Home-theater-designers
Χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας, μπορείτε να εξατομικεύσετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιστολές χρησιμοποιώντας σύμβολα κράτησης θέσης. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια βάση δεδομένων επαφών και ένα πρότυπο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γράμματα σε αυτές.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας του Microsoft Word χρησιμοποιώντας μια βάση δεδομένων Excel. Τα βήματα λαμβάνονται από το Microsoft Word και το Excel 2016, αλλά η διαδικασία είναι η ίδια για όλες τις εκδόσεις.
Πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel
Η συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιεί πηγές δεδομένων από μια βάση δεδομένων και τις τοποθετεί σε αντίστοιχα σύμβολα κράτησης θέσης για να εξατομικεύσει τα μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτές οι βάσεις δεδομένων μπορεί να είναι οτιδήποτε από την παρακάτω λίστα:
1. Ανοίξτε το δικό σας Microsoft Excel υπολογιστικό φύλλο.
2. Δημιουργήστε μια μη αυτόματη λίστα επαφών στο Λέξη όταν χρησιμοποιείτε συγχώνευση αλληλογραφίας.
3. Επιλέξτε δεδομένα επαφών από την εφαρμογή Microsoft Outlook.
Έχετε δύο σύνολα επιλογών για να διαλέξετε:
πώς να αποθηκεύσετε βίντεο από το YouTube στο ρολό κάμερας
- Επαφές Gmail σε συμβατό αρχείο.
- Microsoft SQL Server.
Η βάση δεδομένων του βιβλίου εργασίας του Microsoft Excel προτιμάται περισσότερο όταν πρέπει να χρησιμοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word. Για συγχώνευση αλληλογραφίας, θα χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων που θα χρησιμοποιήσει το Word αργότερα.
Εάν δεν έχετε αρχείο Excel με στοιχεία επικοινωνίας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε δείγμα αρχείου Excel για δοκιμαστικούς σκοπούς Το
Για να αποφύγετε τυχόν ασυνέπειες στα μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα γράμματά σας, πρέπει να τροποποιήσετε το αρχείο Excel όπως αναφέρεται παρακάτω:
- Η πρώτη σειρά πρέπει να έχει μόνο κεφαλίδες στηλών ξεκινώντας από κελί Α1 Το Το Word θα χρησιμοποιήσει αυτές τις κεφαλίδες στηλών ως Συγχώνευση Πεδίων όταν χρησιμοποιείτε συγχώνευση αλληλογραφίας Microsoft Word.
- Θα πρέπει να επεξεργαστείτε τις κεφαλίδες των στηλών ώστε να ταιριάζουν με τα ονόματα του κράτους θέσης που θα χρησιμοποιείτε στο έγγραφο προτύπου email ή γράμματος.
- Πρέπει να διασφαλίσετε ότι το αρχείο υπολογιστικού φύλλου περιέχει δεδομένα επαφών ως μία εγγραφή ανά μοτίβο γραμμής. Για παράδειγμα, στο τρέχον σεμινάριο, κάθε διαθέσιμη λεπτομέρεια επικοινωνίας του πελάτη Τζέιμς Μπατ είναι προσβάσιμο μεταξύ κύτταρα Α2 και J2 Το
- Τα αριθμητικά δεδομένα για οποιαδήποτε επαφή, όπως ταχυδρομικοί κώδικες, ποσοστά έκπτωσης, χιλιόμετρα, νομίσματα κ.λπ., θα πρέπει να έχουν την κατάλληλη μορφή αριθμού.
- Για να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, επιλέξτε το κελί ή μια περιοχή κελιών που περιέχει τα αριθμητικά.
- Στο Καρτέλα Αρχική σελίδα , μέσα στο Ταινία , κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος εκτός γενικός Το
- Κάντε όλες τις προσθήκες πριν συνδέσετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word στο αρχείο βάσης δεδομένων του Excel. Μόλις κάνετε όλες τις αλλαγές, αποθηκεύσετε το αρχείο Excel.
- Το αρχείο βάσης δεδομένων Excel των επαφών σας θα πρέπει να υπάρχει στον τοπικό χώρο αποθήκευσης του υπολογιστή σας.
- Βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα βρίσκονται στο πρώτο φύλλο του βιβλίου εργασίας του Excel.
Πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word
Αφού δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων στο Excel, πρέπει να ανοίξετε το πρότυπο email ή γράμμα που θέλετε να στείλετε σε πολλούς παραλήπτες. Ακολουθήστε τα βήματα όπως περιγράφονται παρακάτω:
1. Στο Ταινία , Κάνε κλικ στο Καρτέλα αλληλογραφίας Το
2. Στο Έναρξη ομάδας συγχώνευσης αλληλογραφίας , θα πρέπει να κάνετε κλικ Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας Το
3. Θα δείτε έξι τύπους εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στο Γράμματα ή Μηνύματα E-mail Το
Σχετίζεται με: Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες με συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Word και Excel
4. Στο Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας ομάδα, κάντε κλικ στο Επιλέξτε Παραλήπτες Το Θα δείτε επιλογές όπως Πληκτρολόγηση νέας λίστας, Χρήση υπάρχουσας λίστας και Επιλογή από τις Επαφές του Outlook.
5. Μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε από τις τρεις παραπάνω επιλογές, ανάλογα με τον τρόπο που θέλετε να συνδέσετε τη λίστα επαφών με το πρότυπο γράμμα. Σε αυτό το σεμινάριο, ας επιλέξουμε Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα να αξιοποιήσω τη βάση δεδομένων του Excel που δημιουργήσατε ή κατεβάσατε νωρίτερα.
6. Στο Επιλέξτε Πηγή δεδομένων παράθυρο διαλόγου, εντοπίστε το φάκελο όπου είναι διαθέσιμο το αρχείο βάσης δεδομένων Excel. Μόλις βρείτε το αρχείο, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ανοιξε για να φορτώσετε τη βάση δεδομένων στη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word.
πώς να δω ποιος με ακολουθεί στο facebook
7. Θα δείτε το Επιλέξτε Πίνακας κουτί διαλόγου. Βγείτε από το πλαίσιο κάνοντας κλικ Εντάξει χωρίς να κάνετε αλλαγές στο πλαίσιο διαλόγου.
8. Αυτό είναι υπέροχο! Έχετε συνδέσει επιτυχώς τα δεδομένα προέλευσης με το πρόγραμμα συγχώνευσης αλληλογραφίας Word.
9. Το Word θα ταιριάζει αυτόματα με κεφαλίδες στηλών βάσης δεδομένων με στοιχεία πεδίου συγχώνευσης. Για να διασφαλίσετε την κατάλληλη αντιστοίχιση, μεταβείτε στο Ομάδα εγγραφής & εισαγωγής πεδίων στο Καρτέλα αλληλογραφίας απο Ταινία και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Πεδία αντιστοίχισης Το
10 Πεδία αντιστοίχισης θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου. Στην αριστερή στήλη, θα δείτε τα στοιχεία πεδίου συγχώνευσης. Στη δεξιά πλευρά, θα βρείτε αντίστοιχα δεδομένα από τη συνδεδεμένη βάση δεδομένων του Excel.
11. Θα είναι το ίδιο εάν χρησιμοποιείτε άλλα δεδομένα προέλευσης, όπως επαφές Outlook ή εξαγόμενες επαφές από το Gmail. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν αναντιστοιχίες με κύλιση στη λίστα. Κάντε κλικ στο Εντάξει να κλείσω.
12. Στο πρότυπο γράμμα, τοποθετήστε τον κέρσορα μπροστά από το πρώτο γράμμα και πατήστε Εισαγω μερικές φορές για να κάνετε λίγο χώρο πάνω από το σώμα του γράμματος.
13. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο επάνω μέρος του εγγράφου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αποκλεισμός διευθύνσεων στο Ομάδα εγγραφής & εισαγωγής πεδίων στο Καρτέλα αλληλογραφίας απο Ταινία Το
14. Στην αριστερή πλευρά του Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης πλαίσιο διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε το όνομα, το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση, τη χώρα κ.λπ., επιλογές μορφοποίησης. Στη δεξιά πλευρά, θα δείτε μια προεπισκόπηση του μπλοκ διευθύνσεων.
15. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Πεδία αντιστοίχισης επιλογές για τη διόρθωση τυχόν αναντιστοιχίας δεδομένων εισόδου. Κάντε κλικ Εντάξει να προσθέσω AddressBlock μέσα στα chevrons.
16. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Γραμμή χαιρετισμού στο Γράψτε και εισαγάγετε πεδία ομάδα μετά AddressBlock , δίνοντάς του μια απόσταση γραμμών.
17. Το Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου. Μπορείτε να κάνετε τις αλλαγές όπως θέλετε και στη συνέχεια να κάνετε κλικ Εντάξει Το ο GreetingLine μέσα στα chevrons θα εμφανιστεί στην επιστολή.
18. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων εντολή στο Ταινία για να δείτε πώς φαίνεται το γράμμα.
19. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία συγχώνευσης εκτός από AddressBlock και GreetingLine Το Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προσθέσετε Μάρκα και μοντέλο οχήματος μέσα στο σώμα των γραμμάτων.
20. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το αρχείο βάσης δεδομένων του Excel που συνδέεται με τη συγχώνευση αλληλογραφίας και προσθέστε το Μάρκα και μοντέλο οχήματος κεφαλίδα στήλης. Εισαγάγετε τα στοιχεία του οχήματος και αποθηκεύσετε το αρχείο Excel.
21. Τώρα, μεταβείτε στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word και επαναλάβετε βήματα τέσσερα , πέντε , και έξι Το
22. Τώρα, επιλέξτε οποιαδήποτε λέξη ή μερικές λέξεις μέσα στο σώμα των γραμμάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης στο Ομάδα εγγραφής & εισαγωγής πεδίων Το
23. Στις Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης κουτί, επιλέξτε Πεδία βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μάρκα και μοντέλο οχήματος Το Κάντε κλικ στο Εισάγετε για να προσθέσετε το προσαρμοσμένο πεδίο συγχώνευσης.
24. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να προσθέσετε τόσα μεταβλητά σύμβολα κράτησης θέσεων για να προσαρμόσετε κάθε γράμμα ή email που στέλνετε. Η συγχώνευση αλληλογραφίας του Microsoft Word θα αντιστοιχίσει αυτόματα τα δεδομένα στο όνομα των παραληπτών.
25. Επί της Ταινία , κάντε κλικ στο Τέλος & Συγχώνευση εντολή και μετά επιλέξτε Εκτύπωση εγγράφων ή Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Το Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων για να διορθώσετε τα email ή τα γράμματά σας πριν τα στείλετε.
Χρησιμοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να αυξήσετε την παραγωγικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τώρα ξέρετε πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας το Microsoft Word και το Excel. Χρησιμοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για ταχύτερη αποστολή προσαρμοσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δημιουργήστε μια καλή σχέση με τις επαγγελματικές ή προσωπικές σας επαφές. Συνεχίστε να χρησιμοποιείτε το Word για να διευκολύνετε την επαγγελματική και προσωπική σας ζωή από πριν.
πώς να παρακολουθείτε τη χρήση εύρους ζώνης κάθε συσκευής σε δίκτυο wifiΜερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 10 κρυφές δυνατότητες του Microsoft Word που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη
Το Microsoft Word δεν θα ήταν το εργαλείο που διαθέτει χωρίς τις παραγωγικές του δυνατότητες. Εδώ είναι αρκετές δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν καθημερινά.
Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα- Παραγωγικότητα
- Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Συμβουλές για υπολογιστικά φύλλα
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Συγχώνευση αλληλογραφίας
- Συμβουλές για το Microsoft Office
Ο Tamal είναι ανεξάρτητος συγγραφέας στο MakeUseOf. Αφού απέκτησε σημαντική εμπειρία στην τεχνολογία, τη χρηματοδότηση και τις επιχειρηματικές διαδικασίες στην προηγούμενη δουλειά του σε εταιρεία συμβούλων πληροφορικής, υιοθέτησε τη συγγραφή ως επάγγελμα πλήρους απασχόλησης πριν από 3 χρόνια. Ενώ δεν γράφει για την παραγωγικότητα και τις τελευταίες τεχνολογικές ειδήσεις, του αρέσει να παίζει Splinter Cell και να παρακολουθεί πολύ το Netflix/ Prime Video.
Περισσότερα από το Tamal DasΕγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή