Πώς να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε μακροεντολές στο Word

Έχετε κουραστεί να εκτελείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες στο Microsoft Word; Θαμμένο μέσα στο πρόγραμμα είναι ένα ισχυρό εργαλείο αυτοματισμού που μπορεί να αφαιρέσει αυτές τις δουλειές από τα χέρια σας. Μιλάμε για μακροεντολές, και παρόλο που η λειτουργία βασίζεται στο Visual Basic for Applications της Microsoft (VBA), μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ακόμα και αν η ιδέα της κωδικοποίησης σας δίνει τα χέμπι-τζιμπ.

Με ένα κλικ σε ένα κουμπί, το Word θα καταγράψει τις ενέργειές σας, δημιουργώντας μια μακροεντολή που μπορείτε να επαναλάβετε όσο συχνά θέλετε. Εάν είστε τολμηροί, μπορείτε εύκολα να τροποποιήσετε τη μακροεντολή για επιπλέον βαθμό αυτοματοποίησης.

Εδώ θα σας δείξουμε ένα απλό αλλά χρήσιμο παράδειγμα: Πώς να αυτοματοποιήσετε τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση του Word.

Εγγραφή της μακροεντολής

Σε αυτό το παράδειγμα, είστε ο αξιότιμος πρόεδρος της Εταιρείας για τη Διατήρηση των Παλαιών Οδοντιατρικών Συσκευών. Έχετε δεκάδες έγγραφα του Word σχετικά με τις ιστορικές οδοντοστοιχίες και τα παρόμοια, όλα με το όνομα της κοινωνίας να αναφέρεται ευδιάκριτα. Στη συνέχεια, ξαφνικά, το διοικητικό συμβούλιο ψηφίζει να αλλάξει το όνομα σε Dental Antiques Preservation League. Τώρα χρειάζεστε έναν εύκολο τρόπο ενημέρωσης των εγγράφων.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα νέο κενό έγγραφο ή να ανοίξετε ένα υπάρχον. Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής.

Παω σε Αρχείο> Επιλογές> Προσαρμογή κορδέλας Το Στα δεξιά, κάτω Κύριες καρτέλες , έλεγξε το Προγραμματιστής επιλογή. Επιλέξτε OK και βγείτε.

android 7 μετακινήστε εφαρμογές στην κάρτα sd

Τώρα ας δημιουργήσουμε τη μακροεντολή μας.

Κάντε κλικ Προγραμματιστής> Εγγραφή μακροεντολής Το
Θα σας ζητηθεί να ονομάσετε τη μακροεντολή. Εισαγάγετε το ChangeSocietyName ή οποιοδήποτε άλλο όνομα σας ταιριάζει. Όταν ονομάζετε μακροεντολές, αποφύγετε κενά, τελείες, θαυμαστικά και ειδικούς χαρακτήρες, διαφορετικά θα λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς, αλλά ο πρώτος χαρακτήρας πρέπει να είναι ένα γράμμα.
Μπορείτε να αντιστοιχίσετε τη μακροεντολή σε ένα κουμπί και/ή συντόμευση πληκτρολογίου, αλλά αυτό δεν είναι απαίτηση. Εάν επιλέξετε το κουμπί, το Word θα σας επιτρέψει να το προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια σύντομη περιγραφή της μακροεντολής.
Κάντε κλικ Εντάξει και το Word θα καταγράφει τώρα τις ενέργειές σας. Κτύπημα Ctrl + H να ανατρέψει το Βρίσκω και αντικαθιστώ διάλογο.
Enter Society for the Preservation of Antique Dental Appliance in Find and Dental Antique Preservation League in Replace.
Κάντε κλικ Αντικατάσταση όλων για να εκτελέσετε τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση. Αυτή είναι η μόνη ενέργεια που θέλετε να ηχογραφήσετε. Δεν έχει σημασία αν η μακροεντολή αντικαθιστά πραγματικά οποιοδήποτε κείμενο. Το θέμα είναι να το αποθηκεύσετε για άλλα έγγραφα.
Αυτό είναι σημαντικό: Κάντε κλικ Προγραμματιστής> Διακοπή εγγραφής Το Διαφορετικά, η μακροεντολή θα περιλαμβάνει όλες τις επόμενες ενέργειες.

Τώρα ας δούμε το έργο σας. Ανοίξτε ένα έγγραφο που περιέχει το όνομα της κοινωνίας. Κάντε κλικ Προγραμματιστής> Μακροεντολές Το Εάν κάνετε διπλό κλικ στο ChangeSocietyName, το Word θα εκτελέσει αυτόματα τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση.

Υπόδειξη: Κατά την εγγραφή της μακροεντολής, μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσετε μια ενέργεια που δεν θέλετε να καταγραφεί. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε κείμενο στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση αντί να το πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο. Κανένα πρόβλημα: Απλώς κάντε κλικ Προγραμματιστής> Παύση εγγραφής , αντιγράψτε και επικολλήστε το κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Προγραμματιστής> Εγγραφή βιογραφικών Το Στη συνέχεια, μπορείτε να ολοκληρώσετε την εγγραφή μακροεντολής όπως περιγράφεται παραπάνω.

Αν και εστιάσαμε εδώ στο Microsoft Word, μπορείτε επίσης χρησιμοποιήστε μακροεντολές για να αυξήσετε την παραγωγικότητα στο Excel Το Και υπάρχουν πολλές μακροεντολές εξοικονόμησης χρόνου για το Microsoft OneNote.

Κατάδυση στον κώδικα

Τώρα θα κάνουμε μια βαθύτερη βουτιά στη νέα μακροεντολή του Word. Παω σε Προγραμματιστής> Μακροεντολές , αλλά αντί να κάνετε διπλό κλικ στη μακροεντολή, επιλέξτε την και κάντε κλικ Επεξεργασία Το Αυτό ανοίγει τον επεξεργαστή Visual Basic, ένα αυτόνομο περιβάλλον για τη δημιουργία εφαρμογών VBA.

Μπορεί να φαίνεται τρομακτικό, αλλά μπορείτε να αγνοήσετε τα μενού και τα περισσότερα πλαίσια. Εστιάστε αντίθετα στο παράθυρο που περιέχει τον κώδικα. Όπως μπορείτε να δείτε, το Word μόλις έγραψε μια μακροεντολή που εκτελεί την Εύρεση και Αντικατάσταση.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Ας εξηγήσουμε τι συμβαίνει εδώ.

Το sub στην πρώτη γραμμή είναι συντομογραφία για subroutine, ένα μικρό πρόγραμμα που μπορεί να τρέξει μόνο του ή ως μέρος μιας μεγαλύτερης εφαρμογής VBA. Οι γραμμές που προηγούνται από ενιαία εισαγωγικά είναι για σχόλια. Τα εισαγωγικά λένε στη VBA να αγνοήσει τυχόν δηλώσεις σε αυτές τις γραμμές.

γιατί τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι κακά για την κοινωνία

Στη συνέχεια, φτάνουμε στο κρέας του κώδικα: τον κώδικα που εκτελεί το Βρίσκω και αντικαθιστώ λειτουργία. Όπως μπορείτε να δείτε, καθορίζει τιμές για κάθε επιλογή στο παράθυρο 'Εύρεση και αντικατάσταση', συμπεριλαμβανομένου του κειμένου και του κειμένου αντικατάστασης σε εισαγωγικά. ο Επιλογή. Εύρεση. Εκτέλεση η εντολή στο τέλος είναι ισοδύναμη με το κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων.

Τροποποίηση της μακροεντολής

Για να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές, δεν χρειάζεται να μπλέξετε με τον κώδικα ή ακόμη και να τον κοιτάξετε. Αλλά μπορείτε να αξιοποιήσετε περισσότερο αυτήν τη λειτουργία εάν είστε πρόθυμοι να βουτήξετε. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάνετε λάθος κατά την εγγραφή της μακροεντολής. Αντί να το καταγράψετε ξανά, μπορείτε να μεταβείτε στη Visual Basic και να το διορθώσετε.

Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε τη μακροεντολή για να την κάνετε πιο χρήσιμη και αυτό θα κάνουμε εδώ. Όταν εκτελείτε Εύρεση και αντικατάσταση, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε μέσω μακροεντολής, το Word θυμάται το κείμενο εύρεσης και αντικατάστασης. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το παράθυρο 'Εύρεση και αντικατάσταση', θα μοιάζει με αυτό.

Θα ήταν καλύτερα να διαγράψετε τις τιμές, ώστε να έχουμε ένα καθαρό παράθυρο διαλόγου. Θα το κάνουμε με μια δεύτερη μακροεντολή, εκτός από αυτήν τη φορά, θα το κάνουμε απευθείας στη Visual Basic.

Στο πρόγραμμα επεξεργασίας της Visual Basic, επιλέξτε ολόκληρη την υπορουτίνα, από την πρώτη γραμμή έως το Τέλος υπο. Κτύπημα Ctrl + C να το αντιγράψω.
Τοποθετήστε τον κέρσορα κάτω από το End Sub και πατήστε Ctrl + V Το Μόλις αντιγράψατε την υπορουτίνα.
Αλλάξτε το όνομα από ChangeSocietyName σε ClearFindReplace (ή οποιοδήποτε άλλο όνομα σας ταιριάζει). Αυτό είναι σημαντικό επειδή το VBA θα δημιουργήσει ένα μήνυμα σφάλματος εάν προσπαθήσετε να εκτελέσετε μακροεντολές με διπλά ονόματα.
Στο .Κείμενο και Αντικατάσταση. Κείμενο τιμές, αφαιρέστε το κείμενο αλλά αφήστε τα εισαγωγικά. Ουσιαστικά, λέτε στο Word να μην βρείτε τίποτα και να το αντικαταστήσετε με τίποτα, αλλά διαγράφετε επίσης αυτές τις τιμές.

Το αποτέλεσμα πρέπει να μοιάζει με αυτό:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Τώρα θα επιστρέψουμε στη μακροεντολή ChangeSocietyName. Κάτω από τον κωδικό Εύρεση και αντικατάσταση, αλλά πριν από το End Sub, πληκτρολογήστε ClearFindReplace (χωρίς παρενθέσεις στο τέλος).

Αυτό είναι σωστό: Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε όλο τον κώδικα που μόλις δημιουργήσατε, μόνο το όνομα της μακροεντολής.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

Όταν το Word εκτελεί το ChangeSocietyName, πρώτα θα εκτελέσει την αρχική λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση. Στη συνέχεια, θα ερμηνεύσει το ClearFindReplace ως εντολή για την εκτέλεση της δεύτερης μακροεντολής.

Προχωρώντας περαιτέρω με το VBA

Όπως μπορείτε να δείτε, η λειτουργία εγγραφής μακροεντολής του Word μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο με αμέτρητους τρόπους. Μπορείτε να δημιουργήσετε μακροεντολές για αυτοματοποίηση σχεδόν κάθε λειτουργίας και στον επεξεργαστή της Visual Basic, μπορείτε να τροποποιήσετε τις μακροεντολές, να ενσωματώσετε τη μία μακροεντολή μέσα στην άλλη ή να δημιουργήσετε μια υπορουτίνα που εκτελεί πολλές μακροεντολές η μία μετά την άλλη.

Επειδή η VBA είναι μια πλήρης γλώσσα προγραμματισμού, μπορείτε να ενσωματώσετε τις υπορουτίνες σε μεγαλύτερες εφαρμογές με μεταβλητές, βρόχους, δηλώσεις υπό όρους και άλλα. Και μόλις μάθετε τα βασικά του VBA στο Word, μπορείτε να εφαρμόσετε μεγάλο μέρος της ίδιας γνώσης για να δημιουργήσετε μακροεντολές στο Microsoft Excel και την Access.

Το iphone 6 δεν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας στο icloud

Για να το προχωρήσετε περαιτέρω, θα θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις συμβάσεις VBA και τον επεξεργαστή Visual Basic, όπως τον τρόπο οργάνωσης του κώδικα και τον τρόπο αντιμετώπισης σφαλμάτων. Αλλά ακόμα κι αν θέλετε να μείνετε με απλές λειτουργίες όπως αυτές που περιγράφονται εδώ, μπορείτε να προχωρήσετε πολύ στη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας.

Μερίδιο Μερίδιο Τιτίβισμα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Ένα σεμινάριο για αρχάριους για τη σύνταξη μακροεντολών VBA στο Excel (και γιατί πρέπει να μάθετε)

Εάν χρησιμοποιείτε τακτικά το Excel, αξίζει να μάθετε πώς να δημιουργείτε μακροεντολές VBA και να έχετε πρόσβαση σε πολλές περισσότερες λειτουργίες και δυνατότητες.

Διαβάστε Επόμενο Σχετικά θέματα

Παραγωγικότητα
Microsoft Word
Microsoft Office 365
Microsoft Office 2016
Συμβουλές για το Microsoft Office
Microsoft Office 2019
Μακροεντολές

Σχετικά με τον Συγγραφέα Stephen Beale(6 άρθρα δημοσιεύθηκαν)

Ο Stephen Beale είναι ένας μακροχρόνιος συγγραφέας τεχνολογίας με έδρα την περιοχή του Σαν Φρανσίσκο. Έχει συγγράψει πολλά βιβλία για εφαρμογές υπολογιστών σε εκδόσεις και γραφιστική, και είναι πρώην συντάκτης ειδήσεων και κριτικών για το Macworld. Αυτή τη στιγμή διαχειρίζεται το The Steampunk Explorer, έναν δημοφιλή ιστότοπο για τους λάτρεις του steampunk.

Περισσότερα από τον Stephen Beale

Εγγραφείτε στο newsletter μας

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebooks και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για εγγραφή