο Excel, όπου είναι πολύ πιο εύκολο.

Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε στο Microsoft Excel, πατήστε Επεξεργασία> Αντιγραφή και επιστρέψτε στο Microsoft Word.



Παω σε Επεξεργασία> Επικόλληση ειδικών ... (ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση ειδικού ... ) και επιλέξτε Επικόλληση συνδέσμου στην αριστερή πλευρική γραμμή. Στο Οπως και... μενού, επιλέξτε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excel , μετά χτύπησε Εντάξει Το

Τώρα θα δείτε τα κελιά που επιλέξατε στο έγγραφο Microsoft Word. Και επειδή επιλέξατε Επικόλληση συνδέσμου αντί Επικόλληση , αυτά τα κελιά θα ενημερώνονται κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel.

Εάν επιλέξετε Επικόλληση αντί Επικόλληση συνδέσμου , τα κελιά σας δεν θα ενημερώνονται όταν κάνετε αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο. Ωστόσο, έχει το πλεονέκτημα να δουλεύει αν το φύλλο Excel είναι παρόν ή όχι. Έτσι, εάν δεν πρόκειται να χρειαστείτε ενημερώσεις - εάν εκτυπώνετε ή πρόκειται να στείλετε το αρχείο σε κάποιον άλλο και πρέπει να δείξει τα σωστά δεδομένα, για παράδειγμα - ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε Επικόλληση Το

Εισαγάγετε ένα κελί από το Microsoft Excel

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ίδια μέθοδο όπως παραπάνω για μεμονωμένα κελιά:

Σε αυτήν την περίπτωση, αντί να επιλέξετε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excel , Επέλεξα Μη μορφοποιημένο κείμενο ? Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο αριθμός έρχεται με την ίδια μορφοποίηση με το υπόλοιπο έγγραφο του Microsoft Word. Εξακολουθεί να ενημερώνεται με τον ίδιο τρόπο, αλλά δεν χρειάζεται να προσπαθήσετε να βρείτε το πλαίσιο κειμένου στη σωστή θέση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ίδια στρατηγική με έναν ολόκληρο πίνακα, εάν θέλετε να διατηρήσετε τη μορφοποίηση συνεπή με το έγγραφό σας Word επίσης. Εάν αυτό δεν λειτουργεί ή χρειάζεστε μια πιο περίπλοκη συμπεριφορά από το κελί σας, μπορείτε να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε τη Visual Basic για να ενσωματώσετε δεδομένα Excel στο έγγραφό σας στο Word.

Εισαγωγή γραφήματος ή γραφήματος από το Microsoft Excel

Όπως και η εισαγωγή ενός πίνακα, μπορεί να είναι πολύ βολικό να εισαγάγετε ένα γράφημα ή ένα γράφημα από το Microsoft Excel στο Word, έτσι ώστε να ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Αυτό θα μπορούσε να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρέπει να δημιουργήσετε τακτικές αναφορές που περιλαμβάνουν γραφήματα. Ευτυχώς, η Microsoft έχει κάνει αυτήν τη διαδικασία εξαιρετικά εύκολη: απλά αντιγράψτε και επικολλήστε το γράφημα από το Microsoft Excel στο Word.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ και να σύρετε το γράφημα από το Microsoft Excel στο Word για να το ενσωματώσετε στο αρχείο. Σε κάθε περίπτωση, το γράφημα θα ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο αρχικό υπολογιστικό φύλλο.

Συγχώνευση αλληλογραφίας από το Microsoft Excel

Η συγχώνευση αλληλογραφίας σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μεγάλο αριθμό γραμμάτων, ετικετών, φακέλων ή σχεδόν οτιδήποτε άλλο στο Microsoft Word χρησιμοποιώντας δεδομένα από το Excel. Το άρθρο του Μπραντ για πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία με το Microsoft Excel και το Word καλύπτει το θέμα με περισσότερες λεπτομέρειες από ό, τι θα μπορούσα ποτέ, αλλά η σύντομη έκδοση είναι ότι θα χρησιμοποιήσετε Εργαλεία> Διαχείριση συγχώνευσης αλληλογραφίας για να επιλέξετε την πηγή δεδομένων σας και να δημιουργήσετε το πρότυπο στο Microsoft Word.

Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Microsoft Office, αυτό το σεμινάριο συγχώνευσης αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας το Office 2007 μπορεί να είναι χρήσιμο και μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας για μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook Το Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, αλλά μόλις το αποκτήσετε, θα είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία στο οπλοστάσιο του Office σας.

Εισαγωγή αρχείων PDF

Μια γρήγορη προειδοποίηση: όταν εισάγετε ένα PDF στο Microsoft Word, έρχεται βασικά ως αρχείο εικόνας και όχι ως κείμενο. Εάν θέλετε να μπορείτε να επιλέξετε ή να τροποποιήσετε κείμενο, θα πρέπει να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε από το αρχείο PDF. Εάν, ωστόσο, θέλετε απλώς να ενσωματώσετε ένα PDF στο έγγραφο του Microsoft Word, πατήστε Εισαγωγή> Αντικείμενο , στη συνέχεια επιλέξτε Από το αρχείο ... και επιλέξτε το PDF σας.

Θα καταλήξετε με το ενσωματωμένο PDF ως εξής:

Δεν είναι ιδανικό για αρχεία PDF που βασίζονται σε κείμενο, αλλά αν υπάρχουν εικόνες στο αρχείο, είναι ευκολότερο από την αντιγραφή και επικόλληση ή την εύρεση τρόπου μετατροπής του PDF σε αρχείο εικόνας για την εισαγωγή του στο έγγραφο Microsoft Word.

Αυτόματη εισαγωγή κειμένου από άλλα έγγραφα Word

Εάν πρέπει να πληκτρολογείτε το ίδιο πράγμα σε τακτική βάση, ίσως μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο τοποθετώντας το σε ένα έγγραφο του Microsoft Word και απλώς αναφέροντάς το από άλλο έγγραφο.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια δέσμη επιστολών που πρέπει να στείλετε και όλα πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομά σας και την εταιρεία στην οποία εργάζεστε, αλλά ο εργοδότης σας αλλάζει σε τακτική βάση. Δεν θέλετε να αλλάζετε κάθε γράμμα κάθε φορά που λαμβάνετε μια νέα σύμβαση, ώστε να μπορείτε να αποθηκεύσετε την εγγραφή σας σε ένα έγγραφο και να ενημερώνετε όλα τα άλλα κάθε φορά που κάνετε μια αλλαγή.

Η εξέταση ενός παραδείγματος θα βοηθήσει να γίνει πιο σαφές. Ακολουθεί ένα έγγραφο 'με δυνατότητα ενημέρωσης κειμένου' που έχω αποθηκεύσει:

Θέλω να συμπεριλάβω καθένα από αυτά - μια υπογραφή, στοιχεία επικοινωνίας και ένα απόσπασμα - σε κάθε ένα από τα γράμματα. Για να γίνει αυτό, θα δημιουργήσω έναν σελιδοδείκτη σε καθένα. Για να δημιουργήσετε έναν σελιδοδείκτη, επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να συνδέσετε σε άλλα έγγραφα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Εισαγωγή> Σελιδοδείκτης Το

Πληκτρολογήστε το όνομα του σελιδοδείκτη σας και κάντε κλικ Προσθήκη Το

Τώρα, αποθηκεύστε το αρχείο και σημειώστε την πλήρη διαδρομή προς το σημείο όπου είναι αποθηκευμένο. Για να εισαγάγετε το αποθηκευμένο κείμενο, μεταβείτε σε άλλο έγγραφο του Microsoft Word και πατήστε Εισαγωγή> Πεδίο Το Επιλέγω IncludeText από το Ονόματα πεδίων μενού.

Τώρα, στο πλαίσιο κειμένου κάτω από το μενού, πληκτρολογήστε 'INCLUDETEXT' [διαδρομή στο αρχείο] '[όνομα του σελιδοδείκτη]'. Όταν το πληκτρολόγησα, έμοιαζε με αυτό:

INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Users: dralbright: Documents: updateable-text.docx' signoff

(Εάν χρησιμοποιείτε Windows, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την τυπική σημείωση για διαδρομές, η οποία ξεκινά με 'C: \'. Σημειώστε ότι πρέπει να συμπεριλάβετε δύο ανάστροφα μεταξύ κάθε ενότητας αντί για μία.) Τώρα πατήστε Εντάξει και θα δείτε το κείμενο να έχει εισαχθεί στο έγγραφό σας.

πού είναι το μικρόφωνο στον αέρα του macbook

Κάθε τόσο, θα πληκτρολογείτε κάτι λάθος και θα λαμβάνετε ένα σφάλμα, όπως αυτό:

Για να το διορθώσετε, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στο σφάλμα και επιλέξτε Εναλλαγή κωδικών πεδίου - αυτό θα σας επιτρέψει να δείτε και να επεξεργαστείτε τους κωδικούς από το εσωτερικό του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε σε πεδία που λειτουργούν σωστά εάν χρειαστεί να κάνετε μια αλλαγή.

Από εδώ, μπορείτε να κάνετε όποιες διορθώσεις χρειάζεστε. Σε αυτό το παράδειγμα, υπάρχει ένα επιπλέον σύμβολο ίσων στην αρχή του κώδικα.

Μετά την αφαίρεση του σημείου ίσων, το πεδίο λειτουργεί σωστά.

Για να κάνετε μια αλλαγή σε όλα τα έγγραφα που έχετε συνδέσει με τον σελιδοδείκτη σας, επιστρέψτε στο κοινό αρχείο κειμένου και απλώς κάντε τις αλλαγές. Εδώ, αντικατέστησα το απόσπασμα του Groucho Marx με ένα από τον Oscar Wilde.

Στα άλλα έγγραφά σας, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο που έχει ενημερωθεί και επιλέξτε Πεδίο ενημέρωσης Το

Και, εκεί το έχετε, το πεδίο ενημερώνεται με τις νέες πληροφορίες.

Αυτό μπορεί να φαίνεται πολλή δουλειά, αλλά αν πρέπει να πληκτρολογείτε τα ίδια πράγματα σε τακτική βάση, θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει τεράστιο χρόνο μακροπρόθεσμα. Χρειάζεται λίγος χρόνος εγκατάστασης στο μπροστινό μέρος, αλλά θα δείτε αμέσως την ευκολία αυτού του συστήματος. Μην ξεχάσετε να ελέγξετε και άλλους χρήσιμους αυτοματισμούς του Office με το IFTTT για να εξοικονομήσετε χρόνο.

Εισαγωγή κειμένου από αρχείο κειμένου ή έγγραφο Microsoft Word

Εάν θέλετε να λάβετε κείμενο από ένα αρχείο κειμένου ή ένα έγγραφο του Word, αλλά δεν θέλετε να το ανοίξετε, επιλέξτε τα πάντα, αντιγράψτε το, επιστρέψτε στο έγγραφό σας και επικολλήστε το (αυτό μπορεί να διαρκέσει πολύ εάν έχετε εκατοντάδες σελίδες κειμένου), μπορείτε να εισαγάγετε απευθείας. Απλά χτύπησε Εισαγωγή> Αρχείο και επιλέξτε το αρχείο κειμένου ή το έγγραφο του Word από το οποίο θέλετε να εισαγάγετε κείμενο.

Αφού επιλέξετε το αρχείο (ίσως χρειαστεί να το αλλάξετε επιτρέπω αναπτυσσόμενο μενού σε Όλα τα ευανάγνωστα έγγραφα ), θα δείτε το πλήρες κείμενο στο έγγραφο του Microsoft Word.

Εισαγωγή κειμένου από μια ιστοσελίδα

Εάν θέλετε να διατηρήσετε ένα ενημερωμένο αντίγραφο μιας ιστοσελίδας σε ένα έγγραφο του Microsoft Word, μπορείτε να το κάνετε και αυτό! Ας υποθέσουμε ότι θέλω ένα διαδικτυακό αρχείο κειμένου που περιέχει Μια ιστορία δύο πόλεων στο έγγραφό μου. Θα χρησιμοποιήσω το ίδιο πεδίο INCLUDETEXT, αλλά αντί να χρησιμοποιήσω μια τοπική διαδρομή, θα χρησιμοποιήσω τη διεύθυνση URL:

Η ενημέρωση του πεδίου φέρνει ολόκληρο το βιβλίο στο έγγραφό μου.

Θα έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα με έναν ιστότοπο που περιέχει πολλά κείμενα. Μπορείτε να δείτε τι συμβαίνει όταν προσπαθώ να χρησιμοποιήσω το INCLUDETEXT για να μεταφέρω την αρχική σελίδα του MakeUseof:

Εάν χρειάζεστε εισαγωγή του ενημερωμένου κειμένου από έναν ιστότοπο στο έγγραφό σας, αυτό σίγουρα αξίζει να το παίξετε. Σως χρειαστεί να πειραματιστείτε λίγο, αλλά θα μπορούσε ενδεχομένως να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο.

Τι Κάνετε Εσείς Εισαγωγή στο Microsoft Word;

Έχουμε καλύψει οκτώ διαφορετικά πράγματα που μπορείτε να εισαγάγετε στο Microsoft Word εδώ - αλλά πιθανότατα υπάρχουν περισσότερες επιλογές εκεί έξω. Τι έχετε εισαγάγει στο Microsoft Word; Μοιραστείτε τα πιο χρήσιμα πράγματα που καταφέρατε να εισαγάγετε, ώστε να μπορούμε όλοι να βοηθήσουμε ο ένας τον άλλον να εξοικονομήσει λίγο χρόνο με το να γίνουμε κύριοι του Word!

Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 5 Συμβουλές για την υπερφόρτιση των μηχανών σας VirtualBox Linux

Έχετε κουραστεί από τις κακές επιδόσεις που προσφέρουν οι εικονικές μηχανές; Δείτε τι πρέπει να κάνετε για να αυξήσετε την απόδοση του VirtualBox.

Διαβάστε Επόμενο
Σχετικά θέματα
  • Παραγωγικότητα
  • Microsoft Word
  • Συμβουλές για το Microsoft Office
Σχετικά με τον Συγγραφέα Μετά ο Όλμπραϊτ(Δημοσιεύθηκαν 506 άρθρα)

Ο Dann είναι σύμβουλος στρατηγικής περιεχομένου και μάρκετινγκ που βοηθά τις εταιρείες να δημιουργήσουν ζήτηση και πελάτες. Επίσης, γράφει ιστολόγια σχετικά με τη στρατηγική και το μάρκετινγκ περιεχομένου στο dannalbright.com.

Περισσότερα από τον Dann Albright

Εγγραφείτε στο newsletter μας

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή